Que l’on soit à son premier contrôle URSSAF ou à son cinquantième… un contrôle URSSAF est toujours stressant. C’est la raison pour laquelle un contrôle URSSAF doit être soigneusement préparé et par la personne qui va le mener afin de cerner le plus possible toutes les problématiques qui seront abordées pendant le contrôle.
Bien connaître le dossier fera une très bonne impression au contrôleur.
Le contrôle URSSAF en pratique
En entreprise, le plus souvent, le contrôle URSSAF est fait par le responsable ressources humaines de l’entreprise ou le cabinet d’expertise comptable.
Moi dirigeant, est-ce que j’ai besoin d’y être ?
Non pas nécessairement. Au contraire cela permet à votre RH ou votre expert comptable d’avoir du temps pour répondre à une demande ou une question du contrôleur.
Peut-on être plusieurs à mener le contrôle URSSAF ?
Bien sûr et il est fréquent pour un contrôle qu’il soit mené par la RH pour la partie gestion sociale et par l’expert comptable pour la partie comptable. Mais cela n’empêche pas à la RH de devoir étudier le contenu des documents comptables, DAS2 etc… ou par un expert en épargne salariale si l’entreprise dispose d’outils d’épargne salariale.
L’ensemble des intervenants doivent être sur la même longueur d’ondes… et il y a un seul « animateur » qui manage la relation…
Sachez que vous n’avez aucune obligation à répondre immédiatement au contrôleur, vous pouvez expliquer que vous devez faire des recherches et que vous lui envoyez la réponse ou la pièce demandée par mail dans les jours qui suivent le contrôle. Il vaut mieux procéder de cette façon plutôt que de communiquer des documents non validés dans la phase de préparation.
Comment se prépare un contrôle URSSAF ?
Toutes les pièces peuvent être aujourd’hui dématérialisées et communiquées au contrôleur sur une clé. En revanche, toutes les pièces doivent avoir été soigneusement contrôlées pendant votre préparation. Si vous préparez toutes les pièces pouvant être demandées, elles ne seront en revanche données que si le contrôleur les demande.
Pas question de voir « arriver » pendant le contrôle une pièce non validée…
Ne donnez pas « tout » au contrôleur mais que ce qu’il demande et au fur et à mesure mais avec du rythme.
Toutes les pièces demandées sont dans la convocation que vous avez reçue. Vous pouvez néanmoins établir un contact avec le contrôleur pour valider avec lui l’adresse du contrôle si vous avez plusieurs établissements par exemple et établir un premier contact. Pas question de lui donner des pièces non demandées dans la convocation.
Chaque contrôle est différent puisque le contrôleur est différent… et sachez qu’il n’est pas forcément « expert » en JEI si vous êtes en JEI, « spécialiste » en portage salarial si vous êtes une entreprise de portage salarial, « expert » en expatriation si vous avez des expatriés etc…
Voilà un plan de déroulement « standard » d’un contrôle URSSAF classique.
En effet, je ne parle pas ici
– des contrôles ciblés… sur un point par exemple sur le contrôle d’un accord d’intéressement uniquement
Exemple : il y a quelques années nous avions mis un accord d’intéressement au sein de l’Entente, l’équipe de Football de Sannois St Gratien. L’intéressement prévoyait une avance mensuelle et était versée sur les critères de classement de l’équipe et des points marqués en championnat. Il prévoyait un intéressement à 0 si l’équipe était rétrogradée de division en fin de saison ce qui a été le cas à la suite d’un changement de dirigeant du club… l’urssaf a commandé dans ses locaux un contrôle pour vérifier que les avances perçues avaient bien été récupérées ou transformées en primes chargées.
- des contrôles demandés par un salarié ou autre… ce qu’on appelle les contrôles sur dénonciation ou suspicion de travail dissimulé car là le contrôle peut se dérouler de façon très différente. Le contrôleur sait ce qu’il doit vérifier et il va axer son contrôle sur ce point. Généralement, le contrôle est alors fait par plusieurs contrôleurs…
Exemple : il y a quelques années nous avons vécu un contrôle demandé par les salariés au démarrage de la société de presse « 20 minutes » et qui avait été demandé par les pigistes… ou encore un contrôle suspicieux pour travail « clandestin » et là je peux vous dire qu’ils étaient 3 contrôleurs et que le climat était nettement plus « pesant » avec heureusement à la sortie peu de griefs dans leur besace…. mais beaucoup de stress pour nous !
Donnez du rythme au contrôle… c’est pouvoir donner très rapidement les documents demandés par le contrôleur… ça le met en confiance sur l’organisation… et ça lui évite de « penser » à trop de questions et ça permet au contrôle de se terminer plus vite…
En principe, une entreprise peut être contrôlée tous les 3 ans… mais pas obligatoirement… une entreprise peut être contrôlée tous les ans ou tous les 2 ans… un contrôle peut se dérouler par 1/2 journée ou journée et peut s’étendre sur plusieurs mois pour les grands comptes.
Les étapes
| Accueil | L’accueil est le premier contact avec le contrôleur URSSAF. Il est donc important pour créer le lien et veiller à ce qu’il fasse le contrôle dans de bonnes conditions. Il n’y a aucun inconvénient à lui proposer un café… Tout comme si le contrôle dure toute la journée, vous pouvez l’inviter à déjeuner… la plupart du temps il accepte…
| Une pièce à part même petite avec une prise de courant et une connexion internet et un bon éclairage. Si vous ne disposez pas d’une pièce « suffisante » (comme souvent dans les restaurants), vous pouvez demander au contrôleur à vous rendre à l’urssaf, ce qu’il n’acceptera pas forcément mais au moins, il ne pourra pas vous en tenir rigueur. Si le bureau mis à disposition n’est pas dans un local à part, c’est toujours mieux de prévenir vos salariés de la présence du contrôleur… |
| Démarrage du contrôle | Dans cette phase, le contrôleur vous demande
Il répertorie ce qu’il va avoir à contrôler
Puis il vous demande
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Les documents sociaux doivent prévoir la rémunération des dirigeants. Plus spécifiquement et en fonction de ses demandes
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| Partie Sociale | Le contrôleur vient le plus souvent pour contrôler 3 années… mais votre convocation peut prévoir un contrôleur plus précis sur une année… (on a souvent le cas dans les contrôles sur pièce). Pour chaque année contrôlée, il demandera pour l’année concernée
et s’il y a lieu :
Point de vigilance : Vous devez être présent tout au long du contrôle d’abord pour établir et garder le lien avec le contrôleur, être pro-actif lorsque pour lui il détecte une erreur… parfois en effet il a une mauvaise interprétation d’une information, une mauvaise lecture d’une base de cotisation qu’il juge erronée… il est important de vérifier s’il y a un réel problème. Surtout ne pas attendre la fin du contrôle et surtout la lettre d’observations. La contestation d’un contrôle est une procédure longue et exceptionnelle.
| Exemple : en octobre 2021, vous recevez un avis de contrôle fixé en fin de mois d’octobre et sur lequel, le contrôleur vous informe qu’il vérifiera 2018, 2019, 2020. En réalité, il contrôlera sur 2018 que les mois d’octobre, novembre et décembre et parfois lorsqu’il vient en fin d’année, il précise que le contrôle ne s’effectue que sur 2019 et 2020. En revanche, il ne contrôlera rien de 2021… mais avec les DSN, il a néanmoins déjà des informations… Aujourd’hui, lorsque le contrôleur vient chez vous, il a récupéré toutes les informations des impôts et de la Directe. pour chaque année contrôlée, mettre sur une clé
Avoir sous la main :
et vous lui communiquerez au fur et à mesure de ses demandes comme
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| Partie comptable | Pour chaque année contrôlée, il demandera pour l’année concernée
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Vérifier soigneusement les entreprises déclarées, ont-elles un SIRET en cours de validité ? Est-ce une SARL ou une SAS ? est-ce un auto-entrepreneur ? un artiste ou un auteur ? Auto entrepreneur ? vous devrez avoir au moins une facture et la convention d’intervention ou le devis ainsi qu’une attestation de vigilance. Artiste ? un photographe par exemple, les formalités à l’AGESSA ont-elles été faites ?
que vous devrez « éplucher » soigneusement…. le contrôleur va « chasser » les :
Point de vigilance : Un libellé peut éveiller de la part du contrôleur une question notamment lorsqu’il est mentionne le nom d’une personne ou d’un des dirigeants. Il est donc important de passer en revue l’ensemble des grands livres avec cet « œil » là et faire sortir d’emblée les justificatifs pouvant être demandés. |
| Synthèse |
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| Lettre d’observations |
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Pour tout contact, Pascale COIN conseil protection sociale et Bénédicte CONVENT accompagnement dirigeant et performance RH
Membre du réseau WINCH EXPERT RH
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