Gérer son temps

La gestion du temps : le temps est une valeur

Le temps est un capital directement lié à la vie. Benjamin Franklin disait « qu’il est la substance même de la vie ».

Il nous est attribué, à chaque personne, en moyenne, 700.000 heures de vie…

700.000 heures qui peuvent s’écouler parfois comme une rivière, parfois comme un torrent, parfois comme une cascade, parfois comme une cataracte mais à ceci près, qu’il est impossible d’en retenir la moindre quantité : on ne peut pas stocker le temps. Il se consomme imperturbablement, à chaque instant.

La gestion du temps : comment l’utiliser au mieux ?

Chacun est mieux placé que quiconque pour décider de la manière d’utiliser ces 700.000 heures…

Qui peut organiser son temps, n’en dispose pas de plus… mais celui qui l’organise, l’utilise mieux et peut faire plus de choses en 1 heure que celui qui ne l’organise pas.

Supposons qu’une personne agisse de façon à transformer chaque jour de travail de 8 heures, 30 minutes improductives en 30 minutes productives ? Cette personne augmente alors ses performances professionnelles de 6,25 % !

Rensis LICKERT (échelle de Lickert) a démontré l’idée que si l’ensemble du personnel d’une entreprise augmente sa productivité de 5 %, les bénéfices nets de cette entreprise augmentent de 100 %.

Le souci du temps de la vie a conduit à le dimensionner : ères, millénaires, siècles, années, mois, semaines, jours, heures, minutes, secondes, dixième de secondes etc. De nombreux instruments ont été inventés pour le mesurer : sabliers, horloges de toute nature, montres, chronographes etc.

La gestion du temps : le temps et l’action

Le temps et l’action ont toujours été associés pour évaluer la qualité d’une performance. La nouvelle entreprise qui réaliser 600 k€ en 3 ans peut être considérée comme plus performante que celle qui en met 10 pour atteindre ce niveau.

Dans le sport, la performance est encore plus directement liée au temps.

La gestion du temps, qui le fait ?

Nous sommes tous bombardés par des sollicitations de toute nature, par des quantités de gens qui influencent notre façon d’utiliser notre temps, des tâches imprévues : ici des collègues, des directeurs, des clients, des fournisseurs, là des amis, la famille, une association, un club, les animaux de la maison !

Gérer son temps, reconnaissons que nous sommes tributaires des autres dans l’utilisation du temps.

Nous ne vivons pas sur une île déserte, il faut composer en permanence avec les autres. Mais dans quelle mesure, sommes-nous maître de notre temps ?

Lorsque nous avons le sentiment d’en manquer pour faire toutes nos tâches, nous ne pouvons pas inventer des journées de 25 heures mais nous pouvons mieux le maîtriser. Vérifions ce que nous faisons exactement de notre temps !

Si nous en manquons quotidiennement, faisons une espèce de photo de l’utilisation de notre temps, le plus précis possible pour en tirer les enseignements utiles.

La gestion du temps est une affaire de comportement !

Nous avons des habitudes inconsciemment ou consciemment et en matière de temps aussi… d’abord nous formons des habitudes puis les habitudes nous forment. Si nous ne prenons pas consciemment les bonnes habitudes, nous en prenons inconsciemment de mauvaises…

Les frustrations en matière de temps

1. combien de fois avez-vous le sentiment d’avoir assumé une journée de travail bien remplie, voire même harassante et pourtant vous vous dîtes : « je n’ai pas fait les tâches que je voulais faire » ? Ce sentiment de frustration est fréquent.
2. vous est-il aussi arrivé de venir au travail, le matin, sans savoir exactement, ce que vous allez faire de votre journée ? Vous arrivez, vous vous servez un café, bavardé à droite et à gauche aimablement avec des collègues, puis vous asseyez à votre bureau en vous posant la question : « alors, quoi de neuf aujourd’hui ? »
   Ne vous étonnez pas d’être interrompu toute la journée par le téléphone, les collègues et toutes sortes de circonstances ! et de vous énerver… le stress au travail grandit et les incidents aussi.
3. Avez-vous eu l’occasion de participer à une réunion de travail qui vous a beaucoup ennuyé ? Elle était trop longue, inutile ou improductive pour vous… certains participants de cette réunion n’avaient pas tous les éléments pour travailler avec précision. Vous avez le sentiment d’avoir littéralement perdu votre temps. De plus, vous vous y êtes énervé, vous avez eu des difficultés relationnelles avec certains collègues et vous avez manifesté votre mauvaise humeur. Ne souriez pas… ceci se passe comme ça dans beaucoup d’organisations !
4. Vous avez l’impression parfois de ne plus savoir où vous en êtes. Vous devez tout faire à la fois. Vous avez à peine terminé une tâche ou réglé un problème que le navire prend l’eau ailleurs. Vous courrez, courrez, toujours courir. Vous avez le sentiment sévère de ne pas aller au bout de vos tâches et de ne rien faire de bien. Le raz le bol vous prend et de soupirer « vivement ce soir qu’on se couche ! » ou « vivement la retraite ! ».
5. Vous voulez améliorer l’utilisation de votre temps, car vous vous rendez-compte que vous ne pouvez pas continuer comme cela ? Vous essayez de changer vous-même en déléguant ? vous cherchez à améliorer le contrôle sur le temps de travail de vos collaborateurs ? vous essayez ? mais vous finissez par conclure « il n’y a rien à faire, je suis comme cela ! » « je ne peux pas me changer » « je n’ai pas les gens qu’il faut » « ils sont vraiment incapables » et tout continue comme avant…

Ces observations n’ont rien d’extraordinaires..

La gestion du temps : analyser votre temps

D’abord, il est important de souligner que la maîtrise du temps fait partie intégrante de la mission d’un manager. En effet, si vous êtes responsable d’une équipe, difficile d’avoir de l’influence sur celui des autres si vous même n’avez pas la maîtrise de votre comportement vis à vis du vôtre.

Pour développer une meilleure utilisation, il faut changer des habitudes et aussi des attitudes vis à vis de son temps.

La gestion du temps : faire un constat de ce que l’on fait de ses journées

Analyser ton temps permet d’objectiver la gestion du temps et son utilisation pendant une période significative.

Observez l’utilisation de votre temps sur une ou deux période de 5 jours et notez par 1/4 heure exactement ce que vous faites :

• Si vous prenez un café ou autre moment de détente, notez-le.
• Si vous recevez un appel, notez-le.
• Si vous avez un appel à donner, notez-le.
• si vous êtes dérangé pour quelque raison que ce soit, notez la raison.

Notez tout sur toute la journée, le plus exactement possible. Ce travail est un investissement important qui vous permet de voir objectivement comme vous fonctionnez.

La gestion du temps

Vous procéderez ensuite à une analyse de vos tâches. Listez les …

• les tâches obligatoires
• les tâches supprimables
• les tâches simplifiables
• les tâches délégables

A partir de cette classification, vous avez ainsi une idée déjà plus précise de votre comportement en matière de gestion du temps.

l’approche systémique

Vérifiez par rapport à l’analyse systémique de votre fonction. Si vous consacrez votre temps à des tâches qui correspondent bien à ce que vous considérez comme essentielles (vos priorités), vous avez une bonne gestion du temps. Sinon vous visualisez les écarts éventuels entre ce que vous considérez comme prioritaire et ce que vous faites réellement. Vous détenez des clés pour entreprendre un changement et développer davantage d’efficacité dans la gestion du temps. Il vous reste juste à définir votre programme d’actions.

Malmenée par les technologies d’information et de communication instantanées, la gestion de son temps est de plus en plus problématique. Répondre à toutes les sollicitations, rendre un dossier au dernier moment, agir dans l’urgence… un sentiment de puissance envahit ceux qui y réussissent. Et pourtant, bien gérer son temps, c’est refuser d’entrer dans ce cercle infernal. Une « bonne » gestion du temps permet de prendre du recul pour mieux manager votre entreprise. Sachez être lent…

Prio-ri-ser ! ou la gestion des priorités

Gérer son temps, c’est s’organiser et agir en fonction des priorités… et non des urgences.

4 astuces pour mieux gérer son temps et la gestion des priorités

• Cerner ses priorités.
• Lister les tâches à réaliser (« to-do list »).
• Les planifier sur son agenda.
• Viser des résultats.

Des clés pour gagner du temps

• Entreprenez les actions par ordre de priorité.
• Réalisez une seule chose à la fois.
• Suivez votre « to-do list » au cours de la journée.
• Surfez moins sur le web.
• Classez vos dossiers au fur et à mesure.
• Faites des pauses – même très courtes – au cours de la journée.
• Quittez le bureau à l’heure, au moins deux fois par semaine.
• Dormez suffisamment.

Des erreurs à éviter dans la gestion des priorités

• Passer du temps sur des dossiers qui ne font pas partie de ses priorités.
• Sous-estimer le temps qu’une tâche va prendre.
• Autoriser de trop nombreuses interruptions.
• Dire oui aux demandes des autres qui arrivent à tout moment.
• Ne pas se faire aider.

gestion du temps de travail et des priorités

30 façons de maîtriser son temps et les priorités

Préparez et organisez

1.    Mettez votre bureau en ordre.
2.   Ayez la notion du temps.
3.   Chaque jour, dressez la liste des choses à faire.
4.   Déléguez.
5.   Refusez le travail qui n’est pas le vôtre.
6.   Faites preuve de fermeté.
7.   Donnez-vous des délais raisonnables.
8.   Accordez-vous du temps personnel.

Limitez les interruptions

9.   Déterminez qui doit pouvoir vous joindre à tout moment.
10. Laissez quelqu’un dans l’entreprise s’occuper des autres.
11. Demandez d’abord la raison de toute visite
12. Levez-vous quand un visiteur entre dans votre bureau.
13. Soyez impitoyable avec le temps mais avenant avec les gens.
14. Suggérez de prévoir un entretien ultérieur.
15. Rencontrez les autres dans leur bureau.
16. Asseyez-vous sur le bord du bureau.
17. Réservez les bavardages à la pause café

Gérez les réunions

18. Veillez à ne pas faire perdre de temps aux autres.
19. Organisez la réunion à l’avance, avec un objectif clair ; commencez et finissez à l’heure.
20. Refusez les interruptions.

Utilisez mieux le téléphone

21. Faites filtrer les appels et prévoyez des plages de rappels.
22. Regroupez vos appels.
23. Listez les points à aborder au cours de l’appel.
24. Surveillez le temps passé au téléphone ; utilisez un minuteur.

Adoptez des méthodes de travail

25. Finissez chaque travail avant de passer au suivant.
26. Passez cinq minutes avec vos collaborateurs pour planifier la journée.
27. Confiez le tri du courrier à un de vos collaborateurs.
28. Ne manipulez chaque papier qu’une fois.
29. Sachez utiliser les temps morts.
30. Installez une horloge bien visible.

La gestion des priorités

Gérer son temps, c’est s’organiser et agir en fonction des priorités… et non des urgences.

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