Organiser l’usage et la restitution du matériel
Les clauses contrat de travail permettent d’encadrer la relation contractuelle employeur-salarié.
Mettre à disposition du salarié tous les moyens nécessaires dont il a besoin dans le cadre de son poste de travail signifie que l’employeur doit fournir des matériels et outils utiles au salarié.
On parle le plus souvent dans une clause de clause de restitution du matériel :
- d’un ordinateur et/ou téléphone portable
- des clés ou badges des locaux de l’entreprise
- d’un véhicule
- des outils professionnels et équipements de protection.
Formaliser dans le contrat de travail les règles d’usage du matériel et outils mis à disposition et prévoir ses conditions de restitution permet :
Il est recommandé pour toute entreprise de formaliser par écrit l’usage et la restitution du matériel de l’entreprise par le salarié, afin de préciser les conditions d’usages et les spécificités pouvant s’appliquer à certains matériaux.
La clause de restitution du matériel permet de :
- confirmer que le matériel mis à disposition du salarié reste la propriété dans l’entreprise
- contrôler l’usage que doit en faire le salarié notamment en ce qui concerne sa maintenance
- prévoir les conditions de restitution pendant le contrat de travail ou à la fin du contrat de travail
Les mentions adéquates d’une clause d’usage et restitution du matériel de l’entreprise
La clause peut être mise soit dans le contrat de travail lui-même soit faire l’objet d’un courrier séparé.
Je privilégie toujours de mettre la clause dans un contrat de travail ou dans un avenant. Les informations techniques et photos du matériel peuvent être stockées dans le SIRH de l’entreprise.
Une clause d’usage et restitution du matériel doit préciser :
- la description du matériel mis à disposition : la marque du matériel, le modèle et le type de matériel, son numéro de série, éventuellement un numéro interne utilisé notamment dans les systèmes comptables pour les immobilisations. Pour chaque outil ou matériel, il peut être ajouté une mention sur son état : neuf, très bon état, bon état, moyen.
- conditions d’usage du matériel (professionnel et/ou personnel) : Pour certains outils, cette mention est essentielle pour déterminer l’application d’un éventuel avantage en nature URSSAF. Cette clause est importante car si vous donnez le droit au salarié d’utiliser le matériel de l’entreprise dans un cadre personnel, il vous sera impossible de les lui retirer pendant une suspension du contrat de travail y compris pendant un préavis non effectué.
- les conditions de restitution en période de changement de fonction dans l’entreprise, congés, de maladie longue durée ou maternité et de départ de l’entreprise. La restitution peut être déterminée contractuellement à une date précise si le matériel n’est nécessaire que sur une période donnée.
- engagement du salarié à restituer le matériel à la survenance d’une des conditions de restitution ou à une date précise.
- la signature des parties.
Exemple d’une clause de restitution du matériel
Restitution de matériels et documents
La Société pourra être amenée à confier au Salarié dans le cadre de l’exécution de ses fonctions, des matériels, notamment informatiques, des fichiers, procédés et documents divers. Le Salarié devra apporter ses meilleurs soins à la garde de tous les documents et matériels (informatiques, bureautiques, papier, etc…) qui lui ont été confiés afin d’éviter tout risque de détérioration, perte ou vol. Toute négligence de sa part dans ce domaine sera constitutive d’une faute.
Tous les documents établis par le Salarié, ainsi que ceux confiés à celle-ci dans le cadre de ses fonctions, resteront la propriété de la société. Le Salarié s’interdit d’en faire un usage autre que celui autorisé par la Société et s’oblige à les lui rendre sur simple demande.
Le Salarié s’interdit de prendre, en vue de son usage personnel ou pour tout autre usage non autorisé expressément par la Société, des copies ou reproductions de tous documents et matériels, notamment techniques, scientifiques ou informatiques, appartenant à la société.
En cas de résiliation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le Salarié s’engage expressément à restituer ou céder, au plus tard le dernier jour de sa présence effective dans la Société, et ce sans qu’il soit nécessaire d’une démarche ou d’une mise en demeure préalable de la Société, ou antérieurement sur demande de la Société, tout support de quelque nature que ce soit contenant des INFORMATION(S) et notamment, sans que cette liste soit limitative, tous plans, cahiers des charges, fichiers, produits, formules, dessins, modèles, études, conceptions, projets, matériels, notamment informatiques, et documents divers en sa possession.
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