Les DRH… ces héros de l’entreprise tant pour les salariés que pour les managers…


Les DRH… ces héros de l’entreprise tant pour les salariés que pour les managers...
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Winch Expert conseil Ressources humaines La Rochelle Rochefort Bordeaux, Bayonne

Depuis le début de la crise sanitaire, les Directions Ressources humaines sont multitâches au sein des PME.

Quelques actions mises en place chez nos clients :

  • Mise en place du chômage partiel qui ne se limite pas loin de là à remplir un bordereau administratif sur un portail qui bug souvent parce pas préparé à recevoir autant de sollicitations.
  • Mettre en place de nouveaux processus RH et décisionnels comme imposer la pose des CP pendant la période de confinement mais aussi planifier d’ores et déjà l’été.
  • Adapter les réglementaires aux situations de l’entreprise dans des délais très courts et changeants.
  • Beaucoup de pédagogie auprès du salarié pour lui expliquer son net à payer et son statut pendant l’activité partielle
  • Organiser le télétravail pour ceux qui le peuvent (location d’ordinateurs portables, mise à disposition d’imprimantes, optimisation des connexions internet par la mise en place de clé 4G etc…)
  • La mise en place des conditions d’accueil de certains salariés lorsque l’activité ne permet pas ou que partiellement le télétravail.
  • Gérer les arrêts de travail pour garde d’enfants ou pour maladie (coronavirus ou pas)
  • Être attentif à entretenir un lien de proximité étroit avec les équipes et assister chaque direction opérationnelle à mettre en place d’une bonne communication et les bons outils de visioconférence.
  • Se rendre disponible pour les collaborateurs qui ressentent durement la situation
  • Rassurer les collaborateurs sur la pérennité de l’activité
  • Renforcer les actions de formation à distance pour permettre à chacun d’accélérer la transformation numérique de son poste de travail

Les services RH ont aussi participé à :

  • Gérer immédiatement à la gestion de crise et mettre en place avec les organisations et les Directions pour la mise en place des cellules de travail avec l’encadrement et les équipes.
  • Préserver l’équilibre financier.
  • Maîtriser les risques fournisseurs.
  • Préserver la relation client.
  • Sécuriser les modes opératoires..
  • Aller chercher toutes les aides et facilités de financement ou de report de charges pour tenir dans la durée.
  • Déjà travailler sur la reprise et la réactualisation des budgets et tableaux de bord
  • Etc…

Quelques chiffres

Voici quelques statistiques qui nous sont donnés par une récente enquête de l’ANDRH :

  • 41 % des entreprises ont fait en sorte que les salariés en chômage partiel n’aient pas de perte de revenus.
  • 36 % des entreprises ont versés ou vont verser la prime de pouvoir d’achat.
  • 32 % des entreprises veulent maintenir les primes variables sur objectifs malgré la baisse d’activité.
  • 58 % des entreprises à mettre en place de façon aussi brutale le télétravail et d’adaptation des collaborateurs aux outils de travail à distance parce n’ayant jamais expérimenté le travail à distance, ayant des problèmes de connexion, ou des difficultés à prendre en main les différents outils et logiciels de travail collaboratifs…
  • 75 % ont dû gérer les arrêts de travail pour garde d’enfants.

De la période de confinement et avant de revenir à une situation normale de fonctionnement, il va rester :

  • Le virage accéléré de la digitalisation
  • La mise en place de la formation à distance
  • La baisse significative voire le gel des recrutements pour 2020
  • L’impact important sur l’organisation du travail avec l’expérimentation de nouvelles pratiques de communication interne ou avec ses clients et/ou parties intéressées
  • La structuration du télétravail pour aider chacun à équilibrer ses temps de travail et préserver ses temps de non-travail.

En France, même après les ordonnances Macron de 2017, le télétravail était encore souvent perçu avec beaucoup de méfiance.. avec l’idée que les salariés travaillent moins s’ils sont loin… que le travail d’équipe est beaucoup plus difficile à distance… que le manager ne peut avoir les mêmes feed-backs…

Cela va-t-il voler en éclats puisque de nombreuses organisations ont pu continuer à travailler à distance pendant 7 semaines ? ou le télétravail freine t-il l’intelligence collective ?

Les DRH vont aider à la remise en route rapidement des organisations…

L’heure de dé-confinement progressif arrive, pour les Ressources Humaines, que faut-il faire en priorité ?

Communiquer et encore communiquer pour…

Protéger et Rassurer

Dans la pyramide de Maslow, souvenez-vous…si les équipes ne se sentent pas protégés et en sécurité… il ne se passe rien.. Or la reprise, ce sont les ressources humaines de l’entreprise qui vont la permettre.

Par exemple un manque de moyens et de protection sanitaire, suscitera un sentiment d’abandon, de solitude, d’incompréhension et de peur.

Une surcharge de travail considérable ou des temps de transports trop longs et stressants génère de la fatigue, voire un épuisement physique et moral, des inquiétudes, des frustrations.

Ces sentiments se répercutent directement sur la diminution du taux d’engagement du collaborateur, du stress, de la nervosité, de l’anxiété, des troubles du sommeil, une surcharge mentale et donc une non efficacité du collaborateur.

Protéger 

Mettre en place les moyens de protection des salariés (dans l’entreprise mais aussi dans ses déplacements domicile-travail) :

  • Faciliter les déplacements domicile-travail soit en venant en voiture en covoiturage (essence remboursée par l’entreprise) ou subventionner l’achat de vélos électriques ou non sur les mois de mai et juin.
  • Proscrire les réunions et les événements s’ils ne peuvent pas se dérouler en distanciel au moins jusqu’à fin juin.
  • Préconiser de limiter les déplacements des commerciaux notamment par les transports en commun et de continuer les rendez-vous en distanciel.

Rassurer 

o   Rassurer les collaborateurs sur les conditions sanitaires dans l’entreprise (présence de marques au sol, du gel, des masques) mais aussi prévoir les conditions des repas etc…) :

  • Rendre obligatoire le port du masque dès lors que les collaborateurs travaillent à plusieurs dans un bureau (porter un masque protège les autres !).
  • Ne travailler qu’à son poste de travail avec ses affaires.
  • Nettoyer régulièrement son matériel par la mise à disposition de lingettes.
  • Mettre à sa disposition du gel hydroalcoolique un peu partout pour que ça devienne un réflexe pour tous.
  • Veiller à la distanciation des bureaux pour que les collaborateurs ne se sentent pas en situation de risques.
  • Mettre en place de la signalétique pour sensibiliser et rendre chacun responsable de ses gestes barrière…
  • Baliser les conditions de prise des repas (chacun apporte sa vaisselle ou prendre de la vaisselle jetable immédiatement mis dans des sacs poubelles) Etc…
  • Organiser les pauses café (1 personne à la fois au distributeur ou à la cafetière et se laver les mains avant d’y aller et se laver les mains juste après).
  • Proscrire d’utiliser des jeux de l’entreprise jusqu’à nouvel ordre (table de ping pong, baby foot etc…)
  • Limitation très forte des rendez vous physiques de personnes extérieures et inviter le visiteur à se laver les mains avec du gel hydroalcoolique dès qu’il rentre dans les locaux et maintenir des conditions de distanciation en permanence).
  • Lorsque les locaux le permettent, différencier la porte d’entrée et la porte de sortie.
  • 1 personne à la fois à la cuisine 
  • Etc…

Prévenir 

o   Se rendre disponible pour les salariés les plus fragilisés par la période de confinement avec une écoute active et compassionnelle parfois

  • Mettre en place une communication spécifique autour de la reprise auprès de chaque salarié avec pourquoi pas un entretien sur les conditions de reprises et fixer avec chacun les objectifs de travail à très court terme puis à moyen terme.
  • Mettre en place pour certains collaborateurs un crédit de temps de quelques heures de suivi psychologique pour travailler sur ses émotions, son stress et gagner de la sérénité au travail.
  • Etc…

Prendre en compte 

o   Prendre en compte les situations de gardes d’enfants qui subsistent par une flexibilité dans les temps de travail :

    • Mettre en place des horaires décalés permettant à ceux qui veulent venir en voiture de commencer à travailler tôt et partir tôt ou inversement commencer plus tard et partir plus tard .
    • Maintenir une partie du télétravail (le télétravail organisé, pas le bricolage improvisé du début du confinement…).
    • Etc

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      o   Valoriser la cohésion du travail d’équipe qui devra se faire dans le respect des nouvelles données sanitaires

      o   Communiquer avec bienveillance sur les enjeux des prochains mois. Préparer un plan de communication spécial reprise faisant état des attentes en termes d’engagements et des nouveaux objectifs impérieux à atteindre.

      • Refonte de l’offre
      • Prioriser les chantiers
      • Rattraper le retard accumulé
      • Expliquer les pertes occasionnées et les enjeux du maintien des emplois
      • Que chacun a un bout de la solution
      • Importance des managers
      • Gratitude des équipes à faire face à cette nouvelle donne

      o   Remettre en place des rites de fonctionnement adaptés malgré la distanciation physique. Fixez un objectif de « fête » ou « teambuilding » en fin d’année pour regarder le chemin parcouru en 2020.

      o   Offrir la possibilité de partager les idées des uns et des autres pour performer dans un contexte de crise. Par exemple, ateliers Workshop en Visio conférence mais aussi une boite à idée électronique, brainstorming on Line.

      Organiser et anticiper

      Evaluer la reprise et la charge de travail qui va découler de la reprise :

      • Planifier les organisations et les congés d’Eté (2 semaines au minimum entre le 1er juin et le 31 octobre).
      • Flexibiliser pour permettre aux équipes de concilier les impératifs de transports, familiaux et de se réaliser à leur poste de travail.
      • Réorganiser le travail collectif
      • Etc…

      Winch Expert, Conseil en ressources Humaines La Rochelle Rochefort, Bordeaux, Bayonne

    • Avancez, nous vous accompagnons !

       

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