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Le coût d’un recrutement

Date de mise à jour : 14/06/2024

Le coût d’un recrutement dans sa globalité

« Trop cher » pensent parfois les entreprises lorsqu’il s’agit pour elles de recruter en passant par une agence de recrutement. La solution retenue est alors de se débrouiller par ses propres moyens pour que la facture soit visiblement moins élevée. Mais est-ce juste ?

Le coût d’un recrutement globalement, c’est :

  • un coût visible,
  • un coût caché inévitable
  • un coût caché évitable.

Une étude syntec conseil en recrutement faite auprès des directions ressources humaines a permis de quantifier le coût d’un recrutement pour les organisations.

Une minimisation du coût  d’un recrutement en amont (ce qui est visible) maximise le coût d’un recrutement (ce qui est caché) en aval.

Le coût d’un recrutement, ce qui est visible

Le coût d’un recrutement prend en compte le temps passé en interne par la ou les personnes chargées du recrutement au détriment des autres tâches.

Le coût d’un recrutement comprend en principe 3 éléments visibles :

  • La définition du profil
  • La sélection du candidat
  • L’intégration du candidat

Dans l’étude syntec, le coût d’un recrutement visible qui ne recourt pas à un agence de recrutement est évalué entre 6 K€ et 34 k€.

L’étude syntec met en exergue la difficulté pour certaines organisations à évaluer précisément le coût d’un recrutement caché inévitable et le coût d’un recrutement évitable.

Le coût d’un recrutement inévitable

Le coût d’un recrutement inévitable est aussi au nombre de 3 :

  • La vacance attendue du poste recherché c’est à dire la durée nécessaire à l’entreprise pour trouver un candidat. Il y a également le temps non productif lorsque le poste à pourvoir n’est pas occupé.
  • La volatilité éventuelle du ou des candidats retenus
  • La sous-productivité du candidat ou des candidats recrutés pendant la période d’apprentissage, le plus souvent pendant la période d’essai mais sur certains postes, cette période peut-être beaucoup plus longue. Intégrer un nouveau collaborateur, c’est du temps de formation et un investissement totalement perdu en cas d’échec pour l’entreprise.

Dans l’étude syntec, le coût d’un recrutement caché inévitable qui ne recourt pas à un agence de recrutement est évalué entre 13 k€ et 31 k€.

Le coût d’un recrutement évitable

Le coût d’un recrutement caché évitable est au nombre de 3 :

  • Les défauts et imprécisions dans la définition du besoin et/ou du profil, la sélection du candidat et une préparation insuffisante de son intégration
  • Un allongement de la vacance du poste, une augmentation du turn-over ou de la période d’apprentissage des candidats recrutés
  • Un ou plusieurs candidats recrutés qui mettent fin à la période d’essai parce qu’ils ont une autre proposition

Dans l’étude syntec le coût d’un recrutement caché évitable qui ne recourt pas à une agence de recrutement peut atteindre 54 k€ et davantage si le recrutement doit être renouvelé.

Alors si je totalise le coût d’un recrutement visible et le coût d’un recrutement inévitable, le coût d’un recrutement en interne minimum s’évalue entre 19 k€ et 65 k€.

Et si je totalise le coût d’un recrutement maximum, le coût d’un recrutement maximum s’évalue entre 73 k€ et 119 k€.

Les conséquences d’une procédure d’embauche « mal menée » peuvent donc coûter très cher à l’entreprise ; il s’agit même parfois de jouer son activité à pile ou face lors du recrutement.

À partir de ce constat, quel est l’impact et le coût d’un recrutement lorsqu’il y a recours à un agence de recrutement ?

Sur le coût d’un recrutement visible, l’appui d’une agence de recrutement se traduit par une facture mais qui vient fortement diminuer les coûts visibles chiffrés ci-avant puisque le conseil en recrutement vient prendre en charge la définition du profil, la sélection du ou des candidats.

L’étude syntec fait apparaitre que l’intervention d’une agence de recrutement réduit :

  • les coûts visibles en moyenne de 8 k€.
  • les coûts inévitables en moyenne de 12 k€.
  • les coûts évitables en moyenne de 54 k€.

Comme toute action RH, le recrutement est une action à part entière.

Faire appel à une agence de recrutement est un choix judicieux. Plus qu’évaluer les compétences d’un candidat en fonction d’un poste à pourvoir, il est nécessaire de définir le réel besoin de l’entreprise. Il convient de bien évaluer la réalité du poste, son environnement et le contexte du recrutement. L’agence de recrutement est là pour apporter de l’objectivité. Il permet au Dirigeant d’être accompagné dans sa décision et dans la durée. Il aide à construire des équipes.

Un recrutement c’est avant tout un défi humain de mettre en adéquation les besoins d’une organisation et les attentes d’un candidat… si l’intelligence artificielle et les outils sont des facilitants pour optimiser le matching, les réponses aux candidats, le suivi des dossiers entre les consultants au sein de l’agence de recrutement etc. en aucun cas, un outil ne fait le job…

Le coût d’un recrutement lorsqu’on fait appel à une agence de recrutement

CDD, CDI, stage ou contrat aidé, quel que soit le type de contrat, un recrutement s’organise en 3 phases :

Connaître l’organisation, le marché, l’activité et définir un besoin dans toutes ses composantes : savoirs, savoir-faire, savoir être. Mais un candidat va s’intégrer au sein d’une équipe. Il convient donc d’impliquer toute l’équipe dans la réussite du recrutement. C’est déjà le début de l’intégration du recruté au sein de l’équipe et l’occasion de fédérer toute un service à la réussite d’un objectif.

Statistiquement, 1 recrutement qui échoue sur 2, c’est le besoin qui a été mal défini et donc mal présenté au candidat.

Pour comprendre votre besoin, il s’agit d’instrumenter un véritable audit de l’entreprise, de l’organisation, de la culture de l’entreprise, les points forts et avantages. Il convient d’attacher une grande importance à rechercher l’adéquation les motivations pressenties et déclarées par l’entreprise et celle affichées par le candidat. Au-delà des compétences et connaissances métiers nécessaires, le partage des motivations et valeurs sont essentiels à la durabilité d’une collaboration.

« on embauche une personne pour ses compétences, mais on s’en sépare pour ses comportements« .

Définition du besoin

Pour définir votre besoin, l’agence de recrutement dispose de plusieurs moyens : les entretiens individuels et ou collectifs avec vos managers et les membres de l’équipe ou les salariés de l’entreprise.

    • participation d’une réunion de service ou avec l’ensemble du personnel.
    • documents écrits existants (charte qualité, compte rendu de réunions etc.).
    • tout autre élément qui vous semble pertinent dans le cadre de votre recrutement

Objectifs de l’agence de recrutement :

– clarifier la demande et rédiger une définition du besoin de façon la plus objective

– Etablir la définition du poste (description, objectifs, moyens) et le profil du candidat (grille des déterminants du succès).

– Informer les candidats sur le poste de façon complète et l’enthousiasmer.

– Adapter précisément la conduite des entretiens et l’utilisation des outils servant votre objectif.

Evaluation des candidats par une agence de recrutement

Evaluer le candidat par des entretiens, une vérification de ses expériences et références et si le poste le justifie l’utilisation d’outils à bon escient qui vont permettre aussi d’objectiver le recrutement.

« Chez Winch Expert agence de recrutement, lorsque nous gérons vos recrutements explique Bénédicte Convent, un premier contact est effectué sur toutes les candidatures reçues. Ce premier entretien permet de valider ce que recherche le candidat, son intérêt pour le poste. Pour nous, il s’agit d’évaluer en quoi il correspond aux critères du poste et de valider les critères établis. Cette démarche donne à chaque candidat la possibilité de convaincre du bien fondé de sa candidature. Après ce premier contact, une décision est prise de poursuivre ou non avec les candidats contactés mais aucune sélection n’est faite qu’à la lecture seule du CV.

Les candidats sélectionnés sont invités à un deuxième entretien individuel soit en face à face soit en visio. Le parcours du candidat y est soigneusement revalidé  particulièrement au niveau de ses réalisations, connaissances, moyens. Il s’agit d’évaluer ses savoir-faire mais aussi d’échanger sur ses réussites, ses difficultés rencontrées etc… Le poste et l’entreprise sont présentés très amplement. A la fin de l’entretien, il est demandé au candidat au moins deux références. Il est demandé au candidat de nous envoyer le jour même un mail en exprimant ses motivations pour le poste et ce qu’il en a compris. L’exercice permet d’évaluer à chaud ce que le candidat a compris du poste et valide ses capacités à travailler dans un temps déterminé et à rédiger sur un sujet donné.

La prise des 2 ou 3 références permet de valider les résultats, actions, travaux effectués, comportements etc.. Qui mieux que ceux qui ont travaillé avec le candidat sont à même d’en parler. Nous sommes particulièrement tenace dans notre questionnement de façon à obtenir des informations détaillées voire inattendues sur le candidat tant positives que négatives.

Puis vient une troisième étape qui est une mise en situation individuelle ou collective qui se déroule de façon différente en fonction du poste à pourvoir. Cet étape permet de valider des points précis et notamment : la préparation du rendez-vous (a-t-il été cherché des informations sur l’entreprise ?, quelles connaissances a-t-il désormais du poste et de l’entreprise dans laquelle il veut rentrer ?) ; la capacité relationnelle (l’aisance, la qualité d’écoute, la qualité d’argumentation) ; la bonne connaissance qu’il a de son métier ; le recul qu’il a sur son parcours et les objectifs passés et futurs qu’il se donne ; l’organisation de travail, la gestion de son temps, le suivi, etc… Après cette étape, une décision est prise de présenter ou  non à l’entreprise les candidats rencontrés et évalués. Il peut être demandé aux candidats sélectionnés leurs diplômes, certificats de travail et dernier bulletin de paie.

Dans un souci de transparence et de qualité, un entretien de restitution est proposé au candidat pour commenter et interpréter les résultats de l’évaluation. Cet entretien le plus souvent par téléphone a pour objectif un « retour d’informations ». Il permet aussi de discuter d’hypothèses, d’impressions que l’on confirme et approfondit avec la personne évaluée.  Ses réactions, ses commentaires sont attendus et alimentent le diagnostic. Si la personne évaluée est en désaccord avec des éléments perçus dans l’évaluation, nous en faisons état dans le débriefing avec l’entreprise.

Nous transmettons à l’entreprise l’ensemble des éléments de l’évaluation et proposons à l’entreprise de les rencontrer. Nous préconisons un entretien croisé dans l’entreprise avec 2 ou 3 personnes dans l’entreprise.

Nous demandons aux candidats de nous appeler après vous avoir rencontré. Ceci nous permet d’avoir leurs perceptions de poste et de l’entretien et d’avoir à notre disposition des informations importantes à vous apporter.

Nous débriefons avec vous également de la même façon pour vous aider à sérier les différentes forces de chaque candidat et à les mettre en adéquation avec le besoin défini.

De plus en plus souvent, nous proposons à nos clients, au candidat finaliste ou aux 2 candidats restants en phase finale, une journée ou 1/2 journée d’immersion au sein du service et de l’entreprise qui recrute. Nous proposons un découpage de ce temps d’immersion en 3 phases :

  • petit-déjeuner d’équipe, puis avec l’ensemble des collaborateurs qui souhaite être présent pour une présentation conjointe et un premier moment de partage,
  • puis un temps d’échanges au sein du service que le candidat intégrerait. Chaque membre du service peut parler de son travail, des objectifs, des enjeux, des besoins du service… et du candidat qui peut poser des questions, créer du lien et déjà visualiser se voir intégrer cette entreprise, comprendre son mode de fonctionnement. L’échange se fait sans présence de l’encadrement ni notre présence.
  • puis un moment avec les managers et la Direction de l’entreprise pour faire la synthèse de la matinée et recueillir le ressenti du candidat à intégrer cette entreprise et à l’encadrement de rappeler la stratégie, les besoins, les objectifs, les enjeux, les challenges pour les mois à venir… Lorsque c’est possible dans l’entreprise, ce moment correspond au déjeuner.

L’expérience montre un réel intérêt pour les parties prenantes car le candidat en ressort conforté de venir travailler au sein de l’organisation ou au contraire de se dire que ce n’est pas le bon poste pour lui. On est plus du tout dans les clichés du boss qui vend sa boîte et idéalise un poste mais dans un recrutement où chaque partie devient acteur et s’implique dans le processus. Et cette immersion est transposable au sein de n’importe quel environnement, autant au sein d’un restaurant avant, pendant et après un service que dans une entreprise de services, un magasin de vente etc. »

On boarding et suivi intégration

Cette étape est aussi importante que le recrutement lui-même.

Nous assistons l’entreprise à mettre en place la procédure d’on boarding : le 1er jour, la 1ère semaine, le 1er mois, le bilan de fin de période d’essai initiale, le renouvellement éventuel etc…, l’assistance à la rédaction du contrat de travail et de la feuille de route.

 

Une mission d’appui à vos recrutements

3 organisations sur 4 ne font pas appel à une agence de recrutement.

C’est à partir de ce constat que nous avons créé pour vous un service d’appui au recrutement

Un appui dans vos recrutements, en quoi cela consiste-t-il ?

C’est un appui pour apporter de la sécurité tout au long du recrutement que vous effectuez notamment dans les étapes clés, avec une méthodologie instrumentée, novatrice et efficace :

    • La définition de poste qui doit aller bien au-delà d’un entretien avec le dirigeant.
    • La communication sur le recrutement et le développement de sa marque employeur.
    • L’évaluation technique et une mise en situation pour objectiver votre choix.
    • Un accompagnement à l’intégration.

Notre assistance en tant qu’agence de recrutement est modulaire pour s’adapter à votre besoin et votre budget. Vous pouvez ainsi nous solliciter uniquement pour vous accompagner dans la définition de poste ou l’évaluation technique et mise en situation.

 

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