Les points de vigilance dans le remboursement de frais
Si vous ne remboursez pas aux frais réels, par exemple selon le barème des remboursements kilométriques inférieurs au barème fiscal, il convient de le contractualiser.
Si vous mettez à disposition un téléphone et un ordinateur portable à vos salariés, précisez bien dans le contrat de travail que ce n’est qu’à usage professionnel.
Si vous remboursez les frais de téléphone portable de vos salariés, ne prenez en charge que 50 % des factures qu’il doit vous donner en justificatifs. Sinon, c’est vous exposez à des risques de redressement lors d’un contrôle URSSAF.
Vous pouvez imposer un délai de communication des pièces justificatives de frais professionnels.
Remboursement des frais professionnels
Vous trouverez dans la boîte à outils une charte de remboursements de frais professionnels qui permet d’éviter bien des contentieux.
Il est interdit à l’employeur de prévoir dans un contrat de travail que les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, seront à la charge du salarié. Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 25 mars 2010.
