Les points de vigilance dans le remboursement de frais
Si vous ne remboursez pas aux frais réels, par exemple selon le barème des remboursements kilométriques inférieurs au barème fiscal, il convient de le contractualiser.
Si vous mettez à disposition un téléphone et un ordinateur portable à vos salariés, précisez bien dans le contrat de travail que ce n’est qu’à usage professionnel.
Si vous remboursez les frais de téléphone portable de vos salariés, ne prenez en charge que 50 % des factures qu’il doit vous donner en justificatifs. Sinon, c’est vous exposez à des risques de redressement lors d’un contrôle URSSAF.
Vous pouvez imposer un délai de communication des pièces justificatives de frais professionnels.
Remboursement des frais professionnels
Vous trouverez dans la boîte à outils RH une charte de remboursements de frais professionnels qui permet d’éviter bien des contentieux.
« Il est interdit à l’employeur de prévoir dans un contrat de travail que les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, seront à la charge du salarié ». Cour de cassation, 25 mars 2010.
« L’employeur est tenu au remboursement des frais engagés et justifiés par son salarié pour les besoins de son activité professionnelle ». Cour de cassation, 12 décembre 2012.
« Les frais professionnels peuvent être remboursés forfaitairement à condition que le forfait soit proportionnée au regard du montant réel des frais engagés ». Cour de cassation, 20 juin 2013.
« L’employeur doit obligatoirement prendre en charge les frais professionnels engagés par le salarié. Il importe peu que ce dernier n’ait rien réclamé pendant 8 ans. Cour de cassation, 27 mars 2019.
Soyez vigilants sur le remboursement des frais suivants, ils font l’objet de nombreux redressements :
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- voyages et déplacements,
- transport domicile-lieu de travail,
- réceptions,
- outils NTIC,
- frais de mobilité professionnelle ou de télétravail,
- mise à disposition de services aux salariés ou rabais sur les produits de l’entreprise, séminaires.
Les cadeaux : La montre connectée d’un coût de 300 euros, par exemple, est redressée s’il est acheté pour un salarié (avantage en nature) et non pour un client (frais professionnel). Pour un salarié, ne dépassez pas les montants exonérés pour les bons d’achat…
Un voyage touristique à la suite d’un challenge d’entreprise offert à ses commerciaux (avantage en nature).
Un voyage d’affaires (frais professionnel) mais avec le conjoint (avantage en nature) pour le conjoint).
Un séminaire : si mise en œuvre d’un programme de travail de + de 50 % du temps de présence (frais professionnel) si moins de 50 % (avantage en nature).
La location d’un parking : C’est un avantage en nature pour un salarié, mais pas pour un client (frais professionnel).
La prise en charge des frais de téléphone portable (facture au nom du salarié) : elle n’est pas autorisée, sauf si c’est un téléphone uniquement à usage professionnel (le salarié possède un 2e téléphone personnel), ou si elle ne dépasse pas 50 % des frais de téléphone. Le reliquat éventuel est redressé en avantage en nature.
Utilisation ponctuelle d’un véhicule appartenant ou loué par l’entreprise (frais professionnel). Mise à disposition permanente d’une voiture (avantage en nature et évaluation du réel ou forfaitaire), mais interdiction d’utilisation pendant les temps de repos et le week-end (pas d’avantage en nature mais nécessite la mise en place d’un système de suivi).
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