La préparation du plan de formation en entreprise
Compte tenu du changement constant au sein d’une entreprise, au fil des réformes de la formation, l’élaboration d’un plan de formation reste un outil fondamental de gestion du capital humain de la PME.
Un salarié qui ne se forme pas sera à terme un salarié « has been ». Un salarié qui n’apprend pas se sclérose petit à petit. Une entreprise qui ne forme pas ses salariés aux évolutions futures prend des risques importants sur des ressources qui s’avèrent inadaptées et un manque d’agilité pour innover et se remettre en cause.
La formation permet d’habiliter les salariés à :
- Une meilleure accommodation aux exigences évolutives de leur poste de travail
- Une évolution certaine ou un maintien avéré de leur employabilité, et
- Un accroissement assuré de leurs connaissances et compétences
Dans ce cadre le plan de formation est un outil de gestion rh à traiter avec soin.
| ACTEURS du plan de formation | Direction / Manager | Service RH | Partenaires sociaux | Salarié |
| Les étapes du plan de formation | ||||
| 1. faire un état des lieux | * | |||
| 2. formalisation des projets de l’entreprise quelle politique de formation ? quels axes prioritaires pour les années à venir ? | * |
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| 3. recensement des besoins de formation définir les projets, les problèmes, les objectifs de changements opérationnels interservices et des salariés individuellement. | * | * | * | |
| 4. rédaction d’un cahier des charges de formation. | * |
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| 5. Budgétisation/négociation. Hiérarchisation des priorités | * | * | ||
| 6. Mise en forme du plan de formation | * |
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| 7. Présentation à la direction et consultation des partenaires sociaux | * | * |
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| 8. Communication du plan de formation aux salariés |
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| 9. Lancement des actions du plan de formation | * | * | ||
| 10. Suivi, évaluation, bilan, tableau de bord | * | * | * | * |
Guide du questionnement pour établir un plan de formation
Ces questions pour rédiger un plan de formation sont à considérer comme un « pense-bête », à relire avant un entretien. Certaines sont redondantes, voire identiques mais formulées différemment.
Le but est de se constituer une « base » avec ses mots à soi, avec lesquels vous êtes à l’aise et de façon à ce que ce soit naturel.
1. Contexte
- Dans quel contexte s’inscrit votre demande ?
- Quels sont les enjeux ?
- Qu’est-ce qui motive votre demande de formation ?
- Sur quels constats (observations, événements) vous appuyez-vous ?
- Quels sont les dysfonctionnements observés ?
- Quels sont les résultats visés (concrets), sous quels délais ?
- Concrètement, sur le terrain, que souhaitez-vous voir changer ?
- Quels sont les indicateurs qui attesteront de l’efficacité de la formation ?
- À quoi verrez-vous que les résultats attendus, à savoir…, sont atteints ?
- Quelles sont, selon vous, les causes de dysfonctionnement ?
- Qu’est-ce qui empêche les collaborateurs de le faire ?
- Que pensez-vous de… ?
- Quelle est la situation à l’origine du projet ?
- Quels sont les facteurs générateurs de la demande ?
- Quel bénéfice attendez-vous de la formation ?
- Qui sont les acteurs impliqués dans la situation à l’origine de la demande ?
2. Public
- Combien de personnes sont concernées par le projet de formation ?
- Quel est leur environnement professionnel ?
- Quelle est leur fonction ?
- Leur position hiérarchique (organigramme) ?
- Cadre ou pas ?
- Âge – H ou F ?
- Ancienneté / Entreprise / Fonction ?
- Niveau de formation initiale ou profil ?
- Niveau dans le poste ?
- Sont-ils demandeurs ?
- Ont-ils des attentes ou des craintes spécifiques ?
- Quelles sont les caractéristiques de la population à former ?
3. Objectifs pédagogiques
- Par rapport au constat que vous faites, qu’est-ce que vos collaborateurs sont capables de faire actuellement – que ne font-ils pas ?
- Qu’est ce qui est le plus difficile à surmonter actuellement pour vos collaborateurs ?
- Quelles compétences vos collaborateurs devront-ils mettre en œuvre pour que vous puissiez obtenir le résultat que vous visez ?
- Que doivent-ils être capables de faire à l’issue de la formation ?
- Quelles sont les compétences phares – prioritaires ?
- Quelles sont les compétences à acquérir ?
- Précisément, que devront-ils savoir faire ?
- Dans quelles situations devront-ils utiliser ces nouvelles compétences ?
- Aujourd’hui, que font ces personnes dans les situations de travail visées par la formation ?
- Avec qui ? À l’aide de quoi ? Pour quels résultats ?
- Que devront-ils faire de différent, de mieux, de nouveau ?
- Quels sont les savoirs de référence, les pratiques, attitudes ou comportements que cela suppose ?
- Parmi ces compétences, quelles sont celles déjà maîtrisées par les futurs formés ?
- Lesquelles le sont imparfaitement ou pas du tout ?
- Quels sont les facteurs qui les empêchent d’obtenir les résultats que vous escomptez ?
Il existe en effet plusieurs méthodes pédagogiques.
L’efficacité d’une formation tient à l’adaptation des méthodes et outils utilisés à 3 éléments :
– Les caractéristiques des stagiaires
– Les contraintes de temps et d’argent
– Le type de compétences à développer ou cahier des charges de formation : quelles connaissances, savoir-faire ou capacités devront être maîtrisés par les stagiaires à la fin de la formation.
| – Cours magistraux – Conférences – E-learning | – Pratiques – Expérimentations – Mise en situation – Etude de cas | – Formation action – Jeux de rôle – Réalisation de projets résolution de problèmes – Exercice d’analyse de son comportement et ceux des autres – Pédagogie du miroir |
| Ainsi que tout exercice qui favorise la mémorisation : reformulation, quizz, tests de connaissances, exercices | Ainsi que tout accompagnement (tuteur) qui permet à l’apprenant d’analyser ses erreurs, de les corriger et d’acquérir de nouveaux automatismes. | Ainsi que tout approche pédagogique qui fait changer les comportements et les représentations. |
4. Conditions de réussite
- De quels moyens disposent-ils aujourd’hui ?
- Qu’est-ce qui les empêchent de faire ce que vous attendez d’eux ?
- Quelles sont les dispositions que vous comptez prendre pour qu’ils puissent mettre en œuvre les acquis de la formation : en terme de matériel, d’outils, d’informations, de délais, de temps, de suivi, soutien de la hiérarchie, organisation… ?
- Sont-ils demandeurs de cette formation ?
- D’après vous, quels facteurs pourraient les aider à mettre en œuvre les acquis de la formation ?
- Comment allez-vous mesurer l’efficacité de cette formation ?
- Quels sont les autres facteurs dont dépend l’atteinte de votre objectif opérationnel (ou l’atteinte de vos résultats) ?
5. Contraintes et moyens
- Existe-t-il des contraintes par rapport à cette formation (horaires, disponibilité des stagiaires, organisation des groupes, délais, budget, durée maximale, possibilité de scinder la formation en plusieurs jours, etc.) ?
- Y a-t-il des jours, périodes, horaires à éviter/à privilégier ?
- Toutes les personnes peuvent-elles partir en même temps ?
- Avez-vous des souhaits particuliers concernant le lieu ?
- Voyez-vous un inconvénient à faire la formation hors du lieu de travail ?
- Y a-t-il des contraintes particulières en matière de matériel, de logiciels… ?
- Voyez-vous autre chose ?
- Quelles sont les personnes sur lesquelles je peux m’appuyer (experts, …) ?
Grille d’analyse d’une demande de formation
| Questions | Description |
| Domaine sur lequel porte l’action de formation | |
Qu’est-ce qui a déclenché le besoin de formation ?
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| Initiateur du projet | |
| Pilote du projet (interlocuteur privilégié) | |
Quels sont les objectifs ?
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| Autres actions prévues par le commanditaire pour que l’objectif soit atteint | |
Population ciblée
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| Quelles sont les missions actuelles et futures des stagiaires ? | |
Attente du client par rapport à l’action de formation
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Obstacles ou freins liés à…
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| Comment surmonter ces obstacles ? | |
Contraintes à respecter
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| Conseils pour que « ça marche » | |
| Quels sont les messages forts à transmettre au cours de la formation ? | |
Quels sont vos rapports actuels ?
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| Quel est le contenu souhaité ? | |
| Avez-vous des préconisations en terme de méthodes pédagogiques ou de techniques d’animation ? | |
| Quels sont les dispositifs d’évaluation utilisés dans l’entreprise pour mesurer l’efficacité de la formation ? | |
| Qu’est-ce qui vous fera dire que le projet de formation a réussi ou échoué ? | |
| Quel est le processus d’appel d’offre ? (nombre de compétiteurs, présentation devant le comité de pilotage, dates clés du processus) | |
| Quels sont les critères de sélection ? (notoriété, coûts…) | |
| Commentaires |
Extrait « Réussissez vos actions de formation », F. Cuisiniez – G. Roy-Lemarchand
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