Animer une réunion
Préparer la réunion
- définir le thème de la réunion ou de l’atelier
- identifier les participants
- négocier le jour et l’heure de la réunion avec les participants
- définir l’ordre du jour
- réserver la salle de réunion
- envoyer les invitations (10 à 15 jours avant)
- préparer la réunion, anticiper les éventuelles questions
- préparer les supports éventuels
conduire une réunion suppose d’avoir défini avec précision l’objectif à atteindre, le ou les sujets à y aborder, dans quel ordre ou avec quelle méthode ?
Quand vous avez fait ça, vous avez fait 50 % du chemin pour que la réunion se passe bien, soit bien menée et atteigne les résultats escomptés.
Le jour de la réunion
- préparer le matériel éventuel
- agencer la salle
Puis animer une réunion
Au début de la réunion et quelque soit le type de réunion, la démarche doit :
- rappeler le sujet
- rappeler les objectifs de la réunion
- présenter la méthode
- fixer la ou les durées
- demander un feed-back sur cette façon de procéder
Le processus de réunion et de démarrage conditionne son efficacité :
- présenter clairement une problématique, une information ou un sujet
- recueillir les avis et les suggestions de l’ensemble des participants
- prendre une décision
- obtenir l’adhésion et le consensus du plus grand nombre.
L’importance d’une réunion participative
Bien évidemment, cet objectif de participation est fonction de la nature de l’objectif de la réunion.
Cette participation est d’autant plus facile si le groupe connaît et maîtrise sa zone d’autonomie et si, en tant qu’animateur de la réunion, vous mettez des techniques qui favorisent la participation et l’échange.
Le rôle de l’animateur est important car c’est lui qui dès le départ et du lien qu’il crée avec les participants qui amène chacun à être enthousiaste et avoir envie de contribuer.
Technique du tour de table pour animer une réunion
- poser des questions ouvertes et se mettre en attitude physique d’ouverture en balayant du regard l’ensemble des participants et si personne ne répond, changez la question !
- capter le non-verbal des participants et repérer celui qui a envie de parler mais qui n’ose pas commencer
- reformuler après une intervention pour valider ce que vous en avez compris
- faire une synthèse
Technique de la discussion pour animer une réunion
C’est la partie la plus délicate pour l’animateur qui doit rester vigilant à faire s’exprimer chacun en faisant respecter les règles du jeu.
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