Les formalités onboarding
- 1ère étape des formalités onboarding : faire la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sous forme électronique. Son absence est assimilée à du travail dissimulé.
Arrêt de la Cour de cassation, 5 février 2013, le défaut de déclaration préalable à l’embauche constitue une infraction de travail dissimulé lorsque la seule justification de l’employeur est que le salarié passe uniquement un court test professionnel (1 journée !)
A défaut de DPAE, la sanction peut être forte :
- Une amende administrative, égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (Code du travail, art. L. 1221–11) ;
Montant au 1er janvier 2023 1 fois le minimum garanti 4,01 € - Une amende de 5e classe pour défaut de déclaration.
Montant amende contravention 5e classe 1500 € maximum porté à 3000 € en cas de récidive
- 2ème étape des formalités onboarding : rédiger le contrat de travail. Il n’est pas obligatoire dans le droit français s’il s’agit d’un CDI (mais fortement requis) mais il est obligatoire pour un CDD et doit être obligatoirement rédigé en français.
Notez le ! Selon une récente enquête de Pôle emploi, un contentieux prud’homal sur 2 provient d’un contrat de travail mal rédigé ou absent. Le flou ne profite que rarement à l’employeur.
- 3ème étape des formalités onboarding : les différentes inscriptions
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- Inscription à la médecine du travail
Notez le ! L’absence de visite médicale d’embauche est considérée comme une faute inexcusable de l’employeur car la Cour de cassation considère qu’elle rentre dans les obligations de santé et de sécurité au travail. La visite médicale d’information et de prévention doit se dérouler dans les 3 mois suivant l’embauche. Néanmoins si le salarié vous informe de la date de sa dernière visite, vous pouvez transmettre l’information à votre organisme de médecine du travail et peut juger, en fonction de votre activité, possible de décaler cette visite médicale.
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- Inscription à la mutuelle et la prévoyance
Notez le ! Vos régimes de prévoyance et de frais de santé sont des régimes collectifs et doivent le rester (hors cas d’exonération à la mutuelle collective). Une non-conformité remet en cause la totalité de l’exonération fiscale et sociale des régimes conventionnels et responsables.
- 4ème étape des formalités onboarding : la saisie informatique du salarié (ou mise à jour du registre papier du personnel)
Notez le ! Le registre du personnel est un document obligatoire. Il peut être dématérialisé mais doit être mis à disposition lors de visite de la médecine du travail, de la DREETS et de l’inspection du travail.
- 5ème étape des formalités onboarding : la remise du livret d’accueil, du règlement intérieur, des accords collectifs, de la DUER ou des notes collectives
Le livret d’accueil reste un bon outil onboarding et d’intégration pour un nouveau collaborateur qui se voit guidé dans son nouvel environnement de travail. Il permet également aux RH, managers et DSI de transmettre les règles, droits et consignes des salariés en matière de sécurité, en matière de confidentialité, en matière d’usages etc… Dans la boîte à outils, vous trouverez un exemple de livret d’accueil à adapter.
Vous embauchez ? sollicitez-nous pour être accompagné dans vos formalités onboarding et un process d’intégration qui ne comprend pas que de l’administratif :
- Préparer l’arrivée du salarié avec une bonne communication en interne, c’est un moyen supplémentaire de faire en sorte qu’il soit bien accueilli par les équipes en place ;
- Organiser une réunion rapide avec le service dans lequel il va être intégré n’est pas une perte de temps
- Organiser un pot de bienvenue ou proposer un déjeuner collectif avec l’ensemble du service est un outil efficace.
- Pensez à programmer des rendez-vous réguliers avec votre nouveau collaborateur et des réunions collectives avec l’équipe
- Nommer un « buddy » (un mentor, un référent) peut être nécessaire
- Programmez des points d’étape avec votre collaborateur sur la prise en charge de son poste.
- Faut-il prévoir des temps de formation en interne ou à l’externe du nouveau collaborateur ?
Nos équipes sont à votre disposition pour construire avec vous un process d’intégration de vos nouveaux salariés.
EasExpert RH épaule au quotidien les dirigeants d’entreprise dans les domaines du recrutement, de la gestion des carrières, de l’accompagnement, de l’optimisation des coûts salariaux ou encore des relations sociales et des crises. Avancez-nous vous accompagnons !
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