Qu’il s’agisse de motiver vos salariés ou de présenter un tout nouveau produit/service, la communication évènementielle est un puissant levier de développement. L’organisation d’évènements dynamiques peut être de nature culturelle, sportive, touristique, politique, festive.
Qu’il soit présentiel, distanciel ou hybride, l’évènementiel est un outil de communication qui a de nouveau la cote mais avec de nombreuses mutations comme la nécessité de le rendre plus écoresponsable, autant dans le choix du lieu que dans le choix des animations RSE.
Pour une entreprise ou toute autre organisation, c’est souvent un temps fort de son activité. Mais qu’en reste-t-il après coup ? L’évènement laisse-t-il une trace dans l’esprit de vos publics ? Dans votre histoire d’entreprise ? A-t-il rempli ses objectifs ?
La communication évènementielle, un atout pour votre entreprise
Communication évènementielle interne pour développer l’engagement salarié
En interne, de nombreuses raisons sont possibles :
- partager ou annoncer des changements stratégiques,
- créer des échanges et des liens entre vos collaborateurs,
- fédérer vos différentes entités autour de messages communs,
- susciter un esprit d’appartenance Groupe,
- enrichir votre culture d’entreprise…
Communication évènementielle externe pour renforcer votre marque employeur et votre image
En externe, les motifs sont nombreux :
- améliorer votre notoriété et votre image,
- valoriser votre marque employeur pour attirer les talents à vous rejoindre,
- fidéliser vos clients et partenaires,
- gagner de nouvelles parts de marché
- convaincre des prospects potentiels…
Communication évènementielle, un investissement important
L’organisation d’un évènement représente un investissement budgétaire, temps et ressources, plus ou moins important selon qu’il s’agit d’un séminaire interne regroupant une trentaine de personnes ou d’une convention de 300 participants animée par un journaliste télé réputé.
Si l’organisation de l’évènement est méticuleusement préparée par les services de communication ou commerciaux, il faut aussi faire parler de l’évènement avant le jour J. Les professionnels de la communication évènementielle sont donc tous d’accord sur le fait que le digital et les outils web 2.0 sont des puissants leviers pour faire le buzz.
Mais votre différence peut se faire autrement : rendre compte de l’évènement pendant et surtout après est un enjeu tout aussi important pour toucher un « second public » absent de l’évènement ou insuffisamment sensibilisé.
Au service de votre communication évènementielle, nous mettons en place 4 actions concrètes, efficaces et complémentaires au travail du service communication interne ou externe :
- rédiger un livre de tendances ou livre blanc,
- écrire la storytelling de l’évènement,
- animer le live-tweet de l’évènement,
- animer la communication offline pendant et après l’évènement.
Ecrire un livre de tendances
C’est un outil bien adapté annonciateur d’un évènement, tel qu’un séminaire de prospective ou un débat d’experts. Mais pour devenir un outil de référence et affirmer votre expertise et leadership sur le sujet, sa rédaction demande du temps et des recherches poussées pour passer au crible le secteur, le domaine, les grandes mutations en cours. Cela en renouant avec l’esprit d’une conversation, en conviant des experts ou des personnalités qui font bouger les lignes, voire les bousculent.
Envoyé aux participants avant l’événement, ce livre de tendances peut aussi être réutilisé avec une adaptation pour une diffusion sur le web dans le prolongement de l’évènement afin de mettre en avant vos innovations et valoriser votre marque employeur.
Proche d’un livre de tendances, j’ai conçu un livret interne pour les salariés d’un grand opérateur de télécoms résumant son projet de réorganisation logistique. Je l’ai rédigé à partir des bonnes feuilles des interventions à présenter lors d’un colloque interne sur « Les nouveaux enjeux logistiques des opérateurs de télécommunications ». Ce livret a été distribué lors de l’évènement à tous les participants.
Ecrire la storytelling de l’évènement
Avant et pendant son déroulement, l’organisation d’un événement mobilise du temps et de l’argent. Alors, il devient primordial de valoriser les retombées de l’évènement dans les jours et semaines qui suivent :
Raconter la story de l’évènement pour fédérer autour de ce temps fort et faire ressortir l’ambiance, l’image relationnelle et humaine de votre organisation, son esprit innovateur à la pointe des technologies…
Concevoir un storytelling qui raconte l’histoire de l’évènement et continue à communiquer votre message à votre audience. Le storytelling vous permet de communiquer de façon divertissante et facilement mémorisable.
Selon Michaël Burdet, copilote de projets événementiels B2B, « le digital est un outil qui peut largement optimiser le ROI d’un salon, côté organisateur (…) Je crois fortement au modèle hybride pour les salons car il va dans le sens de l’intégration des attentes des participants et de parcours plus personnalisés » (source committee.com).
Pour rendre votre présentation unique et captivante, mieux vaut éviter les trop longs discours. Je liste donc avec vous les points que vous souhaitez transmettre pour en faire la trame d’une histoire.
Capter les tendances sur vos évènements
Bien sûr, la communication 2.0 est primordiale mais à l’occasion des séminaires et conventions Thales, j’ai eu l’occasion d’appréhender l’utilité de garder l’approche multicanale avec des publications offline. La communication offline ne passera jamais de mode.
Pour chacun des évènements, collecter le texte des interventions, le profil des intervenants, effectuer auprès de chacun des interviews dynamiques… Toutes ces actions apportent un avantage supplémentaire.
Pendant un salon Machine-Outil, nous avons réalisé un journal quotidien qui annonce les évènements de la journée : animations, intervenants VIP, lancements de produits innovants… et qui raconte des anecdotes vécues de la journée précédente avec des visuels attractifs.
Observer, écouter, échanger avec un œil aiguisé, puis créer du contenu en temps réel et amener les participants à d’autres contenus : cela augmentera l’efficacité de l’évènement et l’impact de votre communication.
Lors des colloques Optic 2000 réservés aux ophtalmologistes, nous avons ainsi édité un « magazine hors série » distribué aux participants. A chaque fois, Gérard Bourgeois a su retranscrire des témoignages, des expériences et aborder les grands sujets de l’enseigne : Téléthon, développement, innovation produits, transition écologique, RSE, sponsoring, etc..
Le live-tweet, un exemple d’outil facile et interactif à mettre en place
L’usage de tweets est utile pour raconter un évènement en train de se dérouler.
« Il est indispensable d’avoir quelqu’un pour le faire car impossible de planifier nos tweets à l’avance, principe même du direct. Et notre service de communication sur place pendant l’événement est toujours débordé. Gérard Bourgeois que nous sollicitons lors d’un colloque ou d’une convention que nous organisons nous libère de cette « contrainte ». Il nous permet d’avoir à nos côtés quelqu’un qui rythme le flux des informations pertinentes et attrayantes au bon moment ».
Le live-tweet n’est pas une relation à sens unique car les followers interpellent l’animateur en temps réel afin de mieux comprendre les contenus ; et ils peuvent demander des informations complémentaires.
Interagir avec votre audience est une astuce qui permet d’attirer des followers puis de les conserver afin qu’ils deviennent des clients ou des prescripteurs.
« Comme il est important de répondre aux questions des followers, il est indispensable de se faire accompagner par une personne dédiée pour ne pas être déconcentré durant l’évènement ».
Animer la communication offline après l’évènement
Il est extrêmement pertinent de restituer un flash ou un récit plus approfondi dans les jours qui suivent l’évènement auprès de ceux qui y ont participé ou l’ont animé. Cette restitution peut faire l’objet d’une newsletter ou d’une vidéo.
La restitution d’un évènement peut faire l’objet d’une newsletter ou d’une vidéo en rappelant « les meilleurs moments » ou « des moments marquants ».
Mesurer les retombées d’un évènement
Mesurer la rentabilité de votre évènement impose d’avoir préalablement bien défini les objectifs attendus quantitativement et qualitativement et qui tournent le plus souvent autour de l’acquisition, la fidélisation et l’engagement de votre audience (interne ou externe).
Nous fixerons avec vous les indicateurs clés de performance (KPI) à privilégier.
Pour les salons professionnels, il est fréquent de mettre en place une enquête de satisfaction des visiteurs.
Alors, vous souhaitez valoriser autrement votre prochain évènement d’entreprise ?
Venant de la presse économique et industrielle, je vous accompagne dans la mise en place d’une communication de solution à fort impact.
Mon expérience de restitution journalistique d’événements, au-delà de simples comptes rendus ou de newsletters, vous aidera à valoriser vos colloques, séminaires, conférences-débats ou réunions d’experts.
Vous laisserez ainsi une trace dans l’esprit de vos personae pour enrichir le capital de connaissances à leur disposition.
Partagez mes posts pour les booster, laissez-moi vos coordonnées, et je vous rappelle rapidement pour vous rendre visible dans les médias numériques ou papier.
Gérard Bourgeois accompagne les entreprises et les collectivités territoriales dans leur démarche éditoriale en concevant et en produisant des contenus pour des supports print (magazines, lettre d’information, monographiques d’entreprise, compte-rendu d’événements internes ou externes, newsletters, mailing. gerard.bourgeois75@orange.fr
