Exemple d’une charte de frais professionnels en entreprise

Une charte de remboursement de frais professionnels est un outil qui évite bien des contentieux.

Ce modèle peut constituer une bonne base de travail à adapter à votre entreprise.

Procédure de remboursement de frais professionnels

Introduction

Le présent document a pour objectif de définir le processus et les normes de remboursement des frais engagés par les salariés de l’entreprise dans le cadre de leur fonction. Il s’articule autour des points suivants :

1. Processus

Définition du processus de remboursement des frais engagés

• Périodicité
• Nature des frais
• Forme
• Validation

2. Conditions pour que les frais soient professionnels

Définition des conditions dans lesquelles des frais peuvent être engagés :

• Frais de mission
• Frais de développement commercial, marketing & communication

3. Distinction des différentes natures de frais

Pour chaque nature de frais, sont précisés :

• Le cas dans lequel les frais sont autorisés et remboursés, les personnes habilitées à engager la dépense de cette nature, les plafonds de dépense éventuels
• La base de remboursement et les modalités de calcul des montants remboursés
• Les justificatifs à fournir

1. PROCESSUS

•  La périodicité

La note de frais est mensuelle et doit être envoyée une fois par mois (avant le 25 du mois pour être prise en compte dans la paie du mois). Les frais M remis après M+2 ne seront plus remboursés.

•  La note de frais

Un formulaire est utilisé pour détailler les frais (ou saisi directement sur l’outil de gestion des frais).

Une note de frais est établie par code charge (ex : un collaborateur travaillant sur 2 chantiers ou 2 missions différentes doit établir 2 notes de frais distinctes). Le collaborateur obtiendra le code charge auprès du chef de projet de la mission, du chantier ou du projet.

La note de frais est établie en euros. En cas de dépenses engagées en devises, les taux de change utilisés doivent être précisés dans la colonne Devise pour chaque ligne concernée.

•  Les justificatifs

Les justificatifs à fournir doivent être classés dans une enveloppe par nature de frais :

• Le nom du collaborateur
• Le nom du chef de projet de la mission
• La période

Les enveloppes de justificatifs doivent être agrafées à la note de frais.

• Validation

Chaque note de frais, accompagnée des justificatifs, fait l’objet d’une validation par N+1 (justification des frais par rapport à la mission, respect des normes). Les frais ne seront pas remboursés jusqu’à obtention par la personne concernée de la validation prévue.

Après validation, la note de frais est déposée à la comptabilité qui transmettra l’information pour la paie.

•  Remboursement

Le remboursement de la note de frais est effectué en même temps que le virement de paie. Ainsi pour qu’il soit pris en compte sur la paie du mois, il doit être transmis à la comptabilité au plus tard le 25 du mois. Au-delà il sera remboursé le mois suivant.

2. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les frais professionnels donnant lieu à remboursement sur la base de notes de frais sont :

• Les frais de mission

Sont considérés comme frais de mission, toutes les natures de frais directement liés à l’exécution d’un contrat actif et dont les normes sont précisées au 3.

Ces normes concernent uniquement les modalités de remboursement aux collaborateurs des frais engagés.

• Les frais de développement commercial, marketing & communication

Les frais de développement commercial, marketing & communication concernent les différents frais relatifs aux actions commerciales pour commercialiser un bien, développer un projet, mettre en place une action de communication ou marketing.

Cela concerne des frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement si nécessité. Les normes sont également précisées au chapitre suivant.

Seuls les chefs de projet et managers sont habilités à engager des frais ci-avant précisés. Ils devront formellement être validés par un Associé pour être remboursés.

L’imputation des frais de développement suit la règle suivante :

• Pour les frais liés à l’élaboration de propositions ou une action commerciale, marketing & communication identifiée sur un compte défini : imputation sur codes contrat développement.
• Pour les frais de prospection (participation à une conférence, salons, présentation de l’offre de l’entreprise, approche commerciale d’un nouveau prospect etc… : imputation sur le code développement général de l’entreprise concernée.

3. RÈGLES PAR NATURE DE FRAIS

•  Frais de déplacement

Seuls les frais suivants sont remboursés à l’exclusion de tout autre frais.

• Transport en commun

Norme : Paris/RP : Ne sont remboursables que les déplacements en dehors des zones desservies par les transports en commun (carte Navigo). Province et étranger : tout transport en commun à caractère professionnel (déplacement gare, hôtel, lieu d’intervention).

Base de remboursement :  Paris / RP : Billets individuels : 100 % du prix du billet si le trajet est dans la norme. Province et étranger : 100 % du billet ou de la carte abonnement (si la récurrence justifie un abonnement)

Justificatifs à fournir : Billets avec annotation de l’objet du déplacement

• Taxis/Uber/VTC

Norme : Paris/RP : ne sont remboursables à titre exceptionnel que les frais correspondants à des déplacements pour lesquels les transports en commun ne représentent pas une alternative satisfaisante notamment en cas de déplacement à des heures matinales ou tardives. Province et étranger : tous les trajets en province ou à l’étranger sont intégralement remboursés dès lors qu’ils correspondent à un déplacement nécessaire à la réalisation de la mission (trajets gare ou aéroport, hôtel, lieu de travail).

Base de remboursement : 100 % de la dépense.

Justificatifs à fournir : Reçu du taxi, Uber ou VTC devant nécessairement comporter

• Le lieu du départ
• Le lieu d’arrivé
• La date
• L’heure du déplacement

• Véhicule personnel (auto – moto)

 Principe : L’utilisation du véhicule personnel donne lieu à remboursement des frais dans les cas suivants :

• Trajet domicile – aéroport (Orly, Roissy) ou Gare
• Trajet domicile – mission chez un client, un chantier ou un prospect si celui-ci représente moins de 80 kilomètres aller-retour et qu’il ne peut pas se faire facilement en transport en commun
• Tout autre trajet ne pourra être remboursé qu’après l’accord écrit d’un des associés.

Base du remboursement : En fonction de la puissance fiscale du véhicule, sur la base du barème fiscal. Les frais de stationnement et les frais de péage peuvent être remboursés en sus de l’indemnité kilométrique. Les frais de carburant seulement lorsqu’il s’agit d’une voiture de location (en lieu et place des indemnités kilométriques).

Justificatifs à fournir : Les indemnités kilométriques devront être justifiés. Aucun frais kilométrique ne peut être remboursé sans fourniture préalable chaque début d’année

• Attestation assurance (permettant les trajets professionnels)
• Copie carte grise véhicule (à son nom)
• Copie permis de conduire

Pour les trajets individuels supérieurs à 80 km AR ou pour une distance parcourue de plus de 150 kms sur une semaine, validation de la notre de frais par un des associés.

Pour les péages et frais de stationnement : originaux des reçus. 

• Avion

Norme : Le déplacement en avion est autorisé dès que le déplacement en train dure plus de 3 heures ou bien s’il représente un avantage tarifaire par rapport au train. Est remboursé le voyage en classe économique pour les déplacements en Europe et en classe affaires pour les déplacements intercontinentaux.

Base du remboursement : 100 % du prix du billet ou de la carte d’abonnement

 Justificatifs à fournir : Original du reçu passager (dernier feuillet du billet) accompagné de toutes les cartes d’embarquement, facture du billet et de la carte d’abonnement.

• Train

Norme : Est remboursé le voyage en 1^ère classe pour tout trajet supérieur à 2 h de voyage. En cas de voyages fréquents sur une même ligne, le remboursement s’effectue sur la base du prix de l’abonnement et des billets au tarif abonné (1^ère et 2^ème classe selon la même norme). Les cartes d’abonnement tout réseau SNCF ne sont pas remboursées sauf accord préalable d’un associé. Les personnes disposant de cartes de réduction personnelle (familles nombreuses, carte jeune….) sont priées d’obtenir les réductions correspondantes.

Base du remboursement : Billets sans abonnement : prix du billet en 1^ère ou en 2^e classe, selon la durée du voyage, en plein tarif ou avec la réduction personnelle obtenue.

Justificatifs à fournir : Originaux des billets et photocopie des cartes d’abonnement avec original du reçu.

• Véhicule de location

Norme : L’utilisation de véhicule de location est autorisée si la situation du lieu de travail rend difficile ou plus onéreuse l’utilisation de VTC ou Taxis et si le collaborateur n’a pas de véhicule de service ou de société. Pour tout déplacement jusqu’à 3 personnes, la location se fait en catégorie A. Pour des déplacements à plus de 3 personnes, la location peut se faire en catégorie C.

Outre les frais de location, sont également remboursés les frais de carburant, les péages et les frais de stationnement.

Base du remboursement : 100 % des frais réels, à concurrence des tarifs correspondant aux normes ci-dessus.

 Justificatifs à fournir : Facture originale de location, note des frais de carburant, de péage et de stationnement.

Le justificatif doit être à l’ordre d’une de l’Entreprise et faire apparaître le montant de la TVA. En cas d’absence répétée des éléments permettant la récupération de la TVA mentionnés ci-dessus, seul le montant hors TVA sera remboursé. 

• Frais de repas

Seuls les frais suivants sont remboursés à l’exclusion de tout autre frais : 

• Frais individuels de repas

 Sont uniquement concernés les frais individuels liés aux repas courants. Les modalités spécifiques relatives aux repars pour invitation client, aux repas de services, aux repas en dehors des heures habituelles de travail sont précisées ci-après.

Petit déjeuner : L’hébergement comprend le petit déjeuner. Aucun remboursement n’est possible au-delà.

Déjeuner : Paris et Province : en mission les frais individuels de déjeuner sont remboursables sur justificatifs qu’après validation du chef de projet de la mission. Etranger : prise en charge des frais de déjeuner sur justificatifs

Diner : Paris / RP : les frais de diner ne sont pas remboursables sauf pour les invitations clients, les repas d’équipe, les repas en dehors des heures habituelles de travail. Province : Sont remboursés les frais de diner sur la base d’un repas à 25 € sur justificatifs. Etranger : prise en charge des frais de diner frais réels sur justificatifs.

Justificatifs à fournir : note de restaurant avec mention de la liste des personnes concernées si elle concerne plus d’une personne. Le justificatif doit mentionner le montant de la TVA. En cas d’absence de TVA ne permettant pas la récupération de la TVA, seul le montant hors TVA sera remboursé.

• Repas d’équipe

Norme : Seuls les responsables et chefs de projets sont autorisés à engager des frais de repas d’équipe et ne peuvent concerner que les membres de l’équipe ainsi que les intervenants éventuels liés au projet (client, intervenant extérieur etc…). Les frais de repas d’équipe sont remboursés à raison d’une fois par mois maximum, à concurrence de 35 euros par participant.

Base du remboursement : 100 % de la dépense avec un plafond de 35 euros par personne. Ce remboursement est accordé uniquement au Chef de projet, Directeur par un Associé.

Justificatifs à fournir : Note de restaurant avec mention des noms des participants avec mention de la TVA. En cas d’absence de TVA permettant de la récupérer, seul le montant hors TVA sera remboursé.

•  Invitation client

Norme : Seuls les responsables et chefs de projets sont autorisés à engager des frais d’invitation clients. Il s’agit exclusivement de clients actifs. Ces remboursements devront être validés par un des associés exclusivement.

Base du remboursement : 100 % de la dépense dans la limite d’un budget de 70 € par personne. Toute dérogation à ce barème devra faire l’objet d’un accord préalable d’un des associés.

Justificatifs à fournir : Note de restaurant avec mention des noms, fonctions et sociétés des personnes invitées et des membres du personnel de l’Entreprise présents. Ce remboursement est accordé uniquement au Directeur, chef de projet du client. Le justificatif doit être à l’ordre d’une de l’Entreprise et faire apparaître le montant de la TVA. En cas d’absence de la TVA permettant se récupération, seul le montant hors TVA sera remboursé.

• Repas en dehors des heures habituelles de travail

Norme : Au cas où un surcroît de travail, une réunion nécessite la présence tardive ou pendant le Week-end sur le lieu de travail, les frais de repas pris pendant ces périodes sont remboursés à concurrence de 20 euros par repas.

Base du remboursement : 100 % de la dépense avec un maximum de 20 euros par repas.

 Justificatifs à fournir : Note de restaurant (ou similaire) avec mention de la liste des participants et du motif du repas en dehors des heures habituelles.

Le justificatif doit être à l’ordre d’une des sociétés de l’Entreprise et faire apparaître le montant de la TVA. En cas d’absence répétée des éléments permettant la récupération de la TVA mentionnés ci-dessus, seul le montant hors TVA sera remboursé.

Norme : Est remboursé l’hébergement sur la base d’un logement en hôtel de niveau 3 étoiles (ou équivalent local pour les hôtels à l’étranger).

Sauf besoins spécifiques sur la mission, l’hébergement en hôtel est remboursé du dimanche soir au vendredi matin.

Base du remboursement : 100 % des frais réels à concurrence d’un plafond de 115 € pour les hôtels en France (y compris le petit déjeuner)

Justificatifs à fournir : Facture originale établie à l’ordre d’une de l’Entreprise en faisant apparaître le montant de la TVA. En cas d’absence des éléments permettant la récupération de la TVA, seul le montant sera remboursé.

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