Faire un audit au sein des petites collectivités territoriales
Les collectivités territoriales ou collectivités locales
Les collectivités territoriales, quelles que soient leur taille doivent constamment s’adapter à de nouvelles situations.
Vous êtes une collectivité locale ou une fonction publique territoriale et vous souhaitez réaliser un audit organisationnel de votre organisation qui s’inscrit dans une démarche de conduite du changement.
Les collectivités territoriales
Les collectivités territoriales ou collectivités locales ont 3 spécificités :
- Des élus et du personnel territorial
La collectivité territoriale et la collectivité locale ou la fonction publique territoriale ont la particularité de faire travailler ensemble des élus et des agents locaux ou territoriaux. Ces derniers mettent en œuvre les décisions des élus territoriaux ou municipaux.
- La relation avec les habitants
La collectivité territoriale et la fonction publique territoriale doivent répondre aux attentes de la population et des acteurs économiques du territoire (commerces, artisans etc.). La collectivité locale est au cœur des services rendus aux habitants. Mais la collectivité territoriale ou la collectivité locale doivent veiller à l’équilibre de ses finances publiques.
- Un calendrier dans le temps
Les actions de la collectivité territoriale et la fonction publique territoriale s’inscrivent dans la durée et le long terme mais sont rythmées par les échéances électorales. Les élections peuvent conforter les actions menées précédemment ou au contraire réorienter les politiques mises en place.
La réussite d’un audit organisationnel d’une collectivité territoriale ou d’une fonction publique territoriale implique :
- La mobilisation des acteurs concernés
- La proximité avec suffisamment de personnes du terrain (ce qui n’exclut pas le travail à distance car une réunion par visio permet d’atteindre le même résultat)
- La prise en compte des activités de l’emploi réelles et non prescrites
- La capitalisation et l’exploitation de toutes les données recueillies
Faire un audit organisationnel est donc une démarche qui vise à réaliser un diagnostic de l’organisation actuelle, l’évaluer, puis disposer de préconisations et de pistes d’amélioration.
- Accomplir un état des lieux et appréhender les besoins actuels de l’organisation. Pour cela il convient de faire un état des lieux en recensant toutes sortes d’informations.
- Evaluer l’organisation de la collectivité territoriale ou de la fonction publique territoriale : après la phase d’analyse, il convient de mesurer et comprendre les raisons des dysfonctionnements. Ces derniers peuvent être de tout ordre : actes de non‐qualité, tâches non productives ou redondantes, non‐respect des procédures mais aussi fort absentéisme, RPS etc. En ce qui concerne l’aspect financier, à partir des documents fournis, il pourra être évalué les grandes tendances passées en matière de gestion (dépenses, recettes, investissement, engagements déjà pris, gestion des achats, dette de la collectivité territoriale ou de la fonction publique territoriale).
- Faire des préconisations : à partir de l’état des lieux et des dysfonctionnements observés, il s’agit de proposer des pistes d’amélioration afin d’optimiser l’organisation (meilleur service, baisse des coûts, amélioration de la qualité). Ces améliorations passent par l’évaluation des meilleures pratiques et l’identification des leviers d’action.
Etablir la cartographie des emplois permet d’identifier pour chaque emploi, 3 choses :
- Le repérage des activités principales exercées pour exercer l’emploi
- Etablir le profil de chaque emploi avec les compétences requises
- Mettre chaque emploi en correspondance avec les besoins de l’organisation
La cartographie sert de base à l’écriture du plan de préconisations.
Les méthodes d’analyse pour l’état des lieux sont multiples et peuvent être choisies et/ou se combiner entre‐elles. Elles doivent s’intégrer dans les pratiques de la collectivité dans tous les cas.
Etape 1 : L’analyse documentaire et réunions de travail de démarrage de la mission
Il s’agit de prendre connaissance à travers les documents de l’organisation (fiches de postes, fiche de mission, projets de services, organigrammes, productions issues d’études déjà faites au sein de la collectivité, rapports d’activités, projets de service, délibérations, budgets, éléments financiers etc…), de l’organisation du travail et des emplois.
Le travail documentaire peut se faire en principe à distance pour une grande partie (dématérialisation de vos documents) : analyse des effectifs (ancienneté, formation etc..), étude masse salariale par Service etc… catégorisation des fiches de poste et identification d’emplois‐type et notamment identifier les emplois à partir du regroupement des postes de travail aux activités identiques ou très proches à partir de l’étude des documents consultés.
Etape 2 : Les entretiens
Ils peuvent s’organiser pour chaque poste de travail de manière individuelle. Ils peuvent aussi être collectifs au niveau d’un métier ou d’une unité de travail.
Les entretiens individuels sont une opportunité pour :
- Faire adhérer au projet
- Compréhension du changement pour développer l’engagement de chacun
- Développement de la transversalité
- Travail sur l’individu lui‐même : Ses motivations, Son autonomie, Sa responsabilité, Sa transmission du savoir, connaissances interservices, sa prise de décision
Les agents décrivent leurs activités. Chaque activité est définie en utilisant des indicateurs de fréquence, de temps, d’autonomie, d’interactions, d’émergence, de responsabilités, de connaissances et savoirs (faire + être) requises pour l’emploi, d’évolutions. Le recueil des données se fait dans une grille préétablie qui permet de recueillir les informations sous la même forme à chaque entretien et facilite le travail d’analyse des données afin de faire une synthèse des indicateurs communs.
Etape 3 : restitution de l’audit organisationnel
La restitution de l’audit organisationnel passe par la rédaction et la présentation d’un rapport de synthèse reprenant :
- La description de l’organisation des services (y compris les éléments financiers qui le concernent)
- L’identification des anomalies (contrôle, fiabilité, tâches inutiles)
- Les éléments relevant de l’adéquation compétences techniques et psychologiques de chaque agent au regard du poste occupé
- L’interprétation du profil de chaque agent
- La formulation de recommandations
La déclinaison à l’ensemble des agents se fera d’un commun accord lors de la journée de démarrage.
Démarrage : Semaine 1 (visio)
La visio permet de démarrer la mission immédiatement et de mettre en place une réunion à distance avec le maire, le président de la fonction publique territoriale, des élus, le responsable général des services, toute personne qui joue un rôle managérial dans l’organisation actuelle de la collectivité territoriale.
Envoi des documents organisationnels, gestion RH, financiers nécessaires à la mission.
Mise en place du plan de communication auprès des agents
Prise de contact avec chaque agent pour prendre rdv et pour exposer :
- Les raisons de l’entretien
- Le contexte général de la démarche : analyse prospective des emplois, analyse des situations de travail, élaboration de référentiels, activités, compétences
- Leur rôle dans la démarche
- Notre rôle
On peut également à ce stade prévoir la constitution d’un comité de pilotage. Néanmoins, le comité de pilotage n’est pas obligatoire pour une petite collectivité.
Entretiens avec les agents : Semaine 2
Réunion de synthèse et remise du rapport : Semaine 3
Réunion de synthèse, remise du rapport et déclinaison du plan d’action et d’accompagnement.
Une réunion de présentation peut être planifiée pour les agents avec un débrief collectif.
Avec ce calendrier, cela permet de mettre en place les premières actions concrètes le mois qui suit l’audit.
et un budget accessible
Coût par agent audité : 300 € HT/par agent audité. Cela comprend les réunions de démarrage, les entretiens individuels, la rédaction du rapport et des préconisations, la réunion de synthèse.
A cela s’ajoutera les frais de déplacements et d’hôtels éventuellement sur justificatifs.
Options : L’audit d’une organisation est un formidable outil de management. A ce titre, il convient de porter une attention toute particulière à prévoir une bonne communication avec les agents et un temps de restitution afin que chaque agent se sente impliquer dans le plus de progrès qui suivra. Ainsi nous proposons à l’occasion des entretiens d’utiliser un outil de diagnostic de comportement envoyé à chaque agent lors de sa prise de rendez-vous. Budget à prévoir : 50 € HT/profil
Un profil d’équipe sera constitué et permet de visualiser une autre cartographie des individus qui composent l’équipe. Cela permet également à chaque agent de recevoir son profil, un réel outil de travail dans la gestion des entretiens annuels et dans la synergie d’équipes. Le profil est un excellent facilitateur de communication très utile dans la mise en place des plans d’actions.
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Photo de Pedro Lastra sur Unsplash
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