Les différents postes dans la copropriété
- le principal de copropriété
- le gestionnaire de copropriété
- l’assistante de copropriété
- la comptable de copropriété
- la gestion des travaux
Poste de travail : le principal ou gestionnaire de copropriété
La présente définition de fonction précise les tâches et responsabilités du PRINCIPAL DE COPROPRIETE ou du GESTIONNAIRE DE COPROPRIETE
Le poste de principal ou gestionnaire de copropriété
Gestionnaire d’un portefeuille d’immeubles en copropriété au sein du département copropriété.
La position hiérarchique de principal ou gestionnaire de copropriété
Le principal de copropriété est rattaché hiérarchiquement au Directeur Général.
Fonctionnellement il conduit le travail d’une assistante, éventuellement d’un collaborateur junior et travaille en relation étroite avec les services comptables, travaux, contentieux et assurances du Cabinet.
Un gestionnaire de copropriété en fonction d’une organisation peut être rattaché à la direction générale ou à un principal de copropriété.
La fonction du principal ou gestionnaire de copropriété
1. Effectuer la gestion courante des parties communes des immeubles avec des visites sur place :
- Gérer les relations avec les gardiens (recrutement éventuel), les conseils syndicaux et les copropriétaires,
- Mettre en place, suivre et renégocier les contrats d’entretiens des immeubles,
- Assurer son rôle de conseil et d’arbitre dans les relations entre les copropriétaires et les fournisseurs
- Effectuer la gestion courante
2. Administrer le portefeuille d’immeubles :
- Préparer le contenu des convocations des Assemblées Générales notamment en effectuant un rendez vous préalable avec le conseil syndical plusieurs semaines à l’avance (selon un planning à remettre régulièrement à sa direction en réunion, préparer les appels d’offres et les devis).
- Tenir les assemblées générales et les conseils syndicaux
- Rédiger pour chaque immeuble le reporting d’activité périodique et l’envoyer au Conseil syndical
- Traiter les courriers, les fax et les e-mails dans les délais indiqués par la direction.
- Suivre, en relation avec le comptable en charge du dossier, les comptes des immeubles : appels de fonds, validation des comptes,
- Elaboration et suivi des budgets annuels ainsi que des budgets travaux et ce préalablement aux ordres de services, informer la comptabilité des éventuelles modifications dans le planning des travaux …
- Suivre les dossiers confiés au contentieux
- Rédiger les déclarations de sinistre et les suivre.
3. Mettre en œuvre les décisions d’assemblée générale en matière de travaux
- Si besoin, élaborer les appels d’offres et analyser les devis
- Passer les ordres de service, après avoir élaborer le compte travaux, en s’assurant des conditions propres à l’immeuble et à la résolution d’AG.
- Déclencher les travaux et les suivre directement ou planifier une intervention du service travaux
- Mettre en place les assurances nécessaires (dommages ouvrages notamment)
4. Suivre les évolutions législatives et faire respecter les procédures en vigueur.
5. Gérer la relation avec les autres services de l’entreprise :
Travaux, contentieux, assurances et conduire le travail de son assistante.
D’une façon générale, prendre en charge toutes missions qui lui seraient confiées par la Direction et promouvoir l’image de l’entreprise auprès de ses interlocuteurs : copropriétaires, conseils syndicaux, gardiens d’immeubles, fournisseurs.
Les objectifs d’un principal ou gestionnaire de copropriété
- Objectif n ° 1 : Acquérir la connaissance de son portefeuille d’immeubles qu’il lui a été confié. Cela passe par une première visite obligatoire de prise de connaissance dans tous les immeubles dans les 6 mois suivant son arrivée.
- Objectif n° 2 : Rendre compte à sa hiérarchie de son activité une fois par quinzaine et
o mettre en place son planning de visites régulières prévues au contrat de syndic de chaque immeuble d’ici la fin de l’année.
o mettre en place au travers de l’outil informatique les indicateurs de suivi de ses dossiers.
o participer aux réunions bimensuelles des gestionnaires. - Objectif n° 3 : Respecter les procédures en vigueur au sein du Cabinet notamment en ce qui concerne :
o les saisies d’informations et des données de facturation (à tenir à jour de façon quotidienne)
o L’établissement des reportings.
Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive. D’autres tâches pourront être confiées par le Directeur Général au Principal ou gestionnaire de copropriété dans l’intérêt du développement harmonieux de la Société.
Poste de travail : l’assistante de copropriété
Le poste d’assistante de copropriété
Assistante du Directeur de Copropriété.
La position hiérarchique de l’assistante de copropriété
L’assistante du Directeur de copropriété est rattachée hiérarchiquement au Directeur de Copropriété.
La fonction d’assistante de copropriété
1. Assurer les travaux informatiques : participer à la saisie de l’information dans le logiciel de l’entreprise pour tous les gestionnaires : renseignements des échéanciers et saisie des résolutions d’AG.
Former les assistantes du service.
Contrôler les alertes et de la validité de l’information.
Assurer la gestion électronique des documents
- Filtrer les appels du Directeur et prendre en charge les demandes des copropriétaires notamment concernant les immeubles gérés en direct par le Directeur
- Dispatcher les courriers et e-mails aux gestionnaires et assistantes après contrôle du Directeur
- Rédiger et/ou retranscrire les documents administratifs transmis par le directeur : PV d’Assemblées, convocations, compte-rendu de réunions, courriers aux copropriétaires, appels d’offres, projets etc…
Les objectifs N et N+1 de l’assistante de copropriété
voilà quelques exemples d’objectifs rattachés à une assistante de copropriété
- Objectif n ° 1 : acquérir la connaissance des dossiers gérés par sa hiérarchie et des procédures du Cabinet et se former au système informatique ; prendre en charge dès le début de l’année N+1, une partie du contrôle des E-mails du Service
- Objectif n° 2 : participer activement à la saisie des historiques et des informations en informatique pour le portefeuille d’immeubles :
- devenir la référente du service et former les assistantes et intérimaires si besoin
- mettre en place des documents-types
- suivre la saisie des informations dans le logiciel tant en ce qui concerne les événements du dossier que concernant la facturation, relancer au besoin
- Objectif n° 3 : développer la communication entre les différentes composantes du service copropriété : travaux, contentieux, assurances :
- mettre en place d’ici la fin octobre le planning de suivi des visites régulières (centralisation des données auprès des gestionnaires et du service travaux)
- suivre le planning des visites effectuées par le service travaux
- participer aux réunions bimensuelles de gestionnaires
Cette liste n’est ni limitative, ni exhaustive. D’autres tâches pourront être confiées par le Directeur de Copropriété ou la Direction Générale à l’Assistante dans l’intérêt du développement harmonieux de la Société.
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