auditer son organisation

Collectivités territoriales audit organisationnel

Date de mise à jour : 25/11/2022

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Collectivités territoriales audit organisationnel

Les collectivités territoriales, quelles que soient leur taille s’adaptent constamment à de nouvelles situations. Donc, elles réfléchissent constamment à leur organisation. La réalisation d’un audit organisationnel est ainsi une démarche de progrès et de conduite du changement.

L’audit organisationnel consiste à examiner l’organisation d’une collectivité territoriale afin de déterminer ses forces et ses faiblesses. Il sert à la fois à l’ensemble des agents qui la composent et les encadrants. Il sert également aux élus pour mieux comprendre comment la collectivité fonctionne, les améliorations possibles et les stratégies à mettre en place.

L’audit organisationnel permet aussi de mettre en place un plan d’action. Il sert à mieux comprendre l’organisation actuelle, et à mettre en place des améliorations. Cela permet aux élus de disposer de préconisations pour mettre en place leur feuille de route et de réfléchir à de nouvelles façons de faire. Un audit organisationnel nécessite généralement une étude approfondie de la structure même de la collectivité, ainsi que de ses procédures et pratiques.

Quelquefois, le résultat de l’audit organisationnel est la nécessité de devoir recruter de nouvelles ressources pour accomplir certaines tâches, ou pour réaliser les objectifs.

Beaucoup d’audits organisationnels sont réalisés sans que les résultats ne soient pas utilisés par la collectivité territoriale. Cela est souvent le cas lorsque l’audit organisationnel est mis en place sans communication préalable et sans les bénéfices que chaque agent pourra en retirer. L’audit n’est pas un contrôle du travail des agents, mais une occasion pour ces derniers d’exprimer leurs souhaits d’évolution et d’amélioration, de mise en place d’un nouveau logiciel ou procédures.

Si l’audit organisationnel n’est pas utilisé ou compris par les agents, il y a d’ailleurs de fortes chances que ce dernier ne rende pas les résultats escomptés. Il doit aussi être bien planifié pour obtenir les résultats souhaités. En revanche, il est intéressant de noter que les collectivités territoriales qui ont mené des audits organisationnels avec succès optimisent considérablement leurs fonctionnements et parfois avec des économies importantes au sein de certains postes avec un service amélioré aux usagers.

Alors, la spécificité de l’audit organisationnel au sein d’une collectivité territoriale tient à ces 3 points :

Élus et personnel territorial : Les collectivités territoriales font travailler ensemble des élus et des agents territoriaux. Les élus sont des forces de proposition dans la conduite des politiques publiques tout au long d’une mandature.

La relation avec les habitants : Les collectivités locales répondent aux attentes d’une population et du tissu économique d’un territoire. Les entreprises et organisations sont au cœur des services au public.

Le calendrier : L’activité d’une collectivité territoriale s’inscrit dans la durée et des échéances électorales. Les élections confortent les actions menées précédemment ou au contraire permettre de réorienter les politiques menées.

Collectivités territoriales audit organisationnel

Un audit organisationnel s’effectue souvent à l’occasion de l’arrivée de nouvelles équipes municipales. A chaque élection, de nombreuses équipes municipales se renouvellent. C’est aussi souvent le cas, à l’occasion de souhait d’amélioration du fonctionnement des services ou de conduite du changement.

Au démarrage d’une nouvelle mandature, le nouveau maire souhaite souvent faire un état des lieux de son organisation. De cet audit découle la mise en œuvre d’un plan d’action.

Collectivités territoriales un audit organisationnel : Accomplir un état des lieux

Pour cela il convient de faire un état des lieux en recensant toutes sortes d’informations et notamment :

  • L’analyse et la compréhension de l’organisation actuelle (rôle, responsabilités, missions de chaque agent)
  • Estimer la charge de travail de chacun
  • Comprendre sui fait quoi ? et comment ?
  • La description des processus et du périmètre d’informations, enchaînement des tâches, acteurs, digitalisation RH
  • L’appréciation des outils mis en place
  • La rencontre et l’entretien avec les intervenants de l’organisation (encadrement, coordonnateurs) afin de connaître les dysfonctionnements qu’ils peuvent ressentir
  • La détermination des risques et des contrôles.

Collectivités territoriales un audit organisationnel : Evaluer l’organisation

Après la phase d’analyse, il convient de mesurer et comprendre les raisons des dysfonctionnements. Ces derniers sont de tout ordre : actes de non-qualité, tâches non productives ou redondantes, non-respect des procédures mais aussi fort absentéisme, RPS etc…

Pour cela :

  • Identifier des indicateurs permettant de mesurer des axes de progrès et d’atteindre les objectifs à atteindre
  • Rédiger un rapport indiquant les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que les opportunités et les menaces de l’environnement.

Réaliser un audit organisationnel : faire des préconisations

A partir de l’état des lieux et des dysfonctionnements observés, il s’agit de proposer des pistes d’amélioration afin d’optimiser l’organisation (meilleur service, baisse des coûts, amélioration de la qualité). Ces améliorations passent par l’évaluation des meilleures pratiques et l’identification des leviers d’action.

Elles prennent par exemple d’un meilleur partage des informations ou d’une revue des processus et des procédures. Mais aussi d’une modification plus vaste de l’organisation des services ou enfin de la réalisation d’une cartographie des risques.

La réussite d’une mission d’audit organisationnel implique la participation active des acteurs concernés.

Une méthode éprouvée d’audit organisationnel.. simple mais efficace

Etape 1 : préparation de l’audit

But :

  • Préciser les objectifs de l’audit
  • Préciser les enjeux
  • Déterminer les atouts et les contraintes

Etape 2 : analyse terrain et entretiens

But :

  • Identifier et évaluer les activités du service
  • Faire l’état des lieux de son service (points forts/points faibles, objectifs en cours etc…)
  • Analyser les données qui permettent de préparer les entretiens individuels avec chaque agent du service

Entretiens individuels avec chaque agent

But :

  • Impliquer chaque membre de l’équipe dans la démarche de progrès
  • Valider les informations recueillies précédemment auprès de chaque agent
  • Analyser le poste et apprécier le potentiel d’adaptabilité et d’évolutivité de chaque membre (savoirs, savoirs faire, vouloir faire)

Etape 3 : restitution

Elle passe par la rédaction et la présentation d’un rapport de synthèse reprenant  la description de l’organisation des services, l’identification des anomalies (contrôle, fiabilité, tâches inutiles). Mais aussi les éléments relevant de l’adéquation compétences techniques et psychologiques de chaque agent au regard du poste occupé. Enfin, la formulation de recommandations. La déclinaison à l’ensemble des agents se fait d’un commun accord lors de la journée de démarrage.

Déroulement :

Si la journée de démarrage est prioritairement sur site, l’ensemble de la mission peut aussi se faire en Visio. Les outils sont donc à la portée de tous.  Par exemple WhatsApp ou Skype pour ceux qui n’utilisent pas d’ordinateur ou bien les systèmes de Visio comme teams, meet, zoom.
Les budgets sont contraints… et vous pensez en lisant cet article que vous n’avez pas le budget surtout si vous êtes une petite municipalité ? Détrompez-vous, les budgets s’adaptent à votre contexte avec un coût par salarié audité. Donc les petites équipes ont un budget qui s’adapte au contexte.

En option :

L’audit d’une organisation est un formidable outil de management. A ce titre, nous pensons très utile de prévoir avec vous la communication avec les agents. Le temps de restitution avec chaque agent lui permet de se sentir impliqué dans le plus de progrès qui suivra.
Ainsi nous vous proposons à l’occasion des entretiens d’utiliser un outil de diagnostic de comportement.

Le profil d’équipe et les profils par service permet aussi de visualiser une autre cartographie des individus qui composent les équipes. Non seulement, cela permet à chaque agent de recevoir son profil mais aussi c’est un réel outil de travail. L’outil est ludique, formidable outil dans la synergie d’équipes et dans la communication interpersonnelle.

Vous voulez tester, envoyez-nous un mail et nous enverrons un lien pour le tester.

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