Faire un audit social dans son entreprise

Faire un audit social pour mettre à plat son organisation.

L’audit social porte sur la gestion des ressources humaines et sur le contrôle des pratiques sociales au sein de votre organisation.

Selon l’IFACI ou Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne, l’audit social se définit comme suit :

 » Une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maitrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée.  »

L’audit social, pourquoi ?

De nombreux motifs peuvent vous convaincre de l’utilité d’un audit social :

• • vérifier la conformité de votre organisation à la règlementation du travail,
  • faire le point sur les cotisations sociales
  • anticiper une réorganisation dans le fonction de votre structure…

Beaucoup de TPE et PME en complément de la tenue de comptabilité/paie fait par l’expert-comptable souhaitent faire appel à un auditeur externe pour un audit social et une analyse plus approfondie de leur dossier avant la mise en place d’une stratégie.

L’audit social est en effet une démarche qui permet :

• • d’analyser les coûts de personnel et leurs variations
  • de vérifier la pertinence des procédures de gestion et l’organisation du travail, donc d’optimiser l’emploi des Ressources Humaines
  • de mesurer le climat social et la motivation du personnel
  • de comprendre une situation sociale particulière (ex : situations de crise)

L’audit social, comment ?

• une analyse des documents : contrat de travail, convention collective, bulletin de paie, registre du personnel etc…
• des entretiens avec le ou les responsables de l’entreprise ou la Direction des ressources humaines

L’audit social, les conclusions

Les conclusions de l’audit social vous sont transmises sous forme d’une synthèse :

• sur la conformité par rapport à la législation
• sur les dysfonctionnements de l’organisation
• sur le climat social
• écrire des plans d’actions de résolution des problèmes recensés.
• sur les causes d’une situation de crise et les solutions pour y remédier

Au delà du constat d’un audit social, il s’agit également de proposer des sources d’optimisation et de performance RH. Chaque audit social est personnalisé en fonction de votre besoin et de votre demande.

Winch Expert RH met en place, dans le cadre d’un audit social, des outils de contrôle et tableaux de bord qui peuvent être réutilisés par l’organisation.

Quoi auditer dans un audit social de conformité RH ?

Rapport avec l’administration du travail

• Registres
• Affichages
• Conventions collectives
• etc.

Relations collectives du travail

• Représentation du Personnel : CSE (résultats des élections et procédure électorale, P.V. de carence et renouvellement, fonctionnement des Instances (périodicité des réunions, régularité des convocations… respect des attributions des Instances).
• Droit syndical : problèmes matériels, désignation et portée des mandats, conditions d’utilisation des crédits d’heures, la négociation annuelle sur les salaires, effectifs et temps de travail.

Assujettissement aux cotisations SS

Les rémunérations

• Les salaires et les cotisations : vérification des taux, de l’assiette, prime d’ancienneté
• Les primes et les usages en matière de primes
• Accord d’intéressement et de participation
• etc.

Les avantages indirects

• Retraite, prévoyance collective, frais de santé
• Avantages alloués par le CSE
• etc.

Les transactions éventuelles

Les ruptures conventionnelles et éventuelles transactions complémentaires

Indemnisations pour frais professionnels

(dernier contrôle URSSAF, remboursement frais de repas, véhicule société et de fonction, indemnités kilométriques, titres restaurant, remboursement transport)

Les conditions d’hygiène et de sécurité du travail

Sécurité

• Les mesures de protection
• Les mesures de préventions des Accidents du Travail : circulation, issue de secours, appareils de levage, dispositifs protection contre l’incendie, secouristes du travail, accessoires de sécurité…
• Les documents de sécurité
• etc.

Médecine du travail

• visites médicales d’embauche, annuelles, de reprise, analyse des structures médicales au regard des effectifs, rapport annuel du Médecin du Travail
• les surveillances spéciales
• etc.

Principales dispositions du droit du travail

Les contrats de travail

• les différents types de contrats en vigueur : CDD, CDI, temps partiel (travail à temps partiel), contrats aidés, VRP, expatriés ou détachés, stagiaires…
• les clauses spécifiques en vigueur (dédit formation, non-concurrence, mobilité etc.…)
• etc.

La durée du travail

• l’organisation du travail
• Limite journalière, hebdomadaire, le repos compensateur, les Congés payés
• etc.

La procédure disciplinaire

• Avertissement, licenciement : les procédures en cours
• Transactions conclues depuis 3 ans

Quoi auditer dans un audit social d’examen des politiques sociales ?

L’emploi

Niveau

• Effectif au 31/12 de l’année N+1 / Effectif au 31/12 de l’année N

Emplois offerts

• Les CDD : ratio CDD / Effectif Total – Année N+1 / Année N

Le travail temporaire

• Recours à l’intérim (budget, type de poste)
• Nombre moyens d’heures d’intérim / Heures totales CDI

Les rémunérations

Les ratios pour analyser les coûts salariaux de l’entreprise et appréhender la politique salariale

• Ratio 1 : Masse salariale / CA HT
• Ratio 2 : Primes individuelles / Masse salariale par catégorie
• Ratio 3 : Coûts intérimaires / Masse salariale
• Ratio 4 : Coûts heures supplémentaires ou heures complémentaires / masse salariale

Quoi auditer dans un audit social de connaissances des ressources humaines ?

Un audit social peut porter sur l’étude de la population, de ses comportements et des conditions de travail et de sécurité.

Structure et caractéristiques de la population

• Variation des effectifs au cours des 3 dernières années
• Répartition de la population par qualification (ouvriers, employés, techniciens, agents de maîtrise, cadre)
• Pyramide des âges et des anciennetés
• Répartition par sexe et par nationalité

Conditions de travail et de sécurité

• Les accidents de travail et de trajet : taux d’accidents du travail, taux de fréquence, de gravité
• Les maladies professionnelles, les vaccinations et autres surveillances spéciales
• L’organisation et le contenu du travail : travail posté de nuit, en continu…
• Les conditions physiques du travail :
• les horaires : durée, aménagement du temps de travail
• les conditions physiques : bruit, éclairage…

Les comportements

Absentéisme et départs constituent deux aspects des comportements du personnel qui peuvent être analysés dans le cadre d’un audit social :

• Les départs par catégorie
• Ratio 1 : départs / embauches
• Ratio 2 : démission / effectif moyen
• Ratio 3 : licenciement / effectif moyen

Voilà quelques indicateurs utiles à synthétiser dans le cadre d’un audit social :

Un niveau élevé du ratio 1 reflète les lacunes dans le recrutement et dans les procédures d’accueil et d’intégration.

Si le ratio 2 dépasse le seuil des 1 % dans l’une ou l’autre des catégories, il traduit des dysfonctionnements.

Le ratio 3 est généralement très faible.

• L’absentéisme pour chaque catégorie :
• Ratio : Nombre de jours d’absence pour maladie / effectif moyen

audit social, audit de conformité RH, audit organisationnel, audit d’un service, audit de l’accueil… chaque prestation est construite sur mesure.

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Les tableaux de bord rh, quel objectif ?

Les tableaux de bord rh et sociaux ont pour objectif de mesurer les résultats des différents paramètres du pilotage des ressources humaines.

Le reporting social concerne :

• les effectifs
• les mouvements de personnel
• les coûts salariaux
• la démographie
• la formation
• l’absentéisme

Quel que soit les indicateurs retenus, ils ont tous le même rôle :

Informer

Le premier rôle d’un indicateur est d’informer l’organisation d’un résultat, d’une mesure mise en œuvre.

Diagnostiquer

Le deuxième rôle d’un indicateur est de permettre un diagnostic, c’est à dire de mettre en exergue un écart entre un résultat ou une mesure et une moyenne, une valeur de référence ou une norme.

Prévoir

Le troisième rôle d’un indicateur est de prévoir soit pour détecter un dysfonctionnement possible à un instant T et de prévoir des scénarios correctifs.

Les 4 grands types d’indicateurs

• Indicateurs de structure
• Indicateurs sur la compétence
• Indicateurs d’information de comportement
• Indicateurs sur la politique salariale et les rémunérations

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