L’administrateur de biens
L’administration de biens se décompose en deux grands pôles qui sont la copropriété et la gérance.
Les deux secteurs sont organisés de la même façon. Ces métiers se pratiquent chez des administrateurs de biens indépendants ou dans des groupes immobiliers. En revanche pour la gestion immobilière dans le secteur social, les postes et organisation sont différents et le cadre aussi puisque la notion de propriétaire n’existe pas.
LA COPROPRIÉTÉ :
Le gestionnaire (syndic), son assistante et leur comptable sont responsables de la gestion d’un ensemble d’immeubles en copropriété (entre 40 et 50 immeubles pour des confirmés). Ils doivent gérer les parties communes des immeubles, espaces verts, gardiens ou employés d’immeubles, garantir de la maîtrise des charges et entretenir, valoriser le patrimoine de leurs clients (les copropriétaires).
Le Gestionnaire passe 50% de son temps au bureau et le reste sur les immeubles. Il anime les conseils syndicaux et assemblées générales, participe aux réunions de chantier et suit les travaux votés en assemblée générale, rencontre les prestataires et fournisseurs sur place pour contrôler la bonne application de leur contrat de prestation…Le gestionnaire est là pour appliquer les décisions prises en AG, conseiller les copros et valoriser le patrimoine.
L’assistante a un rôle déterminant dans le binôme car elle est seule à rester au bureau, à recevoir les demandes des copropriétaires, à gérer les urgences et demandes de dépannage. C’est le maillon indispensable entre le gestionnaire, les copropriétaires, les fournisseurs et tous les interlocuteurs. Elle prépare les AG (convocations et résolutions), gère les sinistres, le courrier courant, les mises à jour des carnets d’entretien et répond à la plupart des demandes journalières des clients, avocats, notaires…
Le comptable garantie la justesse des comptes de l’immeuble en contrôlant les factures, gérant la trésorerie, appelant les fonds et en fin d’exercice en arrêtant les comptes. Il gère les clients débiteurs, les ventes de lots et répond à toutes les questions d’ordres comptables émanant des clients. Il prépare l’ensemble des pièces et annexes comptables nécessaires aux assemblées générales et anime les vérifications de comptes avec les conseils syndicaux.
LA GÉRANCE :
Le gestionnaire, son assistante et leur comptable sont responsables de la gestion des appartements (lots isolés ou immeubles entiers) des propriétaires qui leur donnent mandat. Il doit gérer la vie du bail, la vie du locataire et faire en sorte que le lot ne perde pas de sa valeur en veillant à l’entretenir correctement.
Le Gestionnaire assure tout le relationnel avec le propriétaire, il est garant de l’application du mandat. Il doit trouver le bon locataire, garantir le reversement des loyers au propriétaire, s’assurer des prix des locations, entretenir l’appartement, faire le lien avec le syndic, représenter le propriétaire aux assemblées générales et régler tous les différents juridiques (impayés, litige bail, non respect du bail…).
L’assistante, plus en rapport avec le locataire, gère le quotidien, les pannes et autres tracas, s’occupe des congés donnés par le locataire, remet les biens en location, traite le courrier courant. Elle gère les sinistres, récupère les attestations d’assurances et de contrat d’entretien des chaudières…
Le comptable doit facturer les loyers, encaisser les paiements et reverser aux propriétaires ce qui leur revient, suivre les impayés et payer les factures pour le compte des propriétaires. Il gère également les régularisations de charges et prépare les éléments pour l’élaboration des déclarations de revenus fonciers des propriétaires. Il est en contact avec les propriétaires et les locataires.
Ces fonctions existent aussi dans l’immobilier d’entreprise mais le rapport client est différent puisqu’il s’agit de professionnels, les lois et obligations régissant les baux ne sont pas les mêmes et les montants concernés sont plus élevés. Il y a aussi une notion de reporting plus présente et l’aspect chiffres et plus présent.
