Quelle surveillance des salariés ?

La surveillance des salariés, de quoi s’agit-il ?

En matière de surveillance des salariés, les litiges se multipliant avec le développement des technologies d’information et de communication, rédigez une charte au sein de votre entreprise, qui vous protège et vous permette de préciser à vos collaborateurs les bonnes pratiques à suivre.

Vous pourrez y formaliser aussi des interdictions pour renforcer votre sécurité informatique.

Regardons les différents dispositifs de surveillance des salariés :

La surveillance des salariés par la vidéosurveillance

Vous pouvez effectuer une vidéo surveillance des salariés mais pas à leur insu. Celle-ci est autorisée sous réserve d’information préalable des salariés, de consultation des représentants du personnel et de déclaration auprès de la CNIL.

Arrêt de la Cour : pas de surveillance des salariés clandestinement !
« Convaincue qu’une factrice ouvrait certaines enveloppes. La Poste avait confondu l’intéressée en faisant passer entre ses mains des lettres piégées qui avaient la particularité de diffuser une encre bleue si elles étaient ouvertes. Or si l’employeur a le droit de contrôler et de surveiller l’activité du personnel pendant le temps de travail, il ne peut pas mettre en œuvre un dispositif de contrôle clandestin. ».
Dans ce cas, le licenciement pour faute grave devient sans cause réelle et sérieuse. (Cour de cassation, 4 juillet 2012).

La surveillance des salariés par les emails et courriers

Par emails, il faut comprendre les courriers reçus au nom du salarié et emails salariés

► Vous pouvez les ouvrir tant qu’ils ne comportent pas de mention les identifiant comme « personnels ».
Ils sont librement consultables sauf mention contraire (privé, personnel) portée sur le courriel.

« Les courriels adressés ou reçus par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel. L’employeur est en droit de les ouvrir en l’absence de l’intéressé, sauf s’ils sont identifiés comme personnels » (Cour de cassation, 2 Juin 2016).

Sur la messagerie personnelle (si ce dernier l’a installé sur son poste, la Cour de Cassation vient de préciser :

« Accéder à la messagerie personnelle d’une salariée sans son autorisation (et en l’occurrence, utiliser des messages comme mode de preuve) était illicite. A l’évidence, un tel compte de messagerie est personnel et distinct de la messagerie professionnelle sans qu’il soit besoin d’une mention « privé ou personnel ». La présomption selon laquelle toutes les informations qui circulent via l’ordinateur professionnel ont un caractère professionnel doit être écartée dès lors que les messages sont sur la messagerie personnelle (distincte de la messagerie professionnelle).» (Cour de cassation, 23 octobre 2019).

La surveillance des salariés sur les réseaux sociaux et internet

► Il appartient au salarié de tenir des propos « normaux » à l’encontre de son entreprise et de ses dirigeants sur internet et notamment sur les réseaux sociaux. L’exercice de la liberté d’expression des salariés en dehors de l’entreprise a des limites.

► La loi valide l’utilisation personnelle d’internet par les salariés dès lors que cette utilisation reste raisonnable. Vous pouvez aussi « bloquer » l’accès à certains sites non autorisés. Tout comme la vidéosurveillance, si vous mettez en place des procédures d’information préalable des salariés et représentants du personnel.

Vous pouvez interdire à vos salariés l’accès à la connexion internet professionnelle à des fins personnelles sous réserve que cette restriction soit justifiée et proportionnée à la nature de la tâche à accomplir .
Vous pouvez même installer un logiciel sur les ordinateurs de vos salariés pour surveiller leur connexion. Mais attention, si vous décidez d’installer un tel logiciel, vous devez en informer le comité d’entreprise, les salariés et la CNIL (www.cnil.fr ).

La surveillance des salariés sur l’ordinateur de l’entreprise

Les fichiers et documents contenus sur l’ordinateur de l’entreprise

► Seuls sont protégés les fichiers expressément référencés comme personnels. Ceux-ci ne seront consultables qu’en présence du salarié. La position des juges est bien établie : les fichiers créés par un salarié sur l’ordinateur mis à sa disposition sont présumés être professionnels.

Une clé USB, même si elle appartient à votre salarié, du moment qu’elle est connectée à son ordinateur professionnel, peut être consultée sans que cela nécessité la présence de votre salarié. (Cour de cassation, 13 février 2013).

► Le salarié doit communiquer ses mots de passe en cas d’absence de son poste de travail. En effet, cette communication est susceptible d’être nécessaire à l’employeur dans le cadre de la poursuite de l’activité de l’entreprise.

En cas de refus, le salarié peut être sanctionné dans la mesure où il a obligation de loyauté même hors de son temps de travail. Il risque un licenciement pour cause réelle et sérieuse.

Quelle utilisation du téléphone en entreprise ?

• Votre salarié passe de nombreux appels privés avec le téléphone de l’entreprise. Si vous ne pouvez pas récupérer le coût des appels sur son salaire, vous pouvez le refacturer du coût de ses appels clairement établis (avec justificatifs) et le déduire du remboursement de ses frais éventuels.
• Le contrôle des appels de vos salariés à partir de leur poste ou des relevés de téléphones (durée, coût) est légal. Le salarié n’a pas à en être informé à l’avance. Par contre, vous ne devez pas enregistrer d’appels sans information préalable du salarié.

L’utilisation du téléphone et quid de l’enregistrement des appels ?

La CNIL a défini les utilisations possibles pour

• • former ses salariés
  • évaluer
  • améliorer la qualité du service

Les conditions de mise en place ?

• L’employeur ne doit collecter et traiter que les informations nécessaires à l’objectif poursuivi (données d’identification du salarié et de l’évaluateur, informations techniques relatives à l’appel, évaluation professionnelle du salarié).
• Le dispositif ne peut pas être permanent ou systématique
• mettre à disposition des salariés des lignes téléphoniques non reliées au système d’enregistrement ou un dispositif technique permettant de suspendre un enregistrement (appels personnels).
• l’enregistrement des appels ne peut être couplé à un système de captures d’écran du poste informatique des salariés.
• durée de conservation des données des appels limitées à 6 mois.

Information des personnes ?

• Le DPO qui doit être associé à la mise en oeuvre des enregistrements des appels
• Les partenaires sociaux doivent être informées et consultées avant toute installation.
• Toutes les parties intéressées (clients, salariés, fournisseurs etc…) doivent être informées de l’existence du dispositif, des finalités poursuivies, de la durée de conservation, de leur droit d’opposition, de leur droit d’accès et de rectification dès le début de la conversation téléphonique.

L’utilisation du téléphone portable salarié

Vous souhaitez imposer un téléphone portable à votre salarié, peut-il refuser ?
En principe non, sauf si l’attribution du téléphone portable s’accompagne d’un accroissement de responsabilités . Toutefois, vous ne pouvez pas imposer à votre salarié de répondre en dehors de ses heures de travail, sauf à mettre en place des astreintes.

Vous souhaitez retirer à votre salarié un téléphone portable mis à sa disposition, est-ce si simple !

Oui, car c’est un simple outil de travail, et vous êtes entièrement libre de le retirer ! Sauf si la suppression s’accompagne d’une modification des fonctions du salarié !

Toutefois, si vous mettez le téléphone portable à disposition de votre salarié à titre permanent, et en autorisez l’usage privé, le téléphone est considéré comme un avantage en nature.

La suppression d’un avantage en nature nécessite systématique l’accord de votre salarié.

L’utilisation du téléphone : quelques principes utiles

Notifiez à votre salarié les conditions d’utilisation.

Dans une clause ou un avenant du contrat de travail, précisez :

• le modèle du téléphone mise à sa disposition,
• les conditions d’abonnement : si, par exemple, a lieu un remboursement partiel, l’entreprise ne prend pas en charge par les SMS envoyés avec le téléphone portable.
• Pour prévenir des mauvaises surprises, rédigez et faites signer l’avenant avant la mise à disposition du téléphone !

Veillez à la bonne utilisation
Contrôlez les relevés téléphoniques, c’est autorisé ! Vous avez le droit de vérifier les dates, les durées, les coûts et les numéros de téléphone composés par votre salarié, et ce sans l’avertir !
L’utilisation du téléphone professionnel à des fins personnelles est admise à condition qu’elle demeure raisonnable et qu’elle ne vous porte pas préjudice.

Questions/réponses données par la jurisprudence sur la surveillance des salariés et l’utilisation du téléphone

L’employeur peut-il bannir l’usage portable personnel pendant le temps de travail ?

Dans un arrêt du 6 novembre 2019, la Cour de Cassation a considéré que l’interdiction générale et absolue d’utiliser le téléphone portable personnel sur le lieu de travail et pendant les horaires de travail était abusive.

La haute juridiction se fonde sur l’art. L. 1121-1 du code du travail « l’employeur ne peut pas apporter des restrictions aux droits des salariés et à leurs libertés individuelles non justifiées par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnées au but recherché. Il peut y avoir des exceptions notamment s’il s’agit des postes en relation avec la clientèle, impliquant un risque particulier (travail sur échafaudage, travail posté, conduite de véhicules, etc.).

L’employeur peut-il reprendre le téléphone portable professionnel confié au salarié ?

Dans un arrêt de la cour de cassation du 27 octobre 2004, si le téléphone portable n’est pas un avantage en nature mais un simple outil de travail, l’employeur peut le retirer sauf pour motif non objectif et discriminatoire ou s’inscrit dans le cadre d’un harcèlement moral.

L’utilisation du téléphone portable salarié peut-elle justifier son licenciement ?

Dans un arrêt de la cour de cassation du 2 février 2011, n’est pas justifié le licenciement motivé par l’usage abusif du téléphone portable alors qu’une utilisation privée était tolérée dans l’entreprise et que le salarié n’avait pas fait l’objet d’une mise en garde ni de remarques antérieures

Dans un arrêt de la cour d’appel du 2 juillet 2008, est justifié par une faute simple le licenciement du salarié ayant passé des appels téléphoniques en dehors des horaires de travail avec le portable mis à sa disposition par l’employeur.

 

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