Faire un audit social pour mettre à plat son organisation.
L’audit social porte sur la gestion des ressources humaines et sur le contrôle des pratiques sociales au sein de votre organisation.
L’audit social, pourquoi ?
L’Audit Social est une démarche qui permet :
-
- d’analyser les coûts de personnel et leurs variations
- de vérifier la pertinence des procédures de gestion et l’organisation du travail, donc d’optimiser l’emploi des Ressources Humaines
- de mesurer le climat social et la motivation du personnel
- de comprendre une situation sociale particulière (ex : situations de crise)
L’audit social, comment ?
- une analyse des documents : contrats de travail, convention collective, fiches de paie, registre du personnel etc…
- des entretiens avec le ou les Responsables de l’entreprise ou la Direction des ressources humaines
L’audit social, les conclusions
Rédiger une synthèse :
- sur la conformité par rapport à la législation
- sur les dysfonctionnements de l’organisation
- sur le climat social
- écrire des plans d’actions de résolution des problèmes recensés.
- sur les causes d’une situation de crise et les solutions pour y remédier
Quoi auditer dans un audit de conformité RH ?
A.1. Rapport avec l’administration du travail
- Registres
- Affichages
- Conventions collectives
- etc.
A.2. Relations collectives du travail
- Représentation du Personnel : CSE (résultats des élections et procédure électorale, P.V. de carence et renouvellement, fonctionnement des Instances (périodicité des réunions, régularité des convocations… respect des attributions des Instances).
- Droit syndical : problèmes matériels, désignation et portée des mandats, conditions d’utilisation des crédits d’heures, la négociation annuelle sur les salaires, effectifs et temps de travail.
A.3. Assujettissement aux cotisations SS
3.1. Les rémunérations
- Les salaires et les cotisations : vérification des taux, de l’assiette, prime d’ancienneté
- Les primes et les usages en matière de primes
- Accord d’intéressement et de participation
- etc.
3.2. Les avantages indirects
- Retraite, prévoyance, frais de santé
- Avantages alloués par le CSE
- etc.
3.3. Les transactions éventuelles
Les ruptures conventionnelles et éventuelles transactions complémentaires
3.4. Indemnisations pour frais professionnels
(dernier contrôle URSSAF, frais de repas, véhicule société et de fonction, indemnités kilométriques, tickets restaurants, remboursement transport)
A.4. Les conditions d’hygiène et de sécurité du travail
4.1. Sécurité
- Les mesures de protection
- Les mesures de préventions des Accidents du Travail : circulation, issue de secours, appareils de levage, dispositifs protection contre l’incendie, secouristes du travail, accessoires de sécurité…
- Les documents de sécurité
- etc.
4.2. Médecine du travail
- visites médicales d’embauche, annuelles, de reprise, analyse des structures médicales au regard des effectifs, rapport annuel du Médecin du Travail
- les surveillances spéciales
- etc.
A.5. Principales dispositions du droit du travail
5.1. Les contrats de travail
- les différents types de contrats en vigueur : CDD, CDI, Temps partiel, contrats aidés, VRP, expatriés ou détachés, stagiaires…
- les clauses spécifiques en vigueur (dédit formation, non-concurrence, mobilité etc.…)
- etc.
5.2. La durée du travail
- l’organisation du travail
- Limite journalière, hebdomadaire, le repos compensateur, les Congés payés
- etc.
5.3. La procédure disciplinaire
- Avertissement, licenciement : les procédures en cours
- Transactions conclues depuis 3 ans
Quoi auditer dans l’examen des politiques sociales ?
B.1. L’emploi
1.1. Niveau
- Effectif au 31/12 de l’année N+1 / Effectif au 31/12 de l’année N
1.2. Emplois offerts
- Les CDD : ratio CDD / Effectif Total – Année N+1 / Année N
1.3. Le travail temporaire
- Recours à l’intérim (budget, type de poste)
- Nombre moyens d’heures d’intérim / Heures totales CDI
B.2. Les rémunérations
2.1. Les ratios pour analyser les coûts salariaux de l’entreprise et appréhender la politique salariale
- Ratio 1 : Masse salariale / CA HT
- Ratio 2 : Primes individuelles / Masse salariale par catégorie
- Ratio 3 : Coûts intérimaires / Masse salariale
- Ratio 4 : Coûts heures supplémentaires / Masse salariale
Quoi auditer dans la connaissances des ressources humaines ?
C.1. Structure et caractéristiques de la population
- Variation des effectifs au cours des 3 dernières années
- Répartition de la population par qualification (ouvriers, employés, techniciens, agents de maîtrise, cadre)
- Pyramide des âges et des anciennetés
- Répartition par sexe et par nationalité
C.2. Conditions de travail et de sécurité
- Les accidents de travail et de trajet : taux d’accidents du travail, taux de fréquence, de gravité
- Les maladies professionnelles, les vaccinations et autres surveillances spéciales
- L’organisation et le contenu du travail : travail posté de nuit, en continu…
- Les conditions physiques du travail :
- les horaires : durée, aménagement du temps de travail
- les conditions physiques : bruit, éclairage…
C.3. Les comportements
Absentéisme et Départs constituent deux aspects des comportements du personnel.
- Les départs par catégorie
- Ratio 1 : départs / embauches
- Ratio 2 : démission / effectif moyen
- Ratio 3 : licenciement / effectif moyen
Un niveau élevé du ratio 1 reflète les lacunes dans le recrutement et dans les procédures d’accueil et d’intégration.
Si le ratio 2 dépasse le seuil des 1 % dans l’une ou l’autre des catégories, il traduit des dysfonctionnements.
Le ratio 3 est généralement très faible.
- L’absentéisme pour chaque catégorie :
- Ratio : Nombre de jours d’absence pour maladie / effectif moyen
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