Les frais professionnels et frais kilométriques
DEPUIS LE 1ER JANVIER 2013 PLAFONNEMENT DU BAREME KILOMETRIQUE
Coté fiscal : la loi de finances plafonne à hauteur de 7 chevaux le barème kilométrique pris en compte pour les frais réels.
Côté social : l’indemnité kilométrique est exonérée de cotisations dans les barèmes applicables en matière fiscal.
Les frais kilométriques, soyez vigilants…
Le barème fiscal prévoit trois barèmes de remboursement des frais kilométriques en fonction du nombre de kilomètres faits annuellement : moins de 5000 kilomètres, entre 5000 et 20000 kilomètres et + de 20000 kilomètres…
| Nb de CV | moins de 5 000 km | 5 001 à 20 000 km | 5 001 à 20 000 km | |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1065 | d x 0,37 | |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1330 | d x 0,407 | |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1395 | d x 0,427 | |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1457 | d x 0,447 | |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1515 | d x 0,47 |
| Nb de CV | moins de 3 000 km | 3 001 à 6 000 km | Au delà de 6 000 km | |
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 | |
| 3, 4, 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 | |
| plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
Si vous remboursez les frais kilométriques toujours selon le barème le plus élevé, vous serez redressé par l’URSSAF et cela donne lieu des redressements significatifs et si vous déclarez aux frais réels aux impôts, il sera certainement fait un rattrapage d’impôt.
Par ailleurs, pas de remboursement sans avoir une copie de la carte grise. Là aussi c’est indispensable à obtenir immédiatement car si la voiture a été vendue, impossible de fournir le justificatif à l’URSSAF.
déplacements professionnels
La notion de véhicule personnel confirmé par la cour d’appel : il s’agit du « véhicule détenu et habituellement utilisé par le salarié pour ses activités d’ordre privé sans qu’il en soit nécessairement (co)propriétaire ».
La jurisprudence ces dernières années sur les remboursements de frais kilométriques
Dans un arrêt du 23 avril 2014, la cour d’appel de Rennes a sanctionné une pratique des URSSAF consistant à considérer que le barème fiscal ne pourrait être utilisé qu’à la condition que les salariés utilisent, pour leurs déplacements professionnels, un véhicule dont ils sont propriétaires.
Dans un arrêt du 23 septembre 2009, « il y est clairement précisé que l’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel, Faute d’un accord d’entreprise fixant le montant de l’indemnité, l’employeur qui fixe dans le contrat de travail une indemnité inférieure au barème fiscal n’est pas valide ».
Dans un autre arrêt du 29 septembre 2009, la Cour de Cassation valide qu’un employeur est fondé à exiger du salarié par note de service la fourniture des justificatifs dans un certain délai, au-delà duquel toute demande de remboursement sera rejetée.
Questions/Réponses
Le barème kilométrique fiscal s’applique-t-il aux véhicules électriques ? Oui. Dans une circulaire du mois de mai 2013, l’administration vient de préciser que les véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique peuvent utiliser le barème kilométrique pour l’évaluation de leurs frais de voiture.
L’administration précise que les frais de batterie des véhicules électriques sont inclus dans le barème kilométrique et ne peuvent donc donner lieu à une déduction supplémentaires pour leur montant réel et justifié (5 mai 2013).
Quid des contraventions du salarié, peuvent-elles être déduites des frais kilométriques remboursés au salarié ?
3 possibilités :
– soit le salarié rembourse sa contravention,
– soit il donne son accord pour que l’entreprise la retienne sur ses notes de frais,
– soit l’entreprise ne réclame aucun remboursement dès lors que le salarié n’en abuse pas (Cass Soc 17 avril 2013).
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