Avec le développement du télétravail, les managers sont confrontés à devoir gérer leurs équipes à distance et peuvent s’en trouver déboussolés.
Le management à distance : les 4 règles d’or
1. Conserver des rencontres régulière
Pour créer du lien et de la cohésion, le management à distance ne peut pas faire l’économie de rencontres et d’échanges en face à face.
Tant pis pour les férus de nouvelles technologies. Le manager ne peut pas se reposer uniquement sur les miracles du Web !
Il est impératif pour un bon management à distance de conserver la collaboration par des rencontres de face à face.
Au démarrage, le management à distance nécessite de mettre en place qu’une réunion ponctuelle de quelques heures, c’est une façon de se connaître et de se reconnaître dans les rôles et les responsabilités que l’on va avoir.
Le scénario d’un management à distance
Le collaborateur ou l’équipe à distance doit connaître le scénario :
-
- quelle est la direction à suivre ?
- qui fait quoi ?
- quels sont les objectifs ?
- comment les atteindre ?
- quels seront les obstacles ?
C’est indispensable pour créer du sens.
Les contacts humains ne s’arrêtent pas là. Pour garder pour le collaborateur un sentiment d’appartenance à l’entreprise, il est important de prévoir ensuite des points de contact très réguliers pour pérenniser le lien.
Cela peut passer par des rendez-vous rituels. On va se parler au téléphone une fois par semaine. Ou l’on va s’arranger pour se voir une fois par mois ou une fois par trimestre, le temps d’un week-end ou d’un séminaire. C’est ce qui va créer ou recréer le pont entre collaborateurs, ceux qui sont sur site et les collaborateurs distants.
La technologie ne peut pas remplacer les déjeuners ou les discussions informelles devant la machine à café. Evidemment, il n’est pas pas toujours possible de rencontrer tout le monde individuellement.
Dans le cas à où vous supervisez une filiale étrangère de 50 personnes, votre management à distance pourra s’appuyer sur le management local. Ces relais locaux devront porter le projet de l’entreprise et ses valeurs. Les ont-ils bien compris et sont-ils convaincus des messages à faire passer ? Mieux vaudra s’en assurer pour éviter des distorsions de stratégie avec le siège.
2. Former ses collaborateurs est essentiel dans un management à distance
Dans un management à distance, il est important de s’assurer que tout le monde se sert correctement des outils et des technologies mises à disposition. Messagerie, forum de discussion, chat, plate-forme collaborative, Web conférence, calendrier partagé….de plus en plus, les managers et ses collaborateurs à distance ont l’embarras du choix. Mais ont-ils bien saisi l’intérêt de ces solutions ? Dès le début, chacun doit bien savoir quel usage il faudra en faire et à quoi elles vont servir.
Trop souvent, on élude la question et on utilise ces technos sans discernement. Certains pensent que tout peut se régler par mail. Mais si au bout du 26ème échange de message, on ne s’est toujours pas compris, c’est qu’il y a un problème. Le téléphone, une téléconférence ou une réunion face à face sont parfois indispensables.
3. Fixer les règles du jeu du management à distance
Dans un management à distance, c’est au manager de fixer les règles du jeu : éviter d’écrire des romans ou écrire un livre ou d’exposer ses idées par courriel, ne pas répondre forcément tout de suite à un message sur Black Berry sauf si l’urgence est précisée.
Si votre équipe à distance (télétravail) a une feuille de route précise, il suffira de manager les résultats. Inutile de se préoccuper des méthodes de travail des collaborateurs à distance. Cela vous coûtera en temps et en argent. Ce qui compte c’est ce qui sera livré. Néanmoins, on pourra mettre en place des indicateurs qui rendront compte régulièrement de la situation locale. Le manager à distance interviendra lorsqu’il sentira que les nuages commencent à arriver.
4. Démontrer ses compétences
Le leadership, dans un management à distance, ne repose plus sur le manager mais sur le titre mais sur la manifestation de ses compétences.
Conclusion : lin de ses troupes, le dirigeant doit plus que jamais démontrer ses compétences et être actif. Pas question pour lui de laisser monter les tensions sans intervenir. Il est le garant des règles et des valeurs de l’entreprise. Détecter et gérer les conflits, c’est sans doute ce qui sera le plus difficile dans un management à distance. Dans ce cas-là, le manager doit réagir rapidement pour éteindre l’incendie. Cela passe par un contact direct au téléphone ou en face à face avec les collaborateurs concernés.
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