Le stage en entreprise

Le stage en entreprise, quel quota maximal ?

Disposer du meilleure équipage et accueillir des stagiaires, parce le stage a de plus en plus le vent en poupe dans les formations pour donner une dimension pratique à la formation théorique.

Les règles pour accueillir un stagiaire sont de plus en plus nombreuses.

Combien de stagiaires à accueillir dans votre entreprise ?

Depuis la loi du 10 juillet 2014, l’organisme d’accueil doit désigner un tuteur par stagiaire et une même personne peut être désignée en qualité de tuteur pour 3 conventions de stage en cours d’exécution (c. éduc. art. L. 124-10 et R. 124-13).

Le nombre maximum de stagiaires dont la convention de stage est en cours dans une entreprise est de :

• 15 % de l’effectif arrondis à l’entier supérieur pour les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 20 ;
• 3 stagiaires pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 20.

Comment calculer l’effectif de référence pour calculer le quota stagiaires ?

L’effectif de référence correspond au chiffre le plus élevé entre :

• le nombre de salariés d’une entreprise au dernier jour du mois civil précédant la période sur laquelle le respect du quota est apprécié ;
• a moyenne du nombre de salariés présents sur les 12 mois précédant la période sur laquelle le respect du quota est apprécié.

Exemples de calcul du quota stagiaires

• pour une entreprise de 18 salariés répartis sur 2 établissements, le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis est de 3, et non de 6 (3 dans chaque établissement). Rép. Rabault n° 3043, JO 9 janvier 2018, AN quest. p. 225
• Pour une semaine civile du mois de décembre 2018, l’effectif pris en compte est soit celui au 30 novembre 2018 soit la moyenne de l’effectif au dernier jour de chaque mois de décembre 2017 à novembre 2018.

Quelles sanctions pour le non respect du quota stagiaires ?

Pour contrôler l’application du quota stagiaires, le décret prévoit que les agents de contrôle de l’inspection du travail puissent obtenir « une copie des conventions de stage sur demande à l’établissement d’enseignement ou à l’organisme d’accueil ».
« Pour fixer le montant de l’amende en cas de non respect du quota stagiaires, la DRIEETS prendra en compte le « caractère répété » de l’infraction, la « proportion de stagiaires » et, le cas échéant, si l’entreprise a commis « d’autres infractions « .

Le stage en entreprise : stagiaire ou salarié ?

Peut-on prendre un stagiaire pour remplacer un salarié ?

Non. La législation prévoit qu’un employeur ne peut pas prendre de stagiaires pour :

• exécuter une tâche régulière qui est habituellement faite par un salarié
• faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise
• occuper un emploi saisonnier
• remplacer un salarié absent

Vous ne pouvez pas considérer les stagiaires comme des salariés :

• pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE),
• pas de congés payés,
• pas de RTT,
• pas d’heures supplémentaires,
• pas d’allègement bas salaires.

Un stagiaire doit-il être inscrit sur le registre du personnel ?

La réponse est oui. Mais le registre du personnel est informatisé maintenant et dès lors que vous faites un bulletin de paie (pour qu’il passe en DSN), le stagiaire figurera dans le registre du personnel.

Qui dit stage en entreprise dit convention de stage ?

oui pour prendre une personne en stage en entreprise, il faut obligatoirement qu’il y ait une convention de stage.

Un stage en entreprise doit être intégré dans un cursus pédagogique.

Il est désormais prévu que le stage en entreprise donne lieu en fin de stage à la transmission par l’entreprise d’un document dans lequel il évalue la qualité de l’accueil dont il a bénéficié au sein de l’organisme (L 612-14 nouveau).

Il y a convention et convention…
Ne pas confondre les conventions de stage avec des conventions signées entre l’entreprise et une école ou université dans lesquelles celle-ci vous demande le paiement de frais de scolarité (ou de frais de parrainage ou de frais de fonctionnement).

Bien que ces organismes affirment que ces frais ne sont pas soumis à cotisations, ils doivent être cumulés avec la gratification perçue par le stagiaire pour apprécier la valeur limite d’exonération. Et si vous versez une gratification, les sommes versées à ce titre donneront lieu à redressement avec cotisations sociales (URSSAF)… sauf si le contrôleur vous a oublié !

Le stage en entreprise, faut-il une autorisation parentale ?

Si le stagiaire est mineur, vous devez obtenir une autorisation parentale.

Le stage en entreprise, quelle durée maximale de stage ?

La durée d’un stage (en une ou plusieurs fois) dans une même entreprise ne peut être supérieure à 6 mois par année d’enseignement (sans plus aucune possibilité de dérogation ou presque).

Quels sont les droits d’un stagiaire ?

Un stagiaire a droit au remboursement de son titre de transport et aux titres restaurant dans les mêmes conditions que vos salariés.
Si vous embauchez un stagiaire, sa période d’essai devra tenir compte de la durée de son stage.

Toutes conventions de stage vous sont demandées lors d’un contrôle URSSAF.

En cas d’accident du travail du stagiaire sur son lieu de travail ou accident de trajet, vous devez le déclarer à la CPAM comme pour n’importe quel salarié, et vous devez en informer son établissement d’enseignement.

Le stage en entreprise, y-a-t-il des jours de congés stage ?

Les conventions prévoient si le stage a une durée de + de 2 mois une clause de ce type :

« En cas de stage supérieur à deux mois, le stagiaire bénéficiera en outre de la possibilité suivante de congés et d’autorisations d’absence (à compléter par l’Organisme d’accueil) » : ……….

Si le stage dure plus de deux mois, la possibilité de congés et d’autorisations d’absence doit être prévue dans la convention de stage. Mais l’entreprise n’a pas l’obligation de rémunérer les jours de congés pris par le stagiaire, la gratification étant calculée sur son nombre d’heures de présence effective en entreprise.

donc vous pouvez par exemple indiquer sur la convention que le stagiaire « sera autorisé à s’absenter 1 journée/mois non rémunérée »

Un stagiaire a-t-il droit à des vacances ?

Alors que signifie les jours de congés stage prévus par la convention ?

La gratification stagiaire est-elle mensualisée ?

Ce n’est pas parce que l’indemnité de stage est versée mensuellement qu’elle est mensualisée.

La gratification minimale se calcule sur la base des heures réellement effectuées.

La gratification stagiaire est due pour chaque heure de présence du stagiaire à compter du premier jour du stage (article D. 124-8 du code de l’éducation)

Le montant de la gratification due pour un mois est indépendant du nombre de jours ouvrés du mois (c. éduc. art. L. 124-6).

En 2020, 2021, 2022, le montant horaire a été fixé à 3,90 euros (15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 26 euros x 15 %) :

• le montant mensuel minimum exonéré de cotisations et contributions sociales que l’employeur versera au stagiaire est donc de 591,51 euros pour 151,67 h (sur la base de 154 heures mensuelles, soit 3,90 x 154 = 600,6 €)
• lorsque la rémunération est supérieure à ce seuil, des cotisations et contributions de sécurité sociale sont dues. Elles sont calculées sur la part de l’indemnité comprise entre le plafond fixé par la loi et le montant de la gratification sociale.

Depuis le 1er janvier 2024, la gratification stagiaire est réactualisée comme suit :

Le stagiaire doit-il être rémunéré pendant un jour férié chômé ?

Le stagiaire bénéficie du droit aux jours fériés (C. éduc. L 124-14, 3°). Si le jour férié est chômé, cela ne signifie pas qu’il bénéficie du maintien de sa rémunération. En effet, l’administration a précisé que le calcul de la gratification des stagiaires doit s’effectuer sur la base des heures « réellement effectuées » par chaque stagiaire.

Ainsi les jours fériés chômés n’entrent pas dans la définition des heures réellement effectuées par le stagiaire. La franchise de cotisations sociales suivant ce calcul, un employeur peut décider de maintenir la gratification du stagiaire pendant un jour férié, mais ce maintien doit être soumis à cotisations sociales.

Tour d’horizon des gratifications stagiaires

Les enquêtes publiées entre 2019 et 2023 sur la gratification stagiaire permettent de dégager les éléments qui suivent.

La gratification stagiaire moyenne varient en fonction :

• de la région géographique
• de l’effectif de l’entreprise
• du niveau de formation du stagiaire
• de l’activité de l’entreprise

La gratification stagiaire moyenne selon les régions :

La gratification stagiaire moyenne selon la taille de l’organisation :

La gratification stagiaire moyenne selon le niveau d’études :

La gratification stagiaire moyenne selon l’activité de l’entreprise :

Téléchargez le guide de pratique RH

Une information RH accessible à tout moment sur le recrutement de stagiaires, les cdd étudiants, les jobs été, le contrat de professionnalisation et le contrat d’apprentissage.

La promesse du guide de pratique RH est simple : offrir des outils de pilotage RH, des informations et des modes opératoires utiles pour une gestion agile de ses ressources humaines. Informer des évolutions jurisprudentielles, rendre plus accessible des règlementations qui sont complexes pour le Dirigeant PME.

La digitalisation rh au cœur du développement des organisations. EasExpert RH est un outil de veille rh efficace.