Quels sont les registres obligatoires en entreprise ?

Recenser les registres obligatoires en entreprise

L’employeur a l’obligation de tenir à jour des registres obligatoires en entreprise. Voilà la liste des registres concernés.

• Le registre unique du personnel

Parmi les registres obligatoires, il y a le registre du personnel qui peut être remplacé par un support informatique : à conserver 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement. Le registre du personnel est demandé lors d’un contrôle URSSAF.

Pour un extra ou plusieurs CDD… une ligne par contrat ou vacation avec les dates d’entrée et de sortie correspondantes.

A noter : l’absence de registre, le défaut de mise à jour entraînent jusqu’à 3 750 € d’amende par salarié concerné.

• Le livre de paie

Parmi les registres obligatoires, il y a le livre de paie qui peut être remplacé par un support informatique : à conserver 5 ans à dater de sa clôture.

A noter : conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans remplace cette obligation.

• Le registre spécial des dangers graves et imminents

A noter : Un registre des accidents bénins peut être mis en place pour remplacer la déclaration d’un accident du travail n’entraînant pas d’arrêt de travail ni soins médicaux et s’il y a une infirmière dans l’entreprise. En annexe, doivent y figurer les données collectives d’exposition aux facteurs de pénibilité, évalués selon les critères du compte personnel de prévention de la pénibilité (CPPP).

• Le registre de la délégation du CSE

Dès lors qu’il y a un CSE, le registre de la délégation du CSE est un des registres obligatoires. Il contient les questions faites par le CSE et les réponses de l’employeur.

A noter : L’absence de registre constitue un délit d’entrave sanctionnable d’une amende de 7 500 €.

• Le registre des repos hebdomadaires

Le registre des repos hebdomadaires fait partie des registres obligatoires si les repos hebdomadaires ne sont pas donnés collectivement.

A noter : L’absence de registre constitue un délit d’entrave sanctionnable d’une amende de 7 500 €.

• Le registre de sécurité

Il contient les contrôles et diagnostics obligatoires (sécurité incendie, diagnostic électrique notamment).

A noter : Le registre en lui-même n’est pas obligatoire en fait. En tout cas il ne figure pas dans la liste des registres obligatoires. En revanche, les diagnostics en revanche le sont. En cas de problème incendie (même s’il n’est pas de votre fait, les documents de contrôle sont demandés par les assurances).

Liste des affichages obligatoires

Le code du travail prévoit des affichages obligatoires c’est à dire l’affichage d’informations aux salariés sur le lieu de travail.

L’affichage des congés payés

Il s’agit d’afficher la période ordinaire des congés dans l’entreprise et ordre des départs congés payés.

Si l’entreprise cotise à une caisse des congés payés, il s’agit d’afficher la Raison sociale et l’adresse de la caisse.

L’affichage de la convention et accord collectif de travail

Avis comportant l’intitulé de l’accord et l’endroit où il peut être consulté.

Les affichages en matière de durée du travail

Horaire collectif et modifications.

Si l’entreprise fonctionne par cycle : nombre de semaines du cycle et répartition pour chaque semaine

Si l’entreprise a un accord de modulation : programme indicatif de la modulation.

Repos hebdomadaire : Repos du repos hebdomadaire, pour tout ou partie du personnel.

Les affichages en matière d’égalité professionnelle

L’affichage obligatoire des textes sur l’égalité professionnelle hommes femmes : Code du travail : articles L. 3221-1 à L. 3221-7. R. 3221-1 et R. 3221-2. Lieux de travail

Le rapport annuel : De la situation comparée des conditions générales d’emploi et de formation des hommes et des femmes dans les entreprises de + 300 salariés.

Les affichages obligatoires en matière de discipline

L’affichage obligatoire des coordonnées de l’inspecteur du travail : Coordonnées de la DDTE et de l’inspection du travail

L’affichage obligatoire du règlement intérieur : (si effectif supérieur à 20)

Les affichages en matière de santé et sécurité au travail

Hygiène et sécurité : Dispositions prévues par le Code du travail : Interdiction de fumer, Incendie, Consignes d’évacuation, Document unique d’évaluation des risques (DUER).

Secours d’urgence et service médical du travail : Adresse et nom d’appel de : médecin du travail ou du service médical du travail ; secours d’urgence.

Les affichages en matière d’accord collectifs

Participation : (si effectif supérieur à 50) accord de participation.

Les négociations en entreprise

Les négociations obligatoires en entreprise concernent les organisations dans lesquelles est présent au moins un délégué syndical (+50 salariés) ou un membre du CSE désigné par un syndicat (moins de 50 salariés).

Les négociations obligatoires

Au moins une fois tous les quatre ans, l’employeur doit mener les négociations obligatoires suivantes :

1. une négociation sur la rémunération notamment les salaires effectifs, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l’entreprise ;
2. une négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes portant notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération (égalité salariale), et la qualité de vie au travail (QVT) ;
3. une négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels dans les entreprises et groupes d’au moins 300 salariés.

L’obligation de publier les écarts de rémunérations

Les employeurs d’au moins 50 salariés devront publier chaque année des indicateurs relatifs :

– aux écarts de rémunération H/F
– aux actions mises en œuvre pour les supprimer
– Les informations sur la méthodologie et le contenue des indicateurs doivent figurer dans la BDES.

En cas de constat d’écarts, l’employeur est tenu d’inscrire un plan de rattrapage salarial à l’ordre du jour de la négociation collective obligatoire sur l’égalité professionnelle devant avoir lieu au moins une fois tous les 4 ans.

Doivent être négociés :

– les mesures adéquates et pertinentes de correction
– la programmation annuelle ou pluriannuelle, de mesures financières propres à combler les écarts constatés

en l’absence d’accord collectif, les mesures sont déterminées unilatéralement par l’employeur après consultation du CSE
La décision doit être déposée à la DRIEETS.

Le délai de mise en conformité

= 3 ans
si au delà des 3 ans, il y a encore des écarts : pénalité pouvant aller jusqu’à 1 % masse salariale
si non conformité mais effort significatif de mise en conformité, délai supplémentaire donné à l’entreprise.

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