Auto évaluer le respect de vos obligations RH

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Effectif de l'entreprise auditée au 31/12 N-1*
- -11 salariés
- -20 salariés
- -50 salariés
- -250 salariés
- +250 salariés
La loi Pacte a modifié en profondeur les effets de seuils d'effectifs.
Tout d'abord le périmètre d’appréciation de l’effectif est l'entreprise (et non l'établissement)
Pour déterminer les obligations de l'année N, il convient donc de se référer à l'effectif au 31 décembre N-1.

L’effectif est déterminé en fonction de la moyenne de chacun des mois de cette année N

Exemple :
si l’effectif de janvier à juin de votre entreprise (6 mois) est de 17 salariés
de juillet à décembre de 31 salariés,
l’effectif au 31 décembre sera fixé à 24 salariés
((6*17)+(6*31))/12 mois.)
Registres obligatoires

Dès sa constitution et jusqu’à son terme, l’entreprise doit tenir et conserver des registres légaux.
Certains sont obligatoires.
D'autres non obligatoires mais recommandés à titre de preuve en cas de contrôle.

ci-dessous sont recensés les registres des sociétés pour rappel mais ils ne font pas partie de l'audit social.
1. Les registres des sociétés

En droit des sociétés, trois grands registres :
- le registre de mouvements de titres :
Ce registre recense l’ensemble des opérations qui affectent le capital social de la société (souscription à la constitution, cession de titres, démembrement, réduction de capital, etc.)

- le registre d’assemblée ou des décisions :
Toutes les sociétés doivent tenir à minima une fois par an une assemblée générale ordinaire notamment pour faire approuver les comptes à la collectivité des associés. À cette occasion, il est dressé un procès-verbal (PV) qui récapitule les décisions qui ont été adoptées. Le registre répertorie tous les PV dans un seul et même livre coté et paraphé auprès du greffe.

- le registre des bénéficiaires effectifs.
Obligatoire le 9 décembre 2016 pour toutes les sociétés, le registre des bénéficiaires effectifs permet l’identification des personnes physiques qui exercent un contrôle effectif au sein de la société, dont la finalité est la lutte contre le terrorisme et le blanchiment d’argent.
Dès lors qu’un associé détient directement ou indirectement plus de 25% du capital social de la société et/ou des droits de vote, il doit être établi une déclaration auprès du greffe du tribunal de commerce dont la société dépend.
2. Les registres relatifs au personnel
Registre unique du personnel informatique/papier*
- Oui
- Non
Dès l'embauche, l'employeur doit tenir un registre unique du personnel (art. L212.-13).
Le registre est tenu au niveau de l'entreprise ou de l'établissement.
Mentions du registre du personnel :
- Date de naissance.
- sexe.
- emploi.
- qualification.
- date d'entrée dans l'entreprise.

Lorsque l'embauche est soumise à une autorisation, date de la demande d'autorisation.

Les CDD (chaque CDD d'usage ou d'extra).

Les salariés à temps partiel, les salariés en apprentissage ou en contrat de professionnalisation

Travailleur étranger avec le numéro du titre valant autorisation de travail

Stagiaires volontaires au service civique

Salariés en télétravail.

Le registre doit être tenu à la disposition du Comité Social et Economique (CSE).
Sanctions

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

L’article R. 1227-7 du Code du travail prévoit que l'absence de registre unique du personnel, ou l'omission d'un salarié sur ce registre constitue une contravention de 4e classe, punie d'une amende de 750 euros par personne concernée.
Comment est-il fait ?*
- papier (registre normé)
- papier (registre non normé)
- informatique (par logiciel de paie)
Remarques

Si vous tenez votre registre informatiquement, le registre du personnel n'affiche plus les salariés après 5 ans, c'est non seulement normal mais souhaitable dans le cadre du RGPD.
Remarques

Mais il est aussi possible de tenir un registre du personnel dématérialisé sous format électronique informatisé, par exemple sous Excel.
Les formats numériques de registres du personnel doivent cependant offrir des garanties quant à l’intégrité des données saisies.

Attention toutefois aux risques de perte ou de destruction du document !
Y-a-t-il des repos hebdomadaires différents au sein du personnel ?*
- Oui
- Non
Avez-vous un registre des repos hebdomadaires particuliers*
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Nom des salariés soumis à un régime particulier caractéristiques du repos (le jour et les fractions de journées choisies pour le repos).
Ce registre concerne les entreprises qui attribuent des jours de repos par roulement comme dans le commerce ou la restauration par exemple.
L’inscription des nouveaux salariés bénéficiant d’un jour de repos hebdomadaire particulier doit y être faite dans les six jours suivant l’embauche.
Sanction

Le registre peut être demandé par l'inspection du travail.
Il vous en fera la demande par écrit si vous ne pouviez le lui présenter lors de sa première visite.
Registre des contrôles de sécurité*
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Le registre des contrôles de sécurité en lui même n'est pas obligatoire mais les diagnostics le sont.

Le registre est une bonne façon de rassembler l'ensemble des contrôles annuels à effectuer dans l'entreprise.

exemples :
- contrôle du matériel incendie
- contrôle technique du matériel technique (si l'entreprise en utilise)
- installations électriques (diagnostic électrique)

Evidemment votre activité peut vous amener à avoir davantage de contrôles à effectuer.
Avez-vous d'autres contrôles à effectuer en fonction de votre activité ?*
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Lesquels ?*
Sanctions

Absence vérification extincteurs et diagnoctic électrique : refus de couverture par votre assurance en cas d'incendie ou d'accident électrique et une amende de l'inspection du travail en cas de contrôle.
Les contrôles doivent être faits par des personnels accrédités.
Le diagnostic électrique doit être fait par un organisme type Socotec, Veritas.
En aucun cas, votre électricien ne peut vous délivrer cette attestation de conformité.
Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement*
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
La mise en place de ce registre est rendue obligatoire depuis le 1er avril 2014 quel que soit l'activité et l'effectif de l'entreprise.
Ce registre a pour objet de recueillir les alertes suivantes :

- Alertes du représentant du personnel au comité social et économique (CSE), qui constate directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement

Alertes des salariés qui estiment que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.
Le registre comporte t-il des alertes ?*
- Oui
- Non
L'alerte consignée par écrit doit être datée et signée.

Elle doit préciser les produits utilisés par l'établissement dont le salarié ou le représentant du personnel au CSE estime qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

L'employeur examine la situation avec le représentant du personnel qui lui a transmis l'alerte. Puis il informe le salarié des suites qu'il entend donner à cette alerte.
Sanction

Le registre peut être demandé par l'inspection du travail.
Il vous en fera la demande par écrit si vous ne pouviez le lui présenter lors de sa première visite.
Affichages obligatoires
Les obligations d'affichage sont remplacées par une obligation d'information par tout moyen, offrant aux salariés des garanties équivalentes en termes de droit à l'information.

Par exemple, une diffusion via le site intranet de l'entreprise ou la plateforme collaborative.
Affichage des coordonnées de l'Inspection du travail*
- Oui
- Non
Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence (pompiers, SAMU, etc.) Téléphone (0969390000) (D4711-1)
Demandes d'information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (L1132-3-3)
Affichage des coordonnées médecine du travail et Service d'accueil téléphonique*
- Oui
- Non
Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence (pompiers, SAMU, etc.) Téléphone (0969390000) (D4711-1)
Demandes d'information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (L1132-3-3)
Affichage consignes de sécurité et d'incendie et avertissement de zone de danger
- Oui
- Non
Consignes incendie selon la norme NF EN ISO 7010 (plans d'évacuation, pictogrammes, emplacement des extincteurs, par exemple),
les signaux de sécurité à utiliser dans le cadre :
- De la prévention des accidents,
- De la lutte contre l'incendie,
- De l'information sur les risques d'atteinte à la santé
- De l'évacuation d'urgence, Affichées dans les locaux et établissements professionnels). (Code Travail R4227-34 à R 4227-38)
Noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d'organiser l'évacuation en cas d'incendie.
Affichage des dispositions relatives à l'égalité de rémunération entre hommes et femmes
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail
9. Affichage physique (ou sur informatique) : avis mentionnant l'existence de la convention collective applicable et sa mise à disposition
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Référence de la convention collective dont relève l'établissement ou l'entreprise et des accords applicables (précisions sur les conditions de leur consultation sur le lieu de travail) Code du travail L2262-5, R2262-1 à R2262-3
10. Affichage physique (ou sur informatique) : horaires de travail collectif, jours de repos hebdomadaires
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Horaire de travail (début et fin) durée du repos Jours et heures de repos collectifs (si le repos n'est pas donné le dimanche)
Pour les forfaits jours seuls les plages horaires sont nécessaires.
11. Affichage physique (ou sur informatique) : congés payés
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Période de prise des congés (2 mois avant le début des congés)
Ordre des départs en congés
Raison sociale et adresse de la caisse des congés payés à laquelle sont affiliés les employeurs d'artistes du spectacle et du bâtiment
12. Les dispositions sur le harcèlement moral et sexuel et disriminations à l'embauche
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Texte des articles 222-33 et 222-33-2 du code pénal Texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal
17. Informations sur les actions de prévention de harcèlement*
- Oui
- Non
Depuis le 1er janvier 2019, l'employeur informer les salariés, les personnes en formation, les stagiaires et les candidats à une embauche, à un stage ou à une formation de :
- l'existence d'actions en matière de harcèlement sexuel impliquant l'entreprise devant les tribunaux ;
- la définition du harcèlement sexuel et les sanctions encourues ;
- les coordonnées des personnes et services utiles défenseur des droits.
13. Interdiction de fumer et/ou vapoter
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise Interdiction de vapoter dans les lieux de travail fermés ou couverts à usage collectif, sauf exceptions (lieux de travail accueillant du public, par exemple)
14. Document unique d'évaluation des risques professionnels
- Oui
- Non
- Je ne sais pas
Ce document est obligatoire.
Conditions d'accès et de consultation de l'inventaire des risques, qui contient les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.
Date dernière mise à jour de votre DUER
JJ slash MM slash AAAA
DUER : a t-il été mis à jour avec la Covid 19 ?*
- Oui
- Non
15. Avez-vous une représentation du personnel ?*
- Carence
- CSE
- Syndicats
- Aucune
Panneaux pour l'affichage des communications syndicales : pour chaque section syndicale de l'entreprise, pour le CSE/DP (dans les entreprises à partir de 11 salariés), pour le CSE/CE (dans les entreprises à partir de 50 salariés).
Votre registre de la délégation du CSE doit retranscrire ou annexer les demandes du CSE et les réponses du chef d'entreprise (ou son représentant)
affichage CSE*
- Oui
- Non
Date dernière élection*
MM slash JJ slash AAAA
Panneaux syndicaux pour l'affichage des communications syndicales*
- Oui
- Non
16. Intérim : faites-vous appel à de l'intérim ?*
- Oui
- Non
18. Informations les négociations dans l'entreprise*
- Tout sélectionner
- une négociation sur la rémunération notamment les salaires effectifs, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l’entreprise ;
- une négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes portant notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail
- une négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels dans les entreprises et groupes d’au moins 300 salariés.
Dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives, l’employeur engage, au moins une fois tous les 4 ans, une négociation sur (article L.2242-1 du Code du travail) :
Date dernière négociation sur la rémunération*
MM slash JJ slash AAAA
Date dernière négociation sur l'égalité professionnelle*
MM slash JJ slash AAAA
Date dernière négociation sur la gestion des parcours professionnels*
MM slash JJ slash AAAA
19. Règlement intérieur*
- Oui
- Non
obligatoire à partir de 50 salariés Règlement intérieur Règles en matière d'hygiène, de sécurité, de sanctions, etc. pour les effectifs inférieurs à 50 il reste facultative et peut être recommandé pour certaines activités.
20. accord de participation*
- Oui
- Non
Si la participation est obligatoire lorsque l'entreprise a employé sans interruption au moins 50 salariés par mois au cours des 5 dernières années, toute entreprise peut conclure un accord de participation
RGPD
J’accepte le traitement de mes données personnelles dans le cadre de la présente étude de conformité avec l'administration du travail
A tout moment, je peux demander par formulaire "RGPD demande de suppression des données".
Date
JJ slash MM slash AAAA
Signature*

out placement – fidélisation salariés – bilan social individuel – politique salariale – engagement salariés

(conformité rh) diagnostic conformité RH, audit social

Registres obligatoires

1. Les registres des sociétés

2. Les registres relatifs au personnel

Sanctions

Remarques

Remarques

Sanction

Sanctions

Sanction

Affichages obligatoires

Votre registre de la délégation du CSE doit retranscrire ou annexer les demandes du CSE et les réponses du chef d'entreprise (ou son représentant)