Collectivités territoriales : auditer son organisation


auditer son organisation

Collectivités territoriales : auditer son organisation

Les collectivités territoriales, quelles que soient leur taille s’adaptent constamment à de nouvelles situations. Donc, elles réfléchissent à leur organisation. La réalisation d’un audit organisationnel est ainsi une démarche de progrès et de conduite du changement.

Alors, la spécificité de l’audit organisationnel au sein d’une collectivité territoriales tient à ces 3 points :

Élus et personnel territorial : Les collectivités territoriales font travailler ensemble des élus et des agents territoriaux. Ils sont force de proposition dans la conduite des politiques publiques.

La relation avec les habitants : Les collectivités locales répondent aux attentes de la population et des entreprises du territoire. Elles sont au cœur des services au public.

Le calendrier : L’activité d’une collectivité territoriale s’inscrit dans la durée et le long terme. L’activité se cadre avec les échéances électorales. Les élections confortent les actions menées précédemment ou au contraire réorienter les politiques menées.

Collectivités territoriales : auditer son organisation 

Un audit organisationnel s’effectue à l’occasion de l’arrivée de nouvelles équipes municipales. Aussi, à l’occasion des municipales 2020, beaucoup d’équipes dans les mairies se sont largement renouvelées. C’est aussi souvent le cas, à l’occasion de souhait d’amélioration du fonctionnement des services ou de conduite du changement.

Ainsi, au démarrage d’une nouvelle mandature, le nouveau maire souhaite souvent faire un état des lieux de son organisation. De cet audit découlera la mise en œuvre d’un plan d’action.

REALISER UN AUDIT ORGANISATIONNEL : Accomplir un état des lieux

Pour cela il convient de faire un état des lieux en recensant toutes sortes d’informations et notamment :
– L’analyse et la compréhension de l’organisation actuelle (rôle, responsabilités, missions de chaque agent)
– Estimer la charge de travail de chacun
– Comprendre sui fait quoi ? et comment ?
– La description des processus et du périmètre d’informations, enchaînement des tâches, acteurs, automatisation
– L’appréciation des outils mis en place
– La rencontre et l’entretien avec les intervenants de l’organisation (encadrement, coordonnateurs) afin de connaître les dysfonctionnements qu’ils peuvent ressentir
– La détermination des risques et des contrôles.

REALISER UN AUDIT ORGANISATIONNEL : Evaluer l’organisation

Après la phase d’analyse, il convient de mesurer et comprendre les raisons des dysfonctionnements. Ces derniers sont de tout ordre : actes de non-qualité, tâches non productives ou redondantes, non-respect des procédures mais aussi fort absentéisme, RPS etc…

Pour cela :
– Identifier des indicateurs permettant de mesurer des axes de progrès et d’atteindre les objectifs à atteindre
– Rédiger un rapport indiquant les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que les opportunités et les menaces de l’environnement.

REALISER UN AUDIT ORGANISATIONNEL : faire des préconisations

A partir de l’état des lieux et des dysfonctionnements observés, il s’agit de proposer des pistes d’amélioration afin d’optimiser l’organisation (meilleur service, baisse des coûts, amélioration de la qualité). Ces améliorations passent par l’évaluation des meilleures pratiques et l’identification des leviers d’action.

Elles prennent par exemple d’un meilleur partage des informations ou d’une revue des processus et des procédures. Mais aussi d’une modification plus vaste de l’organisation des services ou enfin de la réalisation d’une cartographie des risques.

La réussite d’une mission implique la participation active des acteurs concernés.

UNE METHODE EPROUVEE… SIMPLE MAIS EFFICACE

Etape 1 : préparation de l’audit

But :
– Préciser les objectifs de l’audit
– Préciser les enjeux
– Déterminer les atouts et les contraintes

Etape 2 : analyse terrain et entretiens

But :
– Identifier et évaluer les activités du service
– Faire l’état des lieux de son service (points forts/points faibles, objectifs en cours etc…)
– Analyser les données qui permettent de préparer les entretiens individuels avec chaque agent du service

Entretiens individuels avec chaque agent

But :
– Impliquer chaque membre de l’équipe dans la démarche de progrès
– Valider les informations recueillies précédemment auprès de chaque agent
– Analyser le poste et apprécier le potentiel d’adaptabilité et d’évolutivité de chaque membre (savoirs, savoirs faire, vouloir faire)

Etape 3 : restitution

Elle passe par la rédaction et la présentation d’un rapport de synthèse reprenant  la description de l’organisation des services, l’identification des anomalies (contrôle, fiabilité, tâches inutiles). Mais aussi les éléments relevant de l’adéquation compétences techniques et psychologiques de chaque agent au regard du poste occupé. Enfin, la formulation de recommandations. La déclinaison à l’ensemble des agents se fait d’un commun accord lors de la journée de démarrage.

Déroulement :

Si la journée de démarrage est prioritairement sur site, l’ensemble de la mission peut aussi se faire en visio. Les outils sont donc à la portée de tous.  Par exemple Whattsapp ou skype pour ceux qui n’utilisent pas d’ordinateur ou bien les systèmes de visio comme teams, meet, zoom. Les budgets sont contraints… et vous pensez en lisant cet article que vous n’avez pas le budget surtout si vous êtes une petite municipalité ? Détrompez vous, les budgets s’adaptent à votre contexte avec un coût par salarié audité. Donc les petites équipes ont un budget qui s’adapte au contexte.

En option :

L’audit d’une organisation est un formidable outil de management. A ce titre, nous pensons très utile de prévoir avec vous la communication avec les agents. Le temps de restitution avec chaque agent lui permet de se sentir impliqué dans le plus de progrès qui suivra.
Ainsi nous vous proposons à l’occasion des entretiens d’utiliser un outil de diagnostic de comportement.

Le profil d’équipe et les profils par service permet aussi de visualiser une autre cartographie des individus qui composent les équipes. Non seulement, cela permet à chaque agent de recevoir son profil mais aussi c’est un réel outil de travail. L’outil est ludique, formidable outil dans la synergie d’équipes et dans la communication interpersonnelle.

Vous voulez tester, envoyez nous un mail et nous enverrons un lien pour le tester.

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