Guide de contrôle URSSAF
Tout dirigeant d’entreprise est un jour ou l’autre confronté à un contrôle URSSAF.
Que l’on soit à son premier contrôle URSSAF ou à son cinquantième… un contrôle URSSAF est toujours stressant. C’est la raison pour laquelle un contrôle URSSAF doit être soigneusement préparé et par la personne qui va le mener afin de cerner le plus possible toutes les problématiques qui seront abordées pendant le contrôle.
Retrouvez dans cet article des informations utiles sur le déroulement pratique d’un contrôle URSSAF.
Bien connaître la procédure permet une bonne préparation du dossier, bien connaître le dossier fera une très bonne impression au contrôleur.
Les différents points à noter :
L’information transmise par l’urssaf pour annoncer un contrôle
- l’avis de passage d’un contrôle Urssaf n’a plus à être adressé par LR/AR
- l’avis fait juste mention à l’employeur qu’il peut consulter la charte du cotisant contrôlé sur le site de l’URSSAF.
Les documents de fin de contrôle
- à l’issue du contrôle Urssaf, le contrôleur adresse une lettre d’observation à l’employeur. Il y mentionne désormais les éventuelles majorations et pénalités appliquées pour travail dissimulé.
- Les sommes redressées font l’objet d’une majoration de retard de 5 % + une majoration supplémentaire de 0,4 % par mois écoulé à la date d’exigibilité des cotisations. Cette majoration supplémentaire est décomptée à partir du 1er février de l’année qui suit celle au titre de laquelle les régularisations ont été effectuées en cas de contrôle URSSAF.
Les majorations en cas de redressement
- Il y a une majoration de 25 % en cas de constat de travail dissimulé (auparavant 10 %)
- Il y a une majoration de 10 % supplémentaire si les sommes ont déjà faits l’objet d’un redressement (moins de 5 ans avant le nouveau contrôle URSSAF) et qu’il n’y a pas eu de mise en conformité après un contrôle URSSAF.
- Plus de remise gracieuse des majorations de retard à quelques rares exceptions. La demande ne sera prise en compte que si absence d’infraction constatée au cours des 24 mois précédents, montant des majorations et pénalités inférieurs au plafond mensuel SS fixé pour l’année en cours.
Contester un redressement
La base de l’information est maintenant rassemblée dans le bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) qui rassemble la doctrine administrative en matière de cotisations et contributions sociales est opposable aux organismes de recouvrement depuis le 1er avril 2021.
Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) est le site public présentant la doctrine de l’administration applicable en matière de cotisations et de contributions sociales. Son contenu est opposable et régulièrement mis à jour.
Comment en pratique préparer un contrôle URSSAF ?
En entreprise, le plus souvent, le contrôle URSSAF est fait par le responsable ressources humaines de l’entreprise ou le cabinet d’expertise comptable.
Moi dirigeant, est-ce que j’ai besoin d’y être ?
Non pas nécessairement. Au contraire cela permet à votre RH ou votre expert comptable d’avoir du temps pour répondre à une demande ou une question du contrôleur.
Peut-on être plusieurs à mener le contrôle URSSAF ?
Bien sûr et il est fréquent pour un contrôle URSSAF qu’il soit mené par la RH pour la partie gestion sociale et par l’expert comptable pour la partie comptable. Mais cela n’empêche pas à la RH de devoir étudier le contenu des documents comptables, DAS2 etc… ou par un expert en épargne salariale si l’entreprise dispose d’outils d’épargne salariale.
L’ensemble des intervenants doivent être sur la même longueur d’ondes… et il y a un seul « animateur » qui manage la relation…
Sachez que vous n’avez aucune obligation à répondre immédiatement au contrôleur, vous pouvez expliquer que vous devez faire des recherches et que vous lui envoyez la réponse ou la pièce demandée par mail dans les jours qui suivent le contrôle. Il vaut mieux procéder de cette façon plutôt que de communiquer des documents non validés dans la phase de préparation.
Quelles pièces à préparer pour le contrôle URSSAF ?
Toutes les pièces peuvent être aujourd’hui dématérialisées et communiquées au contrôleur sur une clé. En revanche, toutes les pièces doivent avoir été soigneusement contrôlées pendant votre préparation. Si vous préparez toutes les pièces pouvant être demandées, elles ne seront en revanche données que si le contrôleur les demande.
Pas question de voir « arriver » pendant le contrôle une pièce non validée…
Ne donnez pas « tout » au contrôleur mais que ce qu’il demande et au fur et à mesure mais avec du rythme.
Toutes les pièces demandées sont dans la convocation que vous avez reçue. Vous pouvez néanmoins établir un contact avec le contrôleur pour valider avec lui l’adresse du contrôle si vous avez plusieurs établissements par exemple et établir un premier contact. Pas question de lui donner des pièces non demandées dans la convocation.
Chaque contrôle URSSAF est différent puisque le contrôleur est différent… et sachez qu’il n’est pas forcément « expert » en JEI si vous êtes en JEI, « spécialiste » en portage salarial si vous êtes une entreprise de portage salarial, « expert » en expatriation si vous avez des expatriés etc…
Le plan de déroulement d’un contrôle URSSAF
Je vous détaille ci-après le déroulement d’un contrôle URSSAF systématique. En effet, je ne parle pas ici
- du contrôle URSSAF ciblé… sur un point par exemple sur le contrôle d’un accord d’intéressement uniquement
Exemple : il y a quelques années nous avions mis un accord d’intéressement au sein de l’Entente, l’équipe de Football de Sannois St Gratien. L’intéressement prévoyait une avance mensuelle et était versée sur les critères de classement de l’équipe et des points marqués en championnat. Il prévoyait un intéressement à 0 si l’équipe était rétrogradée de division en fin de saison ce qui a été le cas à la suite d’un changement de dirigeant du club… l’urssaf a commandé dans ses locaux un contrôle pour vérifier que les avances perçues avaient bien été récupérées ou transformées en primes chargées.
- du contrôle URSSAF demandé par un salarié ou autre… ce qu’on appelle les contrôles sur dénonciation ou suspicion de travail dissimulé car là le contrôle peut se dérouler de façon très différente. Le contrôleur sait ce qu’il doit vérifier et il va axer son contrôle sur ce point. Généralement, le contrôle est alors fait par plusieurs contrôleurs…
Exemple : il y a quelques années nous avons vécu un contrôle demandé par les salariés au démarrage de la société de presse « 20 minutes » et qui avait été demandé par les pigistes… ou encore un contrôle suspicieux pour travail « clandestin » et là je peux vous dire qu’ils étaient 3 contrôleurs et que le climat était nettement plus « pesant » avec heureusement à la sortie peu de griefs dans leur besace…. mais beaucoup de stress pour nous !
Donnez du rythme au contrôle… c’est pouvoir donner très rapidement les documents demandés par le contrôleur… ça le met en confiance sur l’organisation… et ça lui évite de « penser » à trop de questions et ça permet au contrôle de se terminer plus vite…
En principe, une entreprise peut être contrôlée tous les 3 ans… mais pas obligatoirement… une entreprise peut être contrôlée tous les ans ou tous les 2 ans… un contrôle peut se dérouler par 1/2 journée ou journée et peut s’étendre sur plusieurs mois pour les grands comptes.
Les étapes d’un contrôle URSSAF
Accueil du contrôle URSSAF | L’accueil est le premier contact avec le contrôleur URSSAF. Il est donc important pour créer le lien et veiller à ce qu’il fasse le contrôle dans de bonnes conditions. Il n’y a aucun inconvénient à lui proposer un café… Tout comme si le contrôle dure toute la journée, vous pouvez l’inviter à déjeuner… la plupart du temps il accepte…
| Une pièce à part même petite avec une prise de courant et une connexion internet et un bon éclairage. Si vous ne disposez pas d’une pièce « suffisante » (comme souvent dans les restaurants), vous pouvez demander au contrôleur à vous rendre à l’urssaf, ce qu’il n’acceptera pas forcément mais au moins, il ne pourra pas vous en tenir rigueur. Si le bureau mis à disposition n’est pas dans un local à part, c’est toujours mieux de prévenir vos salariés de la présence du contrôleur… |
Démarrage du contrôle URSSAF | Dans cette phase, le contrôleur vous demande
Il répertorie ce qu’il va avoir à contrôler
Puis il vous demande
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Les documents sociaux doivent prévoir la rémunération des dirigeants. Plus spécifiquement et en fonction de ses demandes
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Partie Sociale du contrôle URSSAF | Le contrôleur vient le plus souvent pour contrôler 3 années… mais votre convocation peut prévoir un contrôleur plus précis sur une année… (on a souvent le cas dans les contrôles sur pièce). Pour chaque année contrôlée, il demandera pour l’année concernée
et s’il y a lieu :
Point de vigilance : Vous devez être présent tout au long du contrôle d’abord pour établir et garder le lien avec le contrôleur, être pro-actif lorsque pour lui il détecte une erreur… parfois en effet il a une mauvaise interprétation d’une information, une mauvaise lecture d’une base de cotisation qu’il juge erronée… il est important de vérifier s’il y a un réel problème. Surtout ne pas attendre la fin du contrôle et surtout la lettre d’observations. La contestation d’un contrôle est une procédure longue et exceptionnelle.
| Exemple : en octobre 2021, vous recevez un avis de contrôle fixé en fin de mois d’octobre et sur lequel, le contrôleur vous informe qu’il vérifiera 2018, 2019, 2020. En réalité, il contrôlera sur 2018 que les mois d’octobre, novembre et décembre et parfois lorsqu’il vient en fin d’année, il précise que le contrôle ne s’effectue que sur 2019 et 2020. En revanche, il ne contrôlera rien de 2021… mais avec les DSN, il a néanmoins déjà des informations… Aujourd’hui, lorsque le contrôleur vient chez vous, il a récupéré toutes les informations des impôts et de la Directe. pour chaque année contrôlée, mettre sur une clé
Avoir sous la main :
et vous lui communiquerez au fur et à mesure de ses demandes comme
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Partie comptable du contrôle URSSAF | Pour chaque année contrôlée, il demandera pour l’année concernée
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Vérifier soigneusement les entreprises déclarées, ont-elles un SIRET en cours de validité ? Est-ce une SARL ou une SAS ? est-ce un auto-entrepreneur ? un artiste ou un auteur ? pour l’auto entrepreneur ? vous devrez avoir au moins une facture et la convention d’intervention ou le devis ainsi qu’une attestation de vigilance. Artiste ? un photographe par exemple, les formalités à l’AGESSA ont-elles été faites ?
que vous devrez « éplucher » soigneusement…. le contrôleur va « chasser » les :
Point de vigilance : Un libellé peut éveiller de la part du contrôleur une question notamment lorsqu’il est mentionne le nom d’une personne ou d’un des dirigeants. Il est donc important de passer en revue l’ensemble des grands livres avec cet « œil » là et faire sortir d’emblée les justificatifs pouvant être demandés. |
Synthèse du contrôle URSSAF |
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Lettre d’observations du contrôle URSSAF |
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Le cas de l’entraide familiale
Ce qu’est l’entraide familiale
Une aide ou assistance à une personne proche
- De manière occasionnelle
- De manière spontanée
- Sans rémunération
- Sans contrainte
Cour d’appel de Metz, 5 février 2013, cette entraide est présumée et il appartient à celui qui entend renverser cette présomption de démontrer l’existence d’une relation de travail caractérisée par un lien de subordination et le paiement d’une contrepartie financière
ce que dit l’URSSAF de l’entraide familiale
« L’activité doit correspondre aux obligations familiales courantes et ne pas aller au-delà. Elle ne doit donc pas être assimilée à une activité professionnelle réalisée dans le cadre d’une relation de travail.
En aucun cas, le poste occupé ne doit être indispensable au fonctionnement normal de l’entreprise ».
Arrêt de Cass. 2è civ. 9 mars 2017, tenue d’un stand « pizza » au cours d’une manifestation d’une journée (« fête du melon »)
Aide de 5 personnes proches parents ou amis disposant d’une certaine liberté
Condamnation pour travail dissimulé (travail illégal) par l’URSSAF au titre que l’intervention des « aidants » était nécessaire au fonctionnement de l’entreprise.
La jurisprudence sur les contrôles URSSAF
Arrêt de Cass. 7 juillet 2022, les agents de contrôle Urssaf ne peuvent recueillir des informations qu’auprès de la personne contrôlée ou des personnes rémunérées par celle-ci.
Arrêt de Cass. 28 septembre 2023, un contrôleur Urssaf ne peut pas solliciter un salarié qui ne représente pas l’employeur afin d’obtenir des informations complémentaires sur un sujet donné, ni solliciter celui-ci pour la remise de documents. Dans l’arrêt de 2023, le contrôleur URSSAF a sollicité par courriel une comptable pour la fourniture de tableaux portant sur la réduction générale de cotisations. La cour de cassation a déclaré le chef de redressement nul.
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