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Le contrôle Urssaf en pratique

Date de mise à jour : 16/11/2022

Que l’on soit à son premier contrôle URSSAF ou à son cinquantième… un contrôle URSSAF est toujours stressant. C’est la raison pour laquelle un contrôle URSSAF doit être soigneusement préparé et par la personne qui va le mener afin de cerner le plus possible toutes les problématiques qui seront abordées pendant le contrôle.
Bien connaître le dossier fera une très bonne impression au contrôleur.

Le contrôle URSSAF en pratique

En entreprise, le plus souvent, le contrôle URSSAF est fait par le responsable ressources humaines de l’entreprise ou le cabinet d’expertise comptable.

Moi dirigeant, est-ce que j’ai besoin d’y être ?

Non pas nécessairement. Au contraire cela permet à votre RH ou votre expert comptable d’avoir du temps pour répondre à une demande ou une question du contrôleur.

Peut-on être plusieurs à mener le contrôle URSSAF ?

Bien sûr et il est fréquent pour un contrôle qu’il soit mené par la RH pour la partie gestion sociale et par l’expert comptable pour la partie comptable. Mais cela n’empêche pas à la RH de devoir étudier le contenu des documents comptables, DAS2 etc… ou par un expert en épargne salariale si l’entreprise dispose d’outils d’épargne salariale.

L’ensemble des intervenants doivent être sur la même longueur d’ondes… et il y a un seul “animateur” qui manage la relation…

Sachez que vous n’avez aucune obligation à répondre immédiatement au contrôleur, vous pouvez expliquer que vous devez faire des recherches et que vous lui envoyez la réponse ou la pièce demandée par mail dans les jours qui suivent le contrôle. Il vaut mieux procéder de cette façon plutôt que de communiquer des documents non validés dans la phase de préparation.

Comment se prépare un contrôle urssaf ?

Toutes les pièces peuvent être aujourd’hui dématérialisées et communiquées au contrôleur sur une clé. En revanche, toutes les pièces doivent avoir été soigneusement contrôlées pendant votre préparation. Si vous préparez toutes les pièces pouvant être demandées, elles ne seront en revanche données que si le contrôleur les demande.

Pas question de voir “arriver” pendant le contrôle une pièce non validée…

Ne donnez pas “tout” au contrôleur mais que ce qu’il demande et au fur et à mesure mais avec du rythme.

Toutes les pièces demandées sont dans la convocation que vous avez reçue. Vous pouvez néanmoins établir un contact avec le contrôleur pour valider avec lui l’adresse du contrôle si vous avez plusieurs établissements par exemple et établir un premier contact. Pas question de lui donner des pièces non demandées dans la convocation.

Chaque contrôle est différent puisque le contrôleur est différent… et sachez qu’il n’est pas forcément “expert” en JEI si vous êtes en JEI, “spécialiste” en portage salarial si vous êtes une entreprise de portage salarial, “expert” en expatriation si vous avez des expatriés etc…

Voilà un plan de déroulement “standard” d’un contrôle URSSAF classique.

En effet, je ne parle pas ici

– des contrôles ciblés… sur un point par exemple sur le contrôle d’un accord d’intéressement uniquement

Exemple : il y a quelques années nous avions mis un accord d’intéressement au sein de l’Entente, l’équipe de Football de Sannois St Gratien. L’intéressement prévoyait une avance mensuelle et était versée sur les critères de classement de l’équipe et des points marqués en championnat. Il prévoyait un intéressement à 0 si l’équipe était rétrogradée de division en fin de saison ce qui a été le cas à la suite d’un changement de dirigeant du club… l’urssaf a commandé dans ses locaux un contrôle pour vérifier que les avances perçues avaient bien été récupérées ou transformées en primes chargées.

  • des contrôles demandés par un salarié ou autre… ce qu’on appelle les contrôles sur dénonciation ou suspicion de travail dissimulé car là le contrôle peut se dérouler de façon très différente. Le contrôleur sait ce qu’il doit vérifier et il va axer son contrôle sur ce point. Généralement, le contrôle est alors fait par plusieurs contrôleurs…

Exemple : il y a quelques années nous avons vécu un contrôle demandé par les salariés au démarrage de la société de presse “20 minutes” et qui avait été demandé par les pigistes… ou encore un contrôle suspicieux pour travail “clandestin” et là je peux vous dire qu’ils étaient 3 contrôleurs et que le climat était nettement plus “pesant” avec heureusement à la sortie peu de griefs dans leur besace…. mais beaucoup de stress pour nous !

Donnez du rythme au contrôle… c’est pouvoir donner très rapidement les documents demandés par le contrôleur… ça le met en confiance sur l’organisation… et ça lui évite de “penser” à trop de questions et ça permet au contrôle de se terminer plus vite…

En principe, une entreprise peut être contrôlée tous les 3 ans… mais pas obligatoirement… une entreprise peut être contrôlée tous les ans ou tous les 2 ans… un contrôle peut se dérouler par 1/2 journée ou journée et peut s’étendre sur plusieurs mois pour les grands comptes.

Les étapes

Déroulement 
à préparer
Accueil L’accueil est le premier contact avec le contrôleur URSSAF. Il est donc important pour créer le lien et veiller à ce qu’il fasse le contrôle dans de bonnes conditions.

Il n’y a aucun inconvénient à lui proposer un café…

Tout comme si le contrôle dure toute la journée, vous pouvez l’inviter à déjeuner… la plupart du temps il accepte…

 

Une pièce à part même petite avec une prise de courant et une connexion internet et un bon éclairage.

Si vous ne disposez pas d’une pièce “suffisante” (comme souvent dans les restaurants), vous pouvez demander au contrôleur à vous rendre à l’urssaf, ce qu’il n’acceptera pas forcément mais au moins, il ne pourra pas vous en tenir rigueur.

Si le bureau mis à disposition n’est pas dans un local à part, c’est toujours mieux de prévenir vos salariés de la présence du contrôleur…
Démarrage du contrôle  

Dans cette phase, le contrôleur vous demande

  • kbis récent
  • rib (celui enregistré à l’urssaf)
  • une brève présentation de l’entreprise (convention collective) et les faits marquants
  • la présence d’un CSE
  • etc…

Il répertorie ce qu’il va avoir à contrôler

  • Mandataire ?
  • stagiaires ?
  • VRP ?
  • épargne salariale ? PEE, Intéressement, participation ?
  • contrat de prévoyance et de frais de santé
  • rupture conventionnelle ? transaction ?
  • tickets restaurants ?
  • avantages en nature ? voiture de société ? etc…
  • bon d’achats ?
  • politique des cadeaux
  • remboursement des frais professionnels et des titres de transport

Puis il vous demande

  • les documents de la vie sociale de l’entreprise.
  • le tableau des effectifs (pour les effets de seuil)
  • kbis récent
  • RIB (celui enregistré à l’urssaf)
  • documents vie sociale c’est à dire compte rendu AG, rapport de gestion etc…

Les documents sociaux doivent prévoir la rémunération des dirigeants.

Plus spécifiquement et en fonction de ses demandes

  • si vous êtes en JEI, il faut communiquer le rescrit des impôts mais pas ce qui concerne le calcul du crédit impôt recherche (élément fiscal)
  • si vous avez un pacte d’associés
  • l’enquête mandataire si vous avez plusieurs dirigeants et que certains ne cotisent pas au pôle emploi.
  • les contrats du statut collectif
  • la DUER
  • les contrats de location de voiture
  • de plus en plus souvent, le contrôleur demande un justificatif concernant le remboursement des transports (qui peut être une attestation sur l’honneur annuel avec un justificatif sur 1 mois.)
  • la charte de remboursement de frais
  • etc…
Partie Sociale Le contrôleur vient le plus souvent pour contrôler 3 années… mais votre convocation peut prévoir un contrôleur plus précis sur une année… (on a souvent le cas dans les contrôles sur pièce).

Pour chaque année contrôlée, il demandera pour l’année concernée

    • les bulletins de paie (non clarifiés)
    • le journal de paie
    • le tableau de charges avec l’ensemble des rubriques utilisées
    • un récapitulatif de paie

et s’il y a lieu :

  • les conventions de stage
  • les ruptures conventionnelles
  • les transactions
  • les procédures de licenciement
  • etc…

Point de vigilance : Vous devez être présent tout au long du contrôle d’abord pour établir et garder le lien avec le contrôleur, être pro-actif lorsque pour lui il détecte une erreur… parfois en effet il a une mauvaise interprétation d’une information, une mauvaise lecture d’une base de cotisation qu’il juge erronée… il est important de vérifier s’il y a un réel problème. Surtout ne pas attendre la fin du contrôle et surtout la lettre d’observations. La contestation d’un contrôle est une procédure longue et exceptionnelle.

 

Exemple : en octobre 2021, vous recevez un avis de contrôle fixé en fin de mois d’octobre et sur lequel, le contrôleur vous informe qu’il vérifiera 2018, 2019, 2020.

En réalité, il contrôlera sur 2018 que les mois d’octobre, novembre et décembre et parfois lorsqu’il vient en fin d’année, il précise que le contrôle ne s’effectue que sur 2019 et 2020.

En revanche, il ne contrôlera rien de 2021… mais avec les DSN, il a néanmoins déjà des informations…

Aujourd’hui, lorsque le contrôleur vient chez vous, il a récupéré toutes les informations des impôts et de la Directe.

pour chaque année contrôlée, mettre sur une clé

    • les bulletins de paie (non clarifiés)
    • le journal de paie
    • le tableau de charges
    • un récapitulatif de paie

Avoir sous la main :

  • le rapprochement entre la paie et la compta fait par votre expert comptable
  • le tableau de contrôle social notamment avec la justification de votre base CSG… le tableau est très utile en cas de divergence avec le contrôleur.

et vous lui communiquerez au fur et à mesure de ses demandes comme

  • les conventions de stage
  • Les contrats aidés (dont il a aussi une copie)
  • les ruptures conventionnelles avec le certificat de dépôt du site telerc
  • les transactions
  • les procédures de licenciement
  • le tableau de calcul d’intéressement
  • la liste des personnes à qui ont été données les bons d’achat
  • etc…
Partie comptable Pour chaque année contrôlée, il demandera pour l’année concernée

    • les DAS2 (déclarations des honoraires)
    • le grand livre
  • Les DAS2

Vérifier soigneusement les entreprises déclarées, ont-elles un SIRET en cours de validité ? Est-ce une SARL ou une SAS ? est-ce un auto-entrepreneur ? un artiste ou un auteur ?

Auto-entrepreneur ? vous devrez avoir au moins une facture et la convention d’intervention ou le devis ainsi qu’une attestation de vigilance.

Artiste ? un photographe par exemple, les formalités à l’AGESSA ont-elles été faites ?

  • Le grand-livre

que vous devrez “éplucher” soigneusement….

le contrôleur va “chasser” les :

    • comptes de frais (voyages et déplacements, réceptions et notamment les invitations : il vérifiera systématiquement les notes de frais des dirigeants et des commerciaux, il faut donc avoir sous la main ces notes de frais et bien vérifier que derrière chaque justificatif il y a bien le nom des invités
    • compte “cadeaux à la clientèle”, là aussi il faudra avoir sous la main les factures avec le nom des clients. pour info un cadeau à un salarié est un avantage en nature et donc sera redressé.
    • compte “immobilisations”
    • compte de rémunérations (et notamment les comptes courants associés, les avantages en nature)
    • le compte “pourboires”
    • le compte “acomptes”
    • les comptes de charges sociales
    • le rapprochement entre le compte 421 et les rémunérations du journal de paie, le compte 641 et les salaires bruts etc…

Point de vigilance : Un libellé peut éveiller de la part du contrôleur une question notamment lorsqu’il est mentionne le nom d’une personne ou d’un des dirigeants. Il est donc important de passer en revue l’ensemble des grands livres avec cet “œil” là et faire sortir d’emblée les justificatifs pouvant être demandés.

Synthèse
    • Le contrôleur fait en général une synthèse de son intervention, avec les pièces restant à fournir si c’est le cas et les redressements détectés.
Lettre d’observations
    • Vous recevez la lettre d’observations et vous avez 30 jours pour répondre.

Pour tout contact, Pascale COIN, expert en ingénierie de rémunération et protection sociale et Bénédicte CONVENT, accompagnement du Dirigeant

Membre du réseau WINCH EXPERT RH

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