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Tout savoir sur la gestion des congés payés

Date de mise à jour : 09/05/2024

Mot(s) clé(s) :

La gestion et le calcul congés payés, questions et réponses sur le calcul congés payés

Le calcul congés payés : jours ouvrés ou jours ouvrables

Les congés payés de vos salariés peuvent être décomptés en jours ouvrables (2,5 jour par mois donc 30 jours par an) et en jours ouvrés (2,08 jour par mois donc 24.96 jours arrondi à 25 à la fin de la période de référence). En pratique, si vos salariés travaillent du lundi au vendredi, il est plus facile pour tous de pratiquer le décompte en jours ouvrés car bien souvent si le salarié ne travaille pas le samedi, il ne comprend pas bien qu’on lui décompte des samedis.

Le calcul congés payés : les règles ont changé

Depuis le 1er juin 2012, il n’est plus nécessaire qu’un salarié ait travaillé 10 jours pour pouvoir acquérir des congés payés (fin de la condition d’ouverture des droits).

Les jeunes salariés et apprentis âgés de – de 21 ans, au 30 avril de l’année précédente, ont droit à 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés) de congés, quelle que soit leur ancienneté.

Mais seuls les jours réellement acquis en contrepartie de temps travaillé ou assimilé ouvrent droit à l’indemnité de congés payés. Autrement dit, les autres jours seront des congés sans solde. Ces derniers ne peuvent être imposés par l’employeur.

La notion d’acquisition des congés payés est rattachée à une notion de travail effectif. Sont considérés comme du temps de travail effectif dans l’acquisition des congés les accidents du travail ou de trajet, les congés conventionnels, les congés de maternité ou de paternité.

Point de vigilance : C’est l’entreprise qui accepte ou non les congés de ses salariés. Vous pouvez refuser la prise de congés d’un salarié qui, ne travaillant pas le mercredi, prend systématiquement des jeudis et vendredis !

Arrêts de travail et calcul congés payés

En l’état actuel du droit français, les arrêts de travail pour cause de maladie non professionnelle ne sont pas assimilés à du travail effectif pour la détermination de la durée du congé (sauf autres dispositions prévues par la convention collective). Cette règle est contraire à la réglementation européenne et devrait donc évoluer dans les prochaines années.

Le calcul congés payés : des jours supplémentaires pour les salariés de moins de 21 ans qui ont des enfants à charge

Depuis 2016, le salarié de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente a le droit à un congé supplémentaire de 2 jours par enfant à charge s’il est embauché en cours d’année (ce droit est réduit à un jour par enfant si le droit à congés acquis n’excède pas 6 jours ouvrables ou 5 jours ouvrés).

Les conditions pour en bénéficier ?

  1. L’enfant doit vivre au foyer
  2. L’enfant doit avoir mois de 15 ans au 30 avril de l’année en cours
  3. Aucune condition d’âge si l’enfant est en situation de handicap

Le droit à congés supplémentaires est également de 2 jours par enfant ne peut avoir pour effet de porter le droit à congés payés du salarié au-delà de 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés.

Exemple : Un salarié né en juin 2001 a un enfant d’1 an. Il a été embauché depuis le 1er janvier 2022 et a acquis au 30 avril 2022 : 8,32 jours ouvrés (10 jours ouvrables) de congés payés. Au 30 avril 2021, ce salarié avait 20 ans. Il peut donc bénéficier de deux jours supplémentaires.

Le calcul congés payés : quelles règles pour les congés temps partiels (travail à temps partiel) ?

Les droits à congés payés des salariés à temps partiel (travail à temps partiel) sont les mêmes que pour un salarié à temps plein. Le décompte suit des règles identiques : 6 jours ouvrables par semaine de congés ou 5 jours ouvrés. Il n’y a pas lieu de procéder à un prorata.

En pratique, l’employeur décompte les congés du 1er jour où le salarié aurait travaillé s’il n’était pas parti en vacances jusqu’à la veille de sa reprise en prenant en compte les jours non travaillés du fait de la répartition de l’horaire de travail du salarié .

Exemples de calcul congés payés :

► Prenons le cas d’un salarié qui travaille quatre jours par semaine, du lundi au jeudi inclus (on dit parfois que le salarié est à temps partiel (travail à temps partiel), à raison d’un 4/5e de temps). Nous supposerons que le droit aux congés payés est décompté selon la méthode des jours ouvrables, le salarié disposant d’un droit aux congés payés complet, c’est-à-dire de 30 jours.

Admettons que ce salarié est en congés payés à compter du jeudi 14 juillet au soir :
• le vendredi 15 et le samedi 16 ne sont pas comptés, ils ne seraient pas travaillés si le salarié n’était pas en congés payés ;
• la semaine du 18 au 24 juillet sera décomptée pour 6 jours ;
• la semaine du 25 au 31 juillet sera décomptée pour 6 jours ;
Nombre de jours de congés payés utilisés : 12.
En cas de décompte en jours ouvrés, le nombre de jours utilisés aurait été de 10 (0 jour la 1ère semaine, 5 jours la 2e et 5 jours la 3e).

► Un salarié est à temps partiel (travail à temps partiel), le mercredi. Son employeur déduit le mercredi s’il pose un congé le lundi et mardi. Mais ne le déduit pas s’il pose un jeudi et vendredi. On compte les jours de congés à partir du 1er jour d’absence qui est habituellement travaillé jusqu’à la veille du retour au poste de travail.

Un usage de plus en plus demandé par le salarié à temps partiel (travail à temps partiel) lorsque celui-ci n’est pas régulier

Un salarié travaille 2 jours par semaine (lundi et mardi) = il acquiert 0,83 * 12 = 10 jours par an.
S’il prend des congés du lundi 3 au samedi 8, vous lui décomptez deux jours de CP.
Vérifiez bien que ce mode de calcul en fin de période n’a en aucun cas lésé le salarié. En cas de présence de représentants du personnel, ce mode de calcul doit être validé par ces derniers.

Le calcul congés payés, questions et réponses

Prendre des congés payés est-il une obligation ?

Un salarié doit prendre ses congés payés, c’est à l’employeur de justifier qu’il a mis le salarié en mesure de les prendre. C’est ce que vient de confirmer la cour de cassation sur des congés non pris par un salarié.

En cas de litige sur des congés payés non pris, c’est à l’employeur de prouver qu’il a tout mis en œuvre pour que le salarié prenne ses congés.

Un accord d’entreprise peut prévoir les prises de congés payés sur une période précise. En l’absence d’un accord, c’est l’employeur qui définit la période de prise des congés payés après avis du CSE s’il y en a un.

Rappel du code du travail :

La période de prise doit comprendre au moins la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Dans le cadre de son pouvoir de direction, l’employeur organise les départs en congé afin que tous les congés payés soient pris en fin de période, hors absences imprévues, alimentation d’un compte épargne-temps.

Dans l’arrêt de la cour de cassation du 6 juillet 2022 : il s’agit d’une salarié démissionnaire qui réclame le paiement de 46 jours de congés non pris et qui avaient été perdus. En appel, les juges ont refusé de donner suite à la demande d’indemnisation arguant que des congés non pris sont perdus. Surtout si l’entreprise a informé le salarié préalablement et qu’il n’a nullement fait obstacle à la prise de congés.
Dans cet arrêt du 6 juillet, la Cour de cassation réitère que l’employeur doit, en quelque sorte, tout faire pour que le salarié prenne ses congés.

Prouver la prise des congés payés, que dit la jurisprudence antérieurement ?

Eh bien, la jurisprudence est constante au fil des années.

Ce n’est pas au salarié de démontrer pourquoi il n’a pas pris ses congés payés (cass. soc. 29 septembre 2021).

Ce n’est pas au salarié de démontrer que son employeur lui a refusé tout congé pour une année (cass. soc. 31 mai 2018).

C’est à l’employeur de prouver qu’il a accompli les diligences qui lui incombent légalement pour que le salarié prenne ses congés (cass. soc. 21 septembre 2017).

On sait qu’il incombe à l’employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé (cass. soc. 13 juin 2012).

En conclusion, il est de la responsabilité d’une entreprise :

  • de veiller à ce que chaque salarié exerce effectivement son droit à congé
  • de justifier qu’il a mis en œuvre tout ce que la loi exige de lui pour que le salarié prenne ses congés payés.

et le paiement congés payés est-il possible ?

Une indemnité n’est due au salarié s’il ne prend pas ses congés payés que s’il a été empêché de les prendre du fait de l’employeur (Cass. soc., 10 février 1998).

le salarié ne peut obtenir d’indemnité remplaçant les congés qu’à la condition que l’employeur se soit « opposé à la prise de congés (Cass. soc., 10 février 1998).

Les absences congés payés ou le calcul congés payés en cas d’absence ?

C’est la durée de l’absence qui vient se déduire du salaire brut lors d’une prise de congés payés par le salarié.

L’absence congés payés se calcule selon la « méthode du maintien » ou du 10e et, calcul congés payés sur le calendrier réel ou calendrier théorique

calcul congés payés en jours ouvrés : Base maintien (cumul 12 mois en cours ou antérieur) / Nb jours ouvrés selon le calendrier x Nb de jours pris

calcul congés payés en jours ouvrables : Base maintien (cumul 12 mois en cours ou antérieur) / Nb jours ouvrables selon le calendrier x Nb de jours pris

Exemple de calcul congés payés  en jours ouvrés :

Absence 5 jours congés payés du 2 au 6 mai 2022,

Décompte des CP en jours ouvrés

Nombre de jours ouvrés en mai 2022 = 22 jours

Assiette congés payés sur mois en cours = 3000 €

Montant de l’absence sur le bulletin du mois de mai 2022 = 3000 € / 22 x 5 jours = 681,81 €.

Le calcul congés payés sur un calendrier « théorique »

Jours ouvrés : Base maintien (cumul 12 mois en cours ou antérieur) / 21,67 * Nb jours pris

Jours ouvrables : Base maintien (cumul 12 mois en cours ou antérieur) / 26 * Nb jours pris

 

Exemple de calcul congés payés sur un calendrier théorique :

Absence 5 jours Congés payés du 2 au 6 mai 2022,

Décompte des CP en jours ouvrés

Assiette congés payés sur mois en cours = 3000 €

Montant de l’absence sur le bulletin du mois de mai 2022 = 3000 € / 21,67 x 5 jours = 692,20 €.

 

Le calcul congés payés et l’indemnité congés payés

C’est l’indemnité versée sur le bulletin en contrepartie de l’absence congés payés.

Le code du travail impose de comparer 2 méthodes pour le calcul de l’indemnité des congés payés.

calcul congés payés avec la méthode du maintien de salaire qui correspond à une valorisation des congés payés sur le salaire « habituel » du salarié et dont le calcul peut se faire sur calendrier réel ou théorique.

calcul congés payés avec la méthode du 10e qui correspond à une valorisation des congés payés au 10e de la rémunération brute perçue au cours de la période de référence.

Pour une période de référence complète (12 mois), on a en

Jours ouvrés : Base assiette congés payés 10eme x 10% x Nb jours pris / 25

Jours ouvrables : Base assiette congés payés 10eme x 10% x Nb jours pris / 30

 

Exemples de calcul congés payés :

Assiette congés payés de la base 10e = 36.000 €

Décompte des CP en jours ouvrés

Absence 5 jours Congés payés du 2 au 6 mai 2022,

Montant de l’absence sur le bulletin du mois de mai 2022 = 36000 € x 10 % x 5 jours / 25 = 720 €

Décompte des CP en jours ouvrables

Absence 5 jours Congés payés du 2 au 7 mai 2022,

Montant de l’absence sur le bulletin du mois de mai 2022 = 36000 € x 10 % x 6 jours / 30 = 720 €

Pour une période de référence qui n’est pas complète (arrivée ou départ en cours d’année), on a en

Jours ouvrés : Base assiette congés payés 10eme x 10% /Nombre mois de la période x 12 / 25 x nombre de jours pris

Jours ouvrables : Base assiette congés payés 10eme x 10% /Nombre mois de la période x 12 / 30 x nombre de jours pris

Exemples :

Assiette congés payés de la base 10e = 30.000 € (10 mois de présence)

Décompte des CP en jours ouvrés

Absence 5 jours Congés payés du 2 au 6 mai 2022,

Montant de l’absence sur le bulletin du mois de mai 2022 = 30000 € x 10 % /10 x 12 / 25 x 5 jours pris = 720 €

Décompte des CP en jours ouvrables

Absence 5 jours Congés payés du 2 au 7 mai 2022,

Montant de l’absence sur le bulletin du mois de mai 2022 = 30000 € x 10 % /10 x 12 / 30 x 6 jours pris = 720 €

Indemnité compensatrice de congés payés

C’est l’indemnité qui est versée au salarié qui part de l’entreprise. L’indemnité correspond aux jours de congés payés non pris restant sur son compteur.

Période de référence des congés payés

La période de référence légale pour le calcul des congés payés du salarié est fixé du 1er juin N au 31 mai N+1.

Des accords d’entreprise peuvent prévoir une période différente.

Certaines entreprises (comme le bâtiment et les artistes) dépendent de caisse de congés payés (avec une période de référence allant du 1er avril au 31 mars).

Exemple : en mai 2022, la période de référence N (2021-2022) va se clôturer (congés payés acquis entre le 1er juin 2021 et 31 mai 2022.

Les règles de prise des congés payés

La période de référence d’acquisition des congés

Les congés payés s’acquièrent en principe du 1er juin au 31 mai, ou du 1er avril d’une année au 31 mars de l’année suivante pour les entreprises affiliées à une caisse de congés payés.
Un accord collectif peut fixer des périodes différentes, par exemple, sur l’exercice fiscal ou l’exercice civil.

La prise de congés payés : deux suggestions

• Les congés payés sont faits pour être pris et ne peuvent pas, en principe, être convertis en une indemnité. En pratique, il arrive que le salarié vous demande de lui en payer une partie (5e semaine par exemple).

• Veillez au niveau du compteur à donner les dates limites pour la prise des congés payés. Si vous dites à un salarié de prendre ses CP/RTT avant une date limite, les CP non pris seront perdus.

Attention, si vous avez pris l’habitude de « reporter les compteurs », c’est devenu un usage et il convient de le dénoncer par écrit à chaque salarié avec un délai de prévenance suffisant.

Au salarié qui soutenait avoir été privé de ses congés payés annuels, la Cour de cassation a affirmé qu’il revenait à l’employeur de prouver qu’il avait tout mis en œuvre pour que le salarié puisse prendre ses congés annuels et non au salarié de prouver qu’il s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés du fait de l’employeur. Il a donc donné raison au salarié.
Jurisprudence du 13 juin 2012

Changer les dates de congés au dernier moment

Maniez cette pratique avec précaution. En cas de circonstances exceptionnelles et contraignantes, vous pouvez le faire par écrit moins d’un mois avant le départ du ou des salariés.
Le salarié ne peut en principe refuser, mais il faut que les circonstances qui l’imposent le justifient.

Départ anticipé, retour tardif du salarié, que faire ?

En aucun cas ce n’est pas au salarié à fixer ses dates de congés : les tribunaux ont ainsi considéré comme une faute grave le salarié qui avait unilatéralement décidé de ses congés payés (Cour Cass janvier 2005), ou passé outre délibérément le refus de l’employeurs (Cour Cass mars 2001).

Les raisons sont nombreuses : retard d’un vol de retour, panne de voiture, accident, intempéries… toutes ces raisons peuvent être invoquées par le salarié. Juridiquement, le salarié doit respecter les dates de prise des congés payés qui lui ont été fixées (d’où l’importance d’une procédure claire de dépôt et d’acceptation d’un congé).

2 situations :

  • Le salarié prévient de son retard et l’explication qu’il donne semble valable, demandez lui de poser des CP supplémentaires ou des RTT. ce n’est pas un droit néanmoins et vous pouvez considérer que cette absence non autorisée ne peut être rémunérée (congé sans solde ou absence non autorisée).
  • Le salarié ne prévient pas il se contente juste de revenir un jour plus tard. le non respect des dates peut alors donner lieu à une sanction disciplinaire : avertissement, blâme voire mise à pied si son absence porte préjudice à l’entreprise.

La seule absence du salarié peut suffire à justifier un licenciement Cour Cass. 23 mars 2004.

Le jour de solidarité ne peut aboutir à enlever un jour de CP au salarié.

Normalement, la prise des congés payés au sein des organisations se font d’un commun accord entre les salariés et son entreprise.

Lorsque l’entreprise « ferme » en août, ou la semaine entre Noël et le jour de l’an, la prise des congés payés peut être imposés.

Même si l’entreprise ne « ferme » pas. Un accord d’entreprise peut définir la période des congés payés et l’ordre des départs en congé des salariés sur certaines périodes.

Que dit le code du travail sur la fixation des congés payés ?

C’est l’employeur qui définit la période de prise des congés payés et l’ordre des départs, en tenant compte des critères légaux (ex. : situation de famille des salariés) et après avis du CSE (c. trav. L. 3141-16).

En matière de congés payés, c’est donc l’employeur qui a le dernier mot sur la prise des congés et qui peut décider de refuser une demande de congé d’un salarié. Le salarié ne peut donc pas prendre des congés sans autorisation préalable de son entreprise.

L’ordre des départs de prise de congés payés doit être communiqué, par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ (C. trav., art. D. 3141-6).

À défaut de stipulations conventionnelles, l’employeur ne peut modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue (C. trav., art. L. 3141-16).

Quelles évolutions de la jurisprudence congés payés ?

« Le salarié ne peut partir en congés payés qu’avec l’autorisation préalable de son employeur. À défaut, il peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire pouvant aller, selon le contexte, du simple avertissement au licenciement pour faute grave» (Cour de Cass du 2 décembre 1998)

« Le silence de l’employeur peut valoir acceptation des congés payés faute de consigne imposant l’accord exprès de l’employeur ». C’est ce que vient de rappeler la cour de cassation, en l’état, le salarié a fait une demande verbale d’une journée de congé et l’employeur est resté silencieux après sa demande. Le salarié légitimement considère une acceptation tacite.  L’employeur a alors sanctionné le salarié par un avertissement. Le Salarié a contesté et demandé aux juges de l’annuler. Le salarié obtient gain de cause en prouvant sa demande orale de congé et de l’absence de refus de son employeur ». (Cour Cass. 6 avril 2022).

À noter qu’en cas de litige, il y a une jurisprudence constante qu’il revient à l’employeur d’apporter la preuve.

Un évènement familial permet-il le report de la prise des congés ?

« Si l’événement familial a lieu pendant les congés payés, le salarié ne peut prétendre au bénéfice des congés pour évènement familial. Il n’a droit ni à une indemnisation ni à une prolongation de ses congés payés » (Cour Cass. 11 octobre 1994).

La prise des congés payés sont-ils reportables ?

Dans tous les cas, un report ne peut résulter que de l’accord des parties [1].

Un salarié empêché par l’employeur de prendre ses congés a droit à une indemnité compensatrice [2]

Motif
Quid des soldes de congés payés ?
Maladie non professionnelle En cas d’arrêt de travail pour maladie survenu pendant son congé annuel payé, le salarié a le droit de récupérer ultérieurement la période de congé d’une durée équivalente à celle de sa maladie [3].
Accident du travail et maladie professionnelle Report, même en cas de rechute [4].
Accident de trajet Par un revirement de la jurisprudence, la Cour de cassation décide d’aligner le régime de l’accident de trajet sur celui de l’accident du travail pour le calcul de la durée du congé payé légal [5]. A ce titre, le salarié bénéficiera de la même façon d’un report.
Congés de maternité et d’adoption Report, quelle que soit la période de congés payés.
Congé parental d’éducation Pas de report au-delà de la période de prise des congés payés selon les tribunaux français.
Report pour la jurisprudence européenne [6].

[1]Cour de cassation, juin 2007
[2]Cour de cassation, mars 2004.
[3]Cour de Justice de l’Union européenne (CJUE), 21 juin 2012
[4]Cour de cassation, 16 février 2012.
[5]Cour de cassation, 3 juillet 2012.
[6]CJUE, avril 2010.

Les congés de fractionnement

Ils sont obligatoires. Peu importe que le salarié en soit à l’origine ou non. Toutefois, ils ne sont pas dus, lorsque le salarié a renoncé expressément et de manière écrite à ces jours supplémentaires ou que ces jours sont supprimés expressément par un accord d’entreprise.

Un accord collectif d’entreprise peut écarter les jours de fractionnement sans que l’accord du salarié soit nécessaire. Cour Cass., 1er décembre 2005

L’anticipation de congés

Votre entreprise peut fermer pendant l’été ou entre Noël et le jour de l’an. Certains salariés n’ont peut-être plus ou pas assez d’acquis. Comment les gérer ?

Plusieurs possibilités :
– recourir à des jours RTT,
– accepter la prise de congés anticipés,
– faire prendre des jours de congés sans solde.

Un salarié peut-il partir en congés payés sans accord de son entreprise ?

C’est l’employeur qui décide seul de l’organisation des congés payés de son salarié.

Que dit le code du travail en matière de prise des congés ?

« un salarié ne décide pas seul de ses dates de congés payés. C’est un accord d’entreprise ou d’établissement qui définit la période des congés payés et l’ordre des départs en congés payés et faute d’un tel accord, c’est l’employeur qui définit la période des congés payés et l’ordre des départ en tenant compte des critères légaux et après consultation du CSE » c. trav. art. L.3141-15 et L.3141-16.

Dans de nombreuses PME, les modalités fixées par l’employeur sont portées à la connaissance de l’entreprise par voie d’affichage physique ou électronique.

Sans information explicite, la cour de cassation dans un arrêt du 6 avril 2022, vient de répondre à cette question par la positive.

Oui, un salarié peut partir en congés payés l’esprit serein en l’absence de consigne de son employeur imposant son accord exprès.

Affaire du 6 avril 2022, les faits :

Un employeur a donné un avertissement à son salarié parce qu’il a pris une journée de congé payé sans l’avoir demandée et donc sans autorisation explicite.

D’un côté le salarié estime qu’il a fait une demande verbale avec un accord tacite de son employeur puisque resté silencieux

De l’autre l’employeur explique que son silence ne vaut pas accord.

jurisprudences congés payés

La cour de cassation a donné raison au salarié qui a prouvé sa demande verbale de son congé et a confirmé qu’en l’absence de refus exprès de l’employeur et d’existence d’une procédure claire, le salarié pouvait légitimement considérer sa demande comme acceptée.

A bon entendeur !

 

 

 

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