Les formalités à l’embauche, to do list !

Les formalités d’un onboarding réussi

Les formalités onboarding ou formalités d’embauche sont à respecter quelque soit le type de l’embauche. Pour ne rien oublier, voici les formalités à l’embauche en 5 étapes. Evidemment, si vous embauchez un travailleur étranger ou si vous accueillez un travailleur détaché, d’autres formalités devront être accomplies.

La DPAE

La première étape d’un onboarding réussi ou formalités d’embauche : faire la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sous forme électronique. Son absence est assimilée à du travail dissimulé.

Arrêt de la Cour de cassation, 5 février 2013, le défaut de déclaration préalable à l’embauche constitue une infraction de travail dissimulé lorsque la seule justification de l’employeur est que le salarié passe uniquement un court test professionnel (1 journée !)

A défaut de DPAE, la sanction peut être forte :

Une amende administrative, égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (Code du travail, art. L. 1221–11)

Une amende de 5e classe pour défaut de déclaration.

Le contrat de travail

La deuxième étape d’un onboarding réussi ou formalités d’embauche : rédiger le contrat de travail.

Il n’est pas obligatoire dans le droit français s’il s’agit d’un CDI (mais fortement requis) mais il est obligatoire pour un CDD et doit être obligatoirement rédigé en français.

Notez le ! Selon une récente enquête de France Travail, un contentieux prud’homal sur 2 provient d’un contrat de travail mal rédigé ou absent. Le flou ne profite que rarement à l’employeur.

Les différentes inscriptions : médecine du travail, prévoyance, frais de santé

La troisième étape d’un onboarding réussi ou formalités d’embauche : les différentes inscriptions

Inscription à la médecine du travail

Notez le ! L’absence de visite médicale d’embauche est considérée comme une faute inexcusable de l’employeur car la Cour de cassation considère qu’elle rentre dans les obligations de santé et de sécurité au travail. La visite médicale d’information et de prévention doit se dérouler dans les 3 mois suivant l’embauche. Néanmoins si le salarié vous informe de la date de sa dernière visite, vous pouvez transmettre l’information à votre organisme de médecine du travail et peut juger, en fonction de votre activité, possible de décaler cette visite médicale.

Inscription à la mutuelle et la prévoyance

Notez le ! Vos régimes de prévoyance et de frais de santé sont des régimes collectifs et doivent le rester (hors cas d’exonération à la mutuelle collective). Une non-conformité remet en cause la totalité de l’exonération fiscale et sociale des régimes conventionnels et responsables.

L’inscription à la caisse de retraite se fera à l’envoi de la première DSN. Il n’est donc plus nécessaire de faire une autre inscription.

La saisie informatique du salarié

La quatrième étape d’un onboarding réussi ou formalités d’embauche : la saisie informatique du salarié (ou mise à jour du registre papier du personnel)

Notez le ! Le registre du personnel est un document obligatoire. Il peut être dématérialisé mais doit être mis à disposition lors de visite de la médecine du travail, de la DREETS et de l’inspection du travail.

Le livret d’accueil

La cinquième étape d’un onboarding réussi ou formalités d’embauche : la remise du livret d’accueil, du règlement intérieur, des accords collectifs, de la DUER ou des notes collectives.

Le livret d’accueil reste un bon outil onboarding et d’intégration pour un nouveau collaborateur qui se voit guidé dans son nouvel environnement de travail.

Il permet également aux RH, managers et DSI de transmettre les règles, droits et consignes des salariés en matière de sécurité, en matière de confidentialité, en matière d’usages etc…

Nous vous donnons un exemple de livret d’accueil à adapter.

Pourquoi accorder de l’importance à l’onboarding ?

Améliorer l’onboarding permet tout d’abord de réduire les fins de période d’essai du fait du salarié. Parfois lorsque le salarié est embauché, il accepte votre offre mais attend encore des réponses…

Si vous négligez l’onboarding d’un salarié, il est de plus en plus fréquent qu’il se laisse convaincre par une autre candidature alors que s’il est bien accueilli et qu’il perçoit qu’il est bien dans votre entreprise, il cédera beaucoup moins vite à d’autres sirènes.

Statistiquement gardez à l’esprit qu’un salarié sur 5 quitte son entreprise au bout d’1 mois.

L’onboarding est un levier pour affirmer votre marque employeur et un levier d’engagement. La procédure d’onboarding fait partie intégrante du recrutement.

Un salarié mal accueilli s’impliquera beaucoup moins vite, moins motivé et donc moins performant.

Un recrutement n’est réussi que lorsque le salarié est bien intégré, ce qui s’évalue qu’au bout de la période d’essai. Or mettre fin à une période d’essai a un coût financier mais pas que.

Vous embauchez ? sollicitez-nous pour être accompagné dans vos formalités onboarding et un process d’intégration qui ne comprend pas que de l’administratif :

• Préparer l’arrivée du salarié avec une bonne communication en interne, c’est un moyen supplémentaire de faire en sorte qu’il soit bien accueilli par les équipes en place. Organiser une réunion rapide avec le service dans lequel il va être intégré n’est pas une perte de temps.

• Préparer l’arrivée du nouveau salarié c’est préparer son poste de travail (bureau, ordinateur, téléphone mobile, voiture éventuellement). Il n’y a rien de plus déstabilisant pour un candidat que d’arriver et de constater qu’il n’a pas de bureau, qu’il n’a pas d’ordinateur…. et que personne n’est là pour l’accueillir véritablement ou qu’il n’est même pas présenté dans les différents services de l’organisation.

• Prévoir la signature du contrat de travail s’il cela n’a pas été fait avant le début du contrat dans les 48 heures suivant son arrivée avec la remise de sa fiche de poste ou feuille de route, le livret d’accueil etc…. Le salarié qui n’a pas signé son contrat de travail gamberge.. et ne s’implique pas.

• L’arrivée d’un nouveau collaborateur est couplée fréquemment avec une période de formation métier, aux process de travail ou à un nouveau logiciel. La première semaine ou plus doit donc être planifiée avec les différents intervenants concernés et permettre au nouveau salarié de rentrer dans son poste et l’organisation dans les meilleurs conditions.

• Organiser un pot de bienvenue ou proposer un déjeuner collectif avec l’ensemble du service est un outil efficace. Ce sont ses petites choses informelles qui mettent d’emblée le salarié dans une situation favorable et un lien immédiat dans son équipe.

• Pensez à programmer des rendez-vous réguliers avec votre nouveau collaborateur et des réunions collectives avec l’équipe

• Nommer un « buddy » (un mentor, un référent) peut être nécessaire.

• Programmez des points d’étape avec votre collaborateur sur la prise en charge de son poste, chaque semaine sur le premier mois puis tous les mois jusqu’à la fin de la période d’essai (y compris son renouvellement).

• Faut-il prévoir d’autres temps de formation en interne ou à l’externe du nouveau collaborateur ?

• Pour des fonctions qui le permettent, vous pouvez mettre en place un rapport d’étonnement c’est à dire demander au nouveau collaborateur de présenter à sa hiérarchie ou au service RH un rapport d’étonnement dans les 2 mois suivants son arrivée. Le document est pertinent pour l’organisation qui souhaite se mettre dans un processus d’amélioration continue.

Nos équipes sont à votre disposition pour construire avec vous un process d’intégration de vos nouveaux salariés.

EasExpert RH épaule au quotidien les dirigeants d’entreprise dans les domaines du recrutement, de la gestion des carrières, de l’accompagnement, de l’optimisation des coûts salariaux ou encore des relations sociales et des crises.  Avancez-nous vous accompagnons !

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